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索 引 号:    012947445/2018-189262 信息分类:     / 政策解读 /
发布机构:     生成日期:    2018-12-18
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信息名称:    《南京市未成年保护档案管理办法》解读
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《南京市未成年保护档案管理办法》解读

《南京市未成年保护档案管理办法》解读

1.为什么制定《南京市未成年人保护档案管理办法》?

未成年人是国家的未来,2013年,民政部在全国开展了未成年人社会保护试点工作,我市被列为第二批未成年人保护全国试点城市,在未成年人社会保护工作方面取得了积极成效。但未成年人社会保护过程中形成的一系列档案资料,各级尚没有成熟的管理规范,给此类民生档案的完整收集、规范管理、便捷利用等带来困难。我局在档案执法检查、业务指导等工作中也发现,未成年人保护形成的文件材料有很大一部分都由相应业务部门进行保存,没有按档案管理的要求进行归档和整理,保管不善、利用不便,甚至存在丢失损毁的问题。

为加强我市未成年人保护档案管理工作,促进未成年人保护档案管理的规范化、标准化建设,保障受保护未成年人的合法权益,服务和谐社会的建设,市档案局、市民政局根据《档案法》《南京市档案条例》和《南京市未成年人保护条例》等有关法律法规精神,在广泛调研和征求意见的基础上,制定了本办法。

2.未成年人保护档案管理体制?

未成年人保护档案工作遵循统一领导,分级管理原则。市民政局负责对本市未成年人保护档案工作的领导、监督和检查,市档案局负责业务监督和指导。各级未成年人保护委员会办公室、未成年人救助保护机构以及街道、社区、未成年人社会服务组织应当建立并完善未成年人保护档案管理制度,指定专人负责档案工作。未成年人保护档案原则上应由本单位档案部门集中统一管理,并对本单位业务部门及下属单位的未成年人保护档案的形成、归档质量进行监督、检查和指导确保未成年人保护档案完整、安全和有效利用

未成年人保护文件材料的归档整理工作,原则上由负责未成年人保护实施的业务部门负责,并编制归档目录。整理完毕的未成年人保护档案,应定期向本单位档案管理部门移交。确因工作需要,由业务部门保管的,应每年向本单位档案部门移交未成年人保护档案目录。

3.哪些文件材料属于未成年人保护档案的归档范围?

本办法所称未成年人保护档案是指各级未成年人保护委员会办公室、未成年人救助保护机构以及街道、社区、未成年人社会服务组织,在对监护缺失、遭受监护侵害、留守流动缺乏关爱、特殊困难、流浪乞讨等未成年人,进行排查摸底、困境评估、帮扶干预、紧急保护、托养安置、法律援助、社会工作服务等救助服务的过程中,形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。

本办法详细列举了应归档的未成年人保护工作中形成的基础材料、为困境未成年人提供救助帮扶的材料为受助未成年人提供社会工作服务的材料、为受监护侵害未成年人提供救助保护和法律援助服务、为被限制或剥夺人身自由人员的未成年子女提供保护工作的材料、为困境未成年人提供委托寄养和照料服务的材料、为农村留守儿童提供保护的材料、流浪未成年人在未成年人救助保护机构接受救助的材料等,确定了未成人保护文件材料的归档范围。

4.未成年人保护相关材料的归档要求?

属于归档范围的所有文件材料应当在救助保护工作完毕后30个工作日内归档。归档的文件材料应当真实完整、图文清晰。电子数据、录音带、录像带、磁盘、照片等特殊载体材料,应当与纸质文件材料一并归档,确保可读可用。

5.对于计算机系统形成的未成年人保护文件材料应如何进行归档?

未成年人保护工作中形成的电子文件的归档和电子档案的管理,应按《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2016)规定执行。本单位形成的重要的、具有永久保存价值的未成年人保护文件材料,或系统形成的电子文件不符合《电子文件归档与管理规范》要求的,需打印纸质件,按照“双套制”的要求进行保存。

6.未成年人保护档案的整理要求?

未成年人社会保护档案按照年度——区域——困境类型——困境等级分类整理。年度是指救助保护完毕的时间所属年度。区域是指未成年人户籍所在地的区、街道和非南京市户籍。困境等级是指根据未成年人面临的生存风险,分为一级、二级、三级。困境类型分为孤儿、父母监护缺失、父母无力履行监护、重残重病及流浪、贫困家庭儿童、其他困境、留守儿童共七类。

未成年人保护文件材料的整理归档应当遵循下列原则与方法:

(一)未成年人保护文件材料按照年度归档。

(二)一个未成年人的材料组成一卷。一个家庭在同一事件中被救助保护的多个未成年人,分别组件归类,并在各自《未成年人社会保护档案目录》“备注栏”中注明相关情况和档案号。

(三)根据受保护未成年人的个体差异,确定每件归档文件材料的具体范围,并按照文件材料形成的时间顺序排列。

(四)以有利于档案保管和利用的方法对卷进行固定。

(五)按照本办法第十六条的规定对社会保护档案进行分类。

(六)在件内文件首页上端的空白处加盖归档章,并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、区域、困境等级、困境类别、保管期限等项目。

(七)未成年人保护档案目录区分年度和保管期限,加封面后装订成册,一式三份,并编制目录号。

归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目,使用蓝黑墨水或者碳素墨水钢笔填写;档案目录应当打印;备考表和档案目录一律使用A4规格纸张。

7.未成年人保护档案的保管和利用?

未成年人保护档案的保管期限,一级困境为30年,二级和三级困境为10年;未成年人在救助期间死亡的,救助保护档案保管期限为永久。保管期限从救助保护工作完毕(结案)后的次年1月1日起开始计算。照片、音像档案的保管期限与相应的纸质救助档案的保管期限相同。

未成年人保护档案应纳入单位综合档案室保管,并做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘等工作。

未成年人保护档案保管单位应当建立档案利用制度,明确办理程序,确保社会保护档案安全有效地利用。各级未成年人保护委员会成员单位可以利用未成年人社会保护档案;各级人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关、纪检监察机关、审计机关因公务需要,凭单位介绍信可以利用救助档案;未成年人保护对象及其监护人经档案保管单位主管领导批准,办理相关手续后,凭身份证件可以利用与救助保护对象相关的档案资料;律师凭律师执业证书和律师事务所证明,持受理案件法院出具的证明材料,可以利用与承办法律事务有关的救助保护档案;其他单位、组织和个人要求查阅救助档案的,档案保管单位在确认其利用目的合理的情况下可以同意。

利用未成年人保护档案的单位、组织和个人,不得损害未成年人的合法权益,未经未成年救助保护对象及其亲属的同意,不得公开档案的内容。

8.未成年人保护档案的鉴定和销毁?

未成年人保护档案保管单位应当成立鉴定小组,对保管期满的档案进行价值鉴定。销毁未成年人保护档案应当经主管领导批准,并派两个以上人员监销。监销人员应当对照销毁清册清点核对所要销毁的未成年人社会保护档案,并在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。

                                                                                                  南京市档案局

                                                                                               2018年12月18日

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