省档案局局长韩杰 在全市档案资源整合推介会上的讲话 (2008年6月5日) 同志们： 这是一个别开生面的会。从会议的会标可以看出，它的关键词是推介会；这是一个关系当前档案事业发展重大命题的会，从会议的主题可以看出，它的关键词是资源整合；这是一个南京市的档案工作积极融入全市新一轮改革创新发展大潮的会，从会议所表现出来的新思路、新举措可以看出，它的关键词是解放思想；这是一个交流、总结、宣传推广经验的会，从会议的现场会性质可以看出，它的关键词是典型示范。从今天的会议内容和各位的讲话也可以看出，南京市在创新档案资源管理模式上，做了大量的工作。 档案资源整合对于科学发展档案事业有着重要的理论意义和实践意义，档案资源整合是最具有现实意义的档案工作上的改革，因为它涉及到体制、机制和管理模式。同浦口毗邻的安徽和县率先在全国开展资源整合，对档案管理模式进行改革，对于这项工作，中央政治局委员，当时分管档案工作的王刚同志，给予了充分肯定。南京在学习中借鉴，在借鉴中发展。浦口已经走出了学习和县经验，又不照搬照抄和县经验，有着自身特点的档案资源整合之路。物质世界是丰富多彩的，它决定了改革发展的模式也是多种多样。如果说浦口改革创新自身工作的做法可以赋予“模式”的概念和定义，那么可以说，“浦口模式”相对于其他模式来说，又给档案资源整合赋予新的指导意义。江苏在档案工作、档案事业的发展上，从全国的层面上来看，应该属于一个高地。这几天，全国正在进行国家一级档案馆的测评，到上个月为止，全国已经进行了五家。在这五家中，江苏有三家。国家一级档案馆的测评，正按照新标准开展，江苏的水平是最高的。 伴随着现代化的进程，档案工作正在迅速地变革着目前的形态，在新的思想解放中，要积极地探索、实践不同管理体制下区域性、集约型、法制化档案资源整合的新机制，在探索和实践中取得新的进展。 档案资源整合涉及到方方面面，是一项系统的工程，要聚集和协调各方面力量去做。党委政府的高度重视和支持是最根本的一条，下一步在市和各个区县领导的重视下，南京市的档案资源整合一定会取得新的更大的成绩，并且不断为全省的这项工作探索路子、提供经验。最后我用会上标语来结束讲话，解放思想，驱动创新，提高档案工作服务南京新一轮发展的新水平。 谢谢大家！ 王咏红副市长 在全市档案资源整合推介会上的讲话 (2008年6月5日) 同志们： 今天我们在这里召开全市档案资源整合工作推介会，很有意义，因为这项工作本身就是创新之举。我们的发展之路要走集约化发展之路，集约化发展之路才是科学之路。从现在的科技创新来讲，中关村的科技创新能走在全国前列，有一个很重要的原因就是集约创新。现在的很多事情就是资源很多，由于没有整合，没有集约，资源得不到很好的利用，所以对档案工作提出要整合资源，要把各方面的档案资源通过集约、集合、积聚，发挥更大效用。刚才浦口区戚鲁书记和分管区长介绍了浦口区加强档案资源整合的经验，他们的经验非常好。今天的会议既是一个经验总结会，同时也是一个动员会。因为我们在前一阶段的工作基础上，下一步怎么把整合工作做得更好。等一会市档案局尹局长要做工作报告，省档案局韩局长要作工作指示，我们要按照尹局长的工作部署，按照韩局长的要求，进一步把工作做好。在这里，我简单地谈三个方面的想法，和大家共同探讨： 一、进一步明确档案资源整合的重要性 任何事情首先思想上重视了，才能把事情更好地做好。刚才我们在专题片当中看到，档案资源的整合工作，确确实实有利于档案资源的安全管理，有利于档案资源的共享，实际上也是使档案工作由“小档案”变成“大档案”的过程。 1、档案资源整合可以推动文化的大发展大繁荣。从小的方面讲，它是推动档案事业发展；从大的方面讲，它是推动社会文化的大发展大繁荣。这也是我们站在一个更高的角度来看档案资源整合工作。 2、档案资源整合是经济社会发展的一种内在要求。