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索 引 号:    012947445/2017-00101 信息分类:     / 政策解读 /
发布机构:    南京市档案局 生成日期:    2017-09-08
生效日期:     废止日期:    
信息名称:    《南京市行政许可档案管理办法》解读
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《南京市行政许可档案管理办法》解读

 

1、为什么制定《南京市行政许可档案管理办法》?

我市行政机关有行政许可、审批权的单位,在工作中形成了大量的行政许可材料。我局在档案执法检查、业务指导等工作中发现,这些文件材料有很大一部分都由相应业务部门进行整理和保存,未作为本单位档案的一部分,纳入集中统一管理。而有的业务部门对档案工作要求了解掌握不够,对于形成的行政许可文件材料没有按档案管理的要求进行归档和整理。也有一些单位,进行了有益的尝试,形成了系统内部的行政许可档案管理规范。为了规范行政权力运行,提高我市行政许可档案管理水平,积极有效提供利用,南京市档案局根据有关档案法律法规精神,在广泛调研和征求意见的基础上,制定了本办法。

2、哪些文件材料属于行政许可档案的归档范围?

1)行政许可事项在申请与受理过程形成的申报材料、委托代理书,不予受理、补正材料、受理通知书,行政许可移送表等文件材料;

2)在审查与决定程序形成的行政许可或不予行政许可决定书、陈述、申辩材料等;

3)在期限程序形成的延期办理审批表、通知书、送达文件等;

4)在听证程序形成的申请书、通知书(公告)、有关证据材料、听证笔录;

5)在变更与延续程序形成的申请书与决定书等文件材料;

6)行政机关对申请人提交的申请材料进行审查形成的以及行政机关收集的文书材料;

7)收费行政许可事项的收据;

8)行政许可年检形成的文书材料;

9)行政许可撤销的文书材料;

10)在特别规定程序形成的文件材料。

3、行政许可档案由哪个部门负责管理?

行政许可档案原则上应由本单位档案部门集中统一管理,并对本单位业务部门及下属单位的行政许可档案的形成、归档质量进行监督、检查和指导。

行政许可文件材料的归档整理工作,原则上由负责行政许可实施的业务部门负责,并编制归档目录。整理完毕的行政许可档案,应定期向本单位档案管理部门移交。确因工作需要,由业务部门保管的,应每年向本单位档案部门移交行政许可档案目录。

4、各单位的行政许可档案是否为一个独立门类?一定要按卷整理吗?

本单位的行政许可档案可以作为一个独立门类,也可以纳入文书档案统一编号整理。如果本单位行政许可文件材料数量多,可作为一个门类单独整理,整理方式可以组卷也可以按件整理。如果数量不多,可以纳入文书档案按件整理。

5、对于计算机系统形成的行政许可文件材料应如何进行归档?

行政许可工作中形成的电子文件的归档和电子档案的管理,应按《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2016)规定执行。

本单位形成的重要的、具有永久保存价值的行政许可文件材料,或系统形成的电子文件不符合《电子文件归档与管理规范》要求的,需打印纸质件,按照“双套制”的要求进行保存。

 

 

 

南京市档案局

                       201796

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