杨浦区档案局在推动档案数字化进程中，注重提高档案实体的质量，以适应档案扫描及利用的需要。在实践中，该局发现由于纸质档案实体的缺陷，导致无法扫描或扫描成果无法利用的情况。为推进档案数字化工作，该局由接待保管科牵头，组织力量提高纸质档案实体质量。 首先，对馆藏档案进行清查。以是否可扫描、是否能保证扫描效果为标准，对馆藏纸质档案进行清查，将纸张缺失、破损、霉变、发黄、变脆的案卷分捡出来。 其次，进行修复补善。以尽量复原、提高纸张质量为标准，对分捡出来的案卷进行适当的处理，使之满足扫描需要。 第三，对有关档案进行重编。主要是对卷内文件目录加以重编，对错别字及字迹模糊、潦草、不易辨认的目录重新誊写；对脱离主题、概括笼统的旧目录进行修正与详细描述，从而突出卷内文件的特点与侧重面，提高扫描成果的可利用性。 经过清查、修复、重编三个环节的精心运作，大大提高了纸质档案实体质量，使馆藏档案更整洁、更美观，从而提高扫描质量，使档案数字化工作顺利进行，为档案利用提供了方便。
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