我们的社会发展到今天了，更需要把档案资源进行集中，进行汇聚，进行整合，进行优化，这样更好地使档案工作为经济社会发展服务。 3、档案资源整合是档案工作发展的一个自身要求。档案工作如果要做好，就要开辟这项事业新的发展思路、发展模式和发展途径。 二、档案资源整合工作要抓住重点环节 这项工作，是复杂的，也是艰巨的，因为它涉及到旧的理念与新的理念的碰撞，涉及到单位部门一些职能的调整，也涉及到人、财、物。比如过去的档案部门更多的是一种文书档案，现在包括一些实物档案也要归档，而且过去大多数档案是各个部门自己管理，现在更多的要集中管理。这是一项系统工程，由“小档案”变成“大档案”，说起来容易，只是一句话，但真正做起来，当中有大量的、繁重的、艰巨的、长期的工作去做。所以在工作当中要把握重点，要抓住三个环节，三个坚持。 1、坚持依法整合。要做到依法整合，我们的各级档案部门就要加大宣传教育力度，增强社会的档案法制观念和档案意识。前不久，市档案局开展了一项“幸福的记忆——家庭档案展”鼓楼广场宣传活动，我觉得很成功。很多家庭，特别是一些名人，把自己家庭档案当中的一些珍品捐献给市档案馆，而且也通过活动进行了全市的宣传发动。所以要加大宣传，因为这项工作要做，不仅是靠我们档案部门的同志来做，更要靠全社会来做，档案的集中管理甚至说，可以靠我们的全体人民来做。大家都来做，这个事情也就好办了。换句话来讲，就是要举全市之力。我们档案工作也要靠全市的力量，靠全市的力量就要加大宣传，使大家都来重视这项工作，都来共同做好这项工作，使这项工作真正做到有法可依，有章可循，依法管档。 2、坚持因地整合。因地整合就是各级档案部门要从本地区的实际出发，因地制宜，把与经济、文化、社会、百姓民众密切相关的、档案利用比较频繁的、服务社会急需的档案资源整合作为整合重点。整合不是说什么都整合进来，档案无处不是，什么都可以说成是档案，但要把真正有用的、有价值的，而且确确实实与经济社会文化相关的东西作为整合的重点，及时进馆，逐步建立起内容丰富、结构合理、具有南京区域特色的馆藏体系。每一个地区都有地方特色，我刚刚听了浦口的介绍，很重要的一点就是浦口区在档案管理上，结合了自身的地域特色。我们南京的档案馆，不仅是比较全面的，更应该是有特色的，所以要因地制宜。 3、坚持科学整合。科学整合就是要以民生为重点，以社会和公众需求为目的，以抓好档案的收、管、用为根本，在深入调查研究、科学筹划的基础上，采取先易后难、先急后缓、循序渐进和重点突破、整体推进的办法。干任何事情不能一阵风，不能一刀切，要科学地做好这件事情。要科学地做好，就存在一个先易后难、抓住重点的问题。要在重点抓好相关民生的一些纸质档案整合的同时，重视加强各种载体档案信息资源的整合，来确保档案整合的完整性，适应当前经济社会发展的需要。 三、强化服务意识，进一步提升档案工作的水平 服务南京经济社会更好更快地发展是档案工作的目的，也是档案事业的根本。要使我市的档案工作在新一轮的科学发展中，走在全国全省的前列，要在三个方面做工作。 1、更新理念，拓展服务范围。将过去档案工作单纯围绕党委、政府各级领导和机关服务，拓展为围绕全市、区（县）经济社会发展的大局服务。做到经济社会发展到哪里，档案工作就要延伸到哪里、服务到哪里，这是范围的拓展。经济社会事业发展需要什么服务，我们档案工作就做好什么服务。坚持“以人为本”这个核心，采取切实有效的措施，建立涵盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和惠及全市人民的档案公共服务体系。这一点很重要，为经济社会发展服务，更重要是为老百姓服务。刚才片子里看到，我们的老百姓来调阅档案，几年前他查不到，通过档案整合之后，现在来就查到了。建立很完整的档案，实际上就方便了老百姓，是种“惠民工程”，是为老百姓办实事，做好事。要注重研究解决档案管理工作出现的新情况、新问题，特别要重视研究新形势下改进和完善改制企业档案归属与流向的措施，确保国有档案不流失、不损毁，更好地为国有资产的经营与管理、国有企业的改革与发展，为维护企业的切身利益服务。 2、推进信息化建设。现在整个社会就是一个信息化的社会，档案工作也要跟上时代的脚步，档案工作也要信息化。因为信息化建设本身就使档案信息服务更加便捷，而且通过信息化建设可以使档案资源共享，所以加快全市档案信息化建设的步伐非常重要。在数字档案馆的建设方面，浦口力度很大，各个区也在这方面积极推进。要加快这方面的步伐，要研发档案信息资源综合管理的系统，依托政务网，逐步建立市区（县）档案信息平台。让档案信息平台依托政务网，实际上也是一种共同利用、整合的问题。我们在数字档案馆建设上，怎么和市里的一些平台有机地结合的问题，也要很好地考虑。市里面最近也在考虑这个问题，要加快“数字南京”的建设。今年的软博会，其中研讨的一个课题，就是“数字南京”，以及软件外包。实际上，在这方面也有资源共享的问题。现在很多部门都有电子信息平台，但怎么资源共享，在这方面，我们在建立过程中就要考虑到有关资源共享的问题，当然这也不仅仅是一个部门就能解决的，还要和有关部门相互协调，共同努力来做好。同时，要利用互联网，逐步实现可公开现行文件和开放档案的全文网上查阅服务，实现本区域内与经济社会发展、群众生活密切相关的档案信息资源的社会共享，进一步提高档案资源的利用率，推进档案事业的发展。 3、加强队伍建设，提高服务质量。档案工作的任务越来越重，因为过去是“小档案”，现在是“大档案”。按照现在档案资源整合的要求，按照现在档案工作对经济社会发挥的作用，所担当的角色，应该说档案工作越来越重要。任务重了，相对来讲，要求也高，对档案工作者的素质要求就更高，所以需要有一支作风优良、业务过硬的档案干部队伍。今天，我们各个县、区的分管领导都来了，我们干任何事情，要做好，关键在人。要积极创造条件，采取多种方式，加大对档案干部的教育、培养、选拔和交流的力度。积极引进、培养专业人才，改善档案队伍的人才结构，培养一批既熟练掌握档案专业知识，又熟悉掌握现代管理工具的档案工作者，着力造就一支政治上靠得住、业务上有专长、作风上过得硬、工作上有创新的档案工作队伍。 总的来讲，档案工作确确实实是一项横贯百业的重要的基础性工作。横贯百业，任何领域都涉及到档案问题，但它又是非常重要的基础性工作。新的时代赋予档案工作新的发展机遇，提供了新的舞台，给了新的发展空间，同时也提出了许多新的课题和新的要求。这就需要档案工作者共同努力，进一步解放思想，进一步扎实工作，来开创档案工作的新局面，使档案工作在南京新一轮的发展进程中发挥更大的作用。 谢谢大家！ 市档案局尹玉兰局长 在全市档案资源整合推介会上的讲话 （2008年6月5日） 各位领导、同志们： 今天在这里召开全市整合档案资源推介会，这既是一个学习交流的会议，更是一个进一步整合全市档案资源的动员会。刚才，我们浦口区政府介绍了档案资源整合工作经验，观看了他们整合工作专题片，鼓楼区档案局等五个区档案局分别介绍了不同门类档案资源整合的做法和设想，这些经验和做法，结合了我市档案资源的实际现状，具有较强的针对性，又有较强的指导性和可操作性。特别是浦口区在全市率先开展了档案资源整合工作，为全市档案资源整合工作提供了先进的思路和经验。这些经验的取得，这次推介会的成功召开，是省局领导和市领导关心重视的结果，是浦口区委、区政府高度重视的结果，也是全区档案工作者共同努力的结果。借此机会，我代表市档案局，向省局韩局长、市政府王副市长，向浦口区委、区政府领导，及关心重视档案工作的各区县领导一并表示衷心的感谢。 韩局长、王副市长对资源整合工作非常重视，不仅到会，并且还要作重要讲话，希望大家认真地领悟好、贯彻好。下面，我就推进全市档案资源整合工作讲三点意见： 一、充分认识档案资源整合意义，推动档案工作的改革与创新 档案资源整合和综合利用，是档案系统在新一轮解放思想的热潮中，抓住机遇、改革档案工作的创新之举，是一项针对性很强、同时又有十分重要的现实意义的工作。整合档案资源就是通过对档案资源归属和流向的调整、档案工作机构和利用场所的归并等多种措施，最大限度地优化国家档案资源配置，使档案资源由过去分散管理和利用转变为集中管理和利用，由封闭式管理转变开放式管理，建立起“一站式”便民服务的新模式，提高档案资源管理水平和综合服务利用效能。他既是对传统管理利用方法的一种改革，同时又是在不同管理体制下，加强档案资源集约化管理的创新。因此，整合档案资源有着极其重要的意义： 1、有利于面向百姓，提高服务利用效能。随着经济社会的发展，档案系统建立建全“以人为本”的服务机制势在必行。目前，全市档案系统由于体制和管理等种种原因而形成的“资源分割、建设分散、管理多头、利用困难”的档案管理状况，导致许多重要档案存放在各单位的档案室，国家综合档案馆资料不全，群众查找利用困难，这已经成为制约我市档案事业发展的瓶颈。将档案资源整合进国家综合档案馆，不但可以丰富馆藏内容，改善馆藏结构，而且有利于档案集中利用，建立起“一站式”便民服务的新模式，可以极大地方便人民群众的查询利用，有效促进档案的服务利用率的提高。 2、有利于档案资源的安全管理。多年来，档案资源分散在各部门、各单位管理，存在着不少弊端：有的单位领导不够重视，档案工作摆不上议事日程，没有明确的分管领导和专业的档案管理人员，没有符合标准的保存档案场所，没有规范的档案管理制度。有的单位档案管理混乱，丢失、损坏档案现象严重。通过档案资源整合，实行档案资源集约化管理，有专门的档案存放场所，有专业的档案人员管理，有利于档案的安全保管。 3、有利于理顺管理体制，避免了各自为政和重复投资。任何一项事业都有各自的主管部门，长期以来，一些单位法律意识淡薄，档案法没有得到较好的落实；有的单位将国家资源占为已有，一些长期、永久档案到年限不按规定整理移交；有的单位形成的档案较多，但整理不系统、不规范，更谈不上开发利用。档案主管部门主管力度不够强，执行部门法律意识不浓，接收进馆的资料，门类单一，群众利用率不高。一些群众需要的，有利用价值的，反而被一些单位锁在自己的柜子里、堆放在仓库里，霉烂，破损，损失较大。所以我们要通过档案资源整合，强化档案管理主体地位，集中资金、集中技术、集中人力，避免多头管理、责任不明。我们要求：一个区、一个县只能建一座国家综合档案馆，实行分类归档，集中存储，资源共享，避免重复投资带来的人力、物力的浪费。 二、准确借鉴浦口经验，科学整合档案资源 档案资源整合模式在全国有几种，其中比较典型的、具有代表性的有安徽和县模式和广东深圳模式。和县经过档案资源整合和档案管理体制改革，初步实现了档案资源集约化管理，但和县作为一个经济不太发达的县城，档案数量少，管理比较落后，整合阻力小，档案资源信息化水平较低、文档一体化无法形成，这种模式不太适合南京。深圳作为沿海开放城市，经济发达，经费充足，而且思想也比较前卫，他们的整合基本上全方位的，是市长办公会决定的、自上而下的整合，他们将城建档案馆整体成建制地并入市档案馆，并投资6.3亿，筹建了面积达12.2万平方米的全市档案集中储存基地。基本上达到了档案资源集中储存、集中管理、集中利用的目标。这种模式，需要资金的支撑，在南京推广的条件还不太成熟。 因此，我们只能从实际出发，借鉴和县和深圳的部分经验，确立我市档案资源整合的基本思路、基本方法。从2006年上半年开始，我们成立了市档案资源整合领导小组，着手谋划我市区县档案资源整合工作，组织区县档案局长到安徽和县、广东深圳等地学习取经，对全市13个区县档案资源建设现状进行调查分析。根据我市档案资源的实际情况，出台了《关于开展区县档案资源整合的实施意见》，确定了我市档案资源整合的整体思路，即进一步解放思想，开拓创新，积极探索在不同管理体制下的档案资源管理新机制，按照档案法的规定要求，创建“浦口模式”，推广“浦口模式”，分期分批，实行科学的多门类、多元化的档案资源整合，以利于档案资源综合利用。 浦口区在我市先行进行了档案资源整合的试点工作，取得了一定的经验，他们充分借鉴了和县模式和深圳模式做法，结合南京本地的实际情况，创建了南京特有的，适合南京档案资源整合的模式。浦口区档案局在区委、区政府的领导下，克服困难、开拓创新，本着先疏通的先进馆、先需要的先整合、先协调的先联办的“三先”原则和方法、把与经济、文化、社会、百姓民生相关联的、档案利用比较频繁的、服务社会急需的建设局、房产局、民政局等六个部门及其下属单位的档案资源作为整合重点，及时整合进馆，使馆藏结构发生了根本性改变，档案的利用率也得到大大的提高。今年一季度，他们的档案利用率比去年同期上升了44%，其中涉及民生的档案利用率比去年同期上升了85.2%。我们认为，浦口档案资源整合的模式是成功的，成功的经验归纳起来至少有四个方面：一是领导重视，措施得力。区委、区政府高度重视，区委办公室、区政府办公室两办联合发文，及时召开专题会议进行部署，提出要求，加大投入，从人、财、物上保障了整合工作的顺利进行。二是深入调研，科学筹划。他们在深入调研的基础上认真分析和县、深圳模式的利弊，认真分析本地区的实际情况，通过科学筹划、积极探索，找准了适合本地区的创新路子。三是在整合过程中，讲究方式方法，先协调，后实施，分步落实，有序推进。多次上门到相关部门商谈整合的意义、方便群众利用的好处，召开了若干次各层面协调会，进行了多次深入细致的宣传工作，使各单位充分认识到整合的必要性、重要性，为整合工作奠定了良好的基础。四是勇于开拓、善于创新、锲而不舍的做好整合工作。浦口档案局同志们不怕困难、不怕碰钉子、不怕遭冷遇，确定目标，坚定信心，不达目的绝不放松，这种顽强拼搏的精神，是浦口模式创建的重要的保证，也是我们全市档案系统需要认真学习的典范。希望各区县要认真学习借鉴他们的先进经验，结合本区县实际，把档案资源整合工作推向深入，不断做出自己的特色和亮点。 三、把握机遇，迎难而上，确实将档案资源整合落到实处 全市新一轮解放思想大讨论，拉开了新一轮改革创新的序幕，给我们档案系统带来了无限生机和力量。全省解放思想、创新发展档案事业的会议刚刚在常熟结束，确定了全省档案工作新一轮改革创新的大政方针。我们一定要紧紧地把握机遇，不放弃任何一次机会，创新思路，抢抓先机，不断破除保守的、消极的、被动的、畏难的情绪，树立敢于拼搏，勇于创新的精神，咬住目标，攻坚克难，确实抓紧抓好档案资源整合工作。 1、要深入调查研究，明确整合的重点、范围。摸清本区域档案资源建设现状。这是做好整合工作的前提条件。各区县要组织力量，深入基层调查研究，切实弄清本区域档案资源的分布、种类、数量和管理利用等情况。在此基础上，对调查情况进行认真细致地分析，弄清目前本区域档案资源建设存在的突出问题，同时针对整合工作中的热点、难点问题，从满足经济社会发展和群众的需求出发，制定出本区县整合工作方案，为整合工作的科学有序开展奠定良好的基础。 2、要坚持科学整合，着力整体推进。各区县在开展档案资源整合中，要大胆创新工作思路，一方面要打破条块分割，积极探索档案资源整合新模式，另一方面，也要紧贴实际，以社会和公众需求为目的，避免盲目整合，为整合而整合。要从本区域档案资源管理和利用存在的关键问题入手，本着利用为本、先易后难、先急后缓、循序渐进，重点突破、整体推进的方法，因地制宜、因档制宜、科学整合。要广泛调查研究，听取方方面面的意见，不等不靠，拿出新举措，解决新问题，努力探索建立适合本区域档案资源整合的新模式。 3、争取领导支持，汇聚档案资源整合工作合力。整合档案资源，是推动档案工作更好地服务大局的重要举措，但也涉及到方方面面权属和利益的调整，是个较大的系统工程。要做好此项工作，必须得到各级领导的重视、关心和支持。 首先，要加强请示汇报，赢得区县领导重视支持。档案资源，是各区县社会资源的组成部分，也是增强区县综合竞争力的一个基点。政府有责任和义务把辖区内档案资源整合工作做好。各区县档案行政管理部门，主动向区县领导请示、汇报，宣传整合工作的目的意义，得到领导重视和支持，切实把整合工作列入政府工作重要议程。 其次，要加强沟通协调，争取部门领导积极配合。这是做好整合工作的重要环节。档案资源整合涉及到部门权属和利益调整，难免产生这样那样的疑虑和阻力。要加强与有关部门和单位领导的沟通和协调，采取主动上门和请进来等办法，向整合重点部门和单位，宣传档案法规，宣传整合的目的意义和要求，并有针对性的做好沟通、协调工作。对他们提出的建议和要求要认真研究，切实做到档案资源集中管理与方便部门工作相结合。促进相关单位和部门在整合工作上思想统一，步调一致，密切配合。 第三，要加强组织领导，加大对整合工作指导力度。各级国家综合档案局（馆），是各级政府的档案行政管理部门，对做好本地区档案资源整合工作，负有义不容辞的责任。要协助政府筹建好“档案资源整合工作领导小组”。各区县档案局主要负责同志要集中精力，全身心的投入，认真谋划，既当好参谋，又唱好主角，精心运作，一丝不苟地推进整合工作。 各位领导、同志们，整合国家档案资源是今年全市档案工作重要目标任务之一，也是深入贯彻党的十七大精神，全面落实科学发展观，改革创新档案工作的重要举措。所以，我们要认真学习落实推介会上各位领导的讲话精神，尤其是王市长和韩局长讲话精神，学习借鉴兄弟区县整合工作的成功经验，紧密结合本区县的实际，进一步解放思想，增强档案部门的社会管理职能和公共服务能力，真正实现档案资源国家所有、社会共享，为推动全市档案事业又好又快地发展做出应有的贡献。 关于开展区县档案资源整合的实施意见 宁档〔2008〕36号 档案资源既是国家的历史文化财富，又是国家资源的组成部分，随着经济和社会的发展，社会档案需求不断增加，给国家档案资源在管理和利用等方面，带来了许多新情况、新问题。为了深入贯彻党的十七大精神，全面落实科学发展观，进一步加强档案资源建设，加快档案工作适应经济社会发展和人民群众需求的步伐，促进档案事业可持续发展，借鉴省内外城市档案资源整合经验和浦口区档案资源整合模式，结合全市各区、县实际，现对开展区、县档案资源整合工作提出如下实施意见。 一、指导思想 坚持以党的十七大精神为指导，以科学发展观为统领，以档案法规为依据，以满足经济社会和公众需求为目的，解放思想，改革创新，探索和实践不同管理体制下档案资源集约型、法制化整合的新机制。依法确定档案流向，完善民生档案资源进馆机制，调整档案接收范围，推动区域档案资源优化组合和集约化管理，努力建立覆盖广大人民群众的档案资源体系和方便广大人民群众的档案利用体系，从全方位为奋力推进南京新一轮科学发展走在前列，提供档案服务保障。 二、主要任务 依据档案法律法规，理顺国家档案资源的归属和流向，强化档案行政管理部门在档案管理工作中的主体地位，变不同类别、不同载体档案的多头管理、分散保管为集约化管理，重点开展对关乎民生的档案资源整合，加大民生档案接收、征集力度，进一步丰富馆藏，改善馆藏结构。加速推进档案信息化建设，加大综合开发力度，逐步实现档案资源的社会共享和“一站式”便捷服务，全面提升综合档案馆现代化管理水平和整体服务功能。 三、基本目标 通过科学整合，在本区域建立归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效、符合档案自身发展规律的档案管理服务模式。 （一）理顺关系，明晰归属流向。按照档案法律规章，进一步强化档案行政管理部门的主导地位和综合档案馆的职能，理清辖区内档案资源管理权属，明确流向，逐步实现本区域档案资源规范、有序运转。 （二）科学整合，改善馆藏结构。根据经济社会和人民群众的需求，科学合理的确定档案接收进馆的重点和范围，着力将馆藏的档案资源由历史向现实延伸，由管理机关向社会基层组织和民众延伸，由单一形式向多种类别、多种载体延伸，逐步实现区、县综合档案馆的馆藏档案具有综合性和地方特色。 （三）突出重点，加强民生档案资源建设。重点抓好与民生密切相关领域的档案工作，指导面向基层群众服务的社区建档，科学整合各类民生档案资源，确保民生档案集中管理和利用。 （四）建立平台，实现区域档案资源共享。本着便捷高效服务的原则，加快电子文件中心、文档数据中心建设，推进“数字档案馆”进程。运用信息化现代科技手段，实现“一站式”便捷服务，使本区域与社会经济发展和群众生活密切相关的档案资源实现共享，满足社会和公众的利用需求。 （五）加大力度，提升依法治档的水平。坚持依法整合，依法监管，健全完善制度，规范管理，确保各类档案的完整、安全和有效利用。 四、方法步骤 实施档案资源整合具体方法和步骤： （一）调查研究，明确整合重点。要组织力量，深入基层，摸清本区域档案资源的分布、种类、数量和管理利用等情况。研究档案资源建设存在的突出问题，把握整合工作中的热点、难点问题，明确整合的重点和范围，制定相应的措施，为整合工作的科学有序开展奠定基础。 （二）拟定方案，报请党委、政府批准。结合本区、县的实际，起草整合实施方案，经广泛征求意见，报请区、县党委、政府批准，并以区、县“两办”文件签发。 （三）动员部署，统一思想认识。以区、县政府名义，召开有关部门和单位负责人会议，进行整合档案资源动员部署，讲清整合的目的、意义、方法、步骤和要求，统一思想，提高认识，为整合工作打好思想基础。 （四）建章立制，依据法规管理。针对本区域档案资源建设存在的问题和整合后续管理和服务工作，制定切实可行的规章制度，并在实践中不断加以完善。依据法律规章，规范管理，促进档案资源规范化建设。 （五）规范指导，验收移交进馆。按照《档案法》及国家综合档案馆关于档案接收时间、范围、程序的相关规定，认真做好各种门类、各种载体档案的收集、规范整理工作，加强指导，有序接收进馆。对于关乎民生的档案和国有改制、合并、破产企业档案安全保管确有困难的，要调整接收范围，提前接收进馆。 （六）开发利用，服务公共需求。采取多种途径，加快整合档案资源的开发利用，充分运用信息手段，尽快实现资源共享，努力满足社会和公众的利用需求。 （七）总结经验，深化整合成果。整合工作结束后，各区、县要认真总结整合经验，查找存在问题，研究改进措施，深化整合工作，拓展整合成果。 五、组织领导 各区、县要分别成立档案资源整合工作领导小组，领导小组组长应由分管档案工作的领导担任，档案局（馆）长任副组长，相关部门的分管领导担任成员。领导小组下设办公室，办公室设在区、县档案局（馆），负责日常工作，切实加强对整合工作的领导。 六、工作要求 各区、县要高度重视档案资源整合工作，将其列入重要工作日程，加大对整合工作所需人力、物力、财力的投入。各相关部门和单位要统一思想、提高认识，站在全局的高度，给予积极支持和配合。档案行政主管部门要充分发挥职能作用，按照“实施意见”要求和工作部署，精心组织实施，确保今年8月底前，完成本区、县档案资源整合试点工作，明年上半年全面完成整合工作。 南京市档案局 2008年5月 解放思想求突破 驱动创新促发展 ●南京市档案局 解放思想是改革之魂，发展之源。近年来，南京市档案局适应新世纪、新阶段形势的发展，进一步解放思想，努力在思想观念、眼界思路、精神状态、素质能力等方面求突破，锐意创新，推进档案事业又好又快地发展，为服务经济社会、服务民生提供了有力的保障。 一、解放思想，在营造氛围上求突破 理论武装，夯实基础。要做到思想早解放、真解放，就必须确立马克思主义世界观与方法论。我们抓住这个首要环节，着眼于在夯实思想理论基础上下功夫。近年来，组织局馆人员认真学习中国特色社会主义理论体系，深入学习党的十七大精神，省、市委全会及中央和省、市领导重要讲话精神，举办解放思想、推进科学发展专题讲座，弘扬南京解放思想的传统，引导大家充分认清解放思想的历史价值和现实意义，充分认识解放思想的重要性和紧迫感，为解放思想奠定了理论和思想基础。 学习考察，开阔视野。走出封闭，走向开放是解放思想，创新发展的必由之路。近两年，市局领导先后多次带领十三个区县局领导和本局相关人员赴上海、深圳、沈阳、大连等改革开放先进城市、档案工作创新发展的先进局馆和省内档案工作先进单位学习取经，每次出发前，都要选好考察课题，学习归来，都要专题座谈，研讨启示经验，查找差距，找准定位，紧贴实际，谋划发展新思路、新举措。 领导当先，带动全员。解放思想，领导带头是关键，领导干部首先要当好思想解放的引领者，做好改革创新的推动者。局馆领导解放思想作表率，带头做到早解放、快解放、真解放，带头做到思想在先，行动在先，突破在先，以一把手思想解放带动一班人思想解放，一班人带动一层人，一层人带动全局人，以领导思想大解放引领全局的思想大解放。 解放思想，破旧立新。通过一次次、一层层思想解放，在局馆上下形成了“五破五立”的良好局面。一是破除保守思想，树立与时俱进的创新意识；二是破除自满情绪，树立永无止境的争先意识；三是破除畏难思想，树立迎难而上的攻坚意识；四是破除消极心态，树立真抓实干的进取意识；五是破除本位思想，树立服务发展、服务民生的大局意识。 二、解放思想，在激发内在动力上求突破 局馆精神激励。近几年，我们始终把“团结、务实、进取、自强”的局馆精神，作为凝聚人心、激发局馆人员进取精神，解放思想、驱动创新、务实奋进、推进档案事业又好又快发展的精神动力，镶在局馆门厅墙上，写在座位牌上，印在胸卡上，每逢重要会议都要强调局馆精神，每逢重大活动都要叫响局馆精神，使局馆精神真正成为局馆人员自觉的行动和实践。 依靠机制激励。两年来，我们通过建立竞赛考核机制，竞岗轮岗，有力地强化了局馆人员的竞争理念、精神动力。一是在全局馆上下广泛开展了以处室为单位，以“内抓管理、强化素质、外树形象、优质服务”为主要内容的“一岗双责、双重管理”竞赛考核活动。通过建立健全目标明确、责任分明的导向机制、建立健全求真务实、开拓创新的运作机制，建立健全奖优罚劣、比学赶超的激励机制，进一步激发了局馆上下积极进取、奋发向上的精神。二是在全局馆处级干部中，组织开展了竞岗、轮岗。符合条件的36名干部，积极参与，通过笔试、面试、答辩、民主推荐、民主测评、组织考察，公开、公平、公正地开展竞岗轮岗，锻炼了干部，纯洁了用人风气，激发了干部的积极性。 竞赛活动激励。去年初，在全局馆开展了以抢救保护200万张民国户籍卡片为主要内容的岗位练兵。局馆全员利用业余时间进行珍贵档案的数字加工录入工作。为掀起练兵热潮，组织了以卡片录入为主要项目的竞赛活动，全局人员录入水平显著提高，到目前为止，已录入卡片60余万张，促进了珍贵档案的抢救保护工作，提升了局馆人员的业务技能，锤炼了作风。 人文关怀激励。为激发局馆人员积极性，我们通过主动争取民国户籍卡片的抢救保护工作，通过把无偿和有偿档案服务结合起来，通过融洽外部关系等，争取了经费支持，并注意勤俭节约，把钱花在刀刃上，既改善了局馆环境和硬件设施条件，又为局馆干部改善了工作条件和福利待遇；同时，注重了解掌握干部的思想动态，及时做好思想工作；用足用活人事政策，关心局馆人员的成长进步；融洽市、区县局馆关系和内部氛围，形成了上下团结和谐的良好局面。 三、解放思想，在抢抓先机上求突破 抢抓法制建设的先机。我们抓住南京市有地方法规立法权的契机，积极争取人大和相关部门的支持，通过深入调查研究，着眼于新世纪新阶段档案工作出现的新情况、新问题，着力于重难点问题的解决，起草制定并经市人大审议通过，经省人大常委会批准颁布了《南京市档案条例》。此后，我们又制定了《南京市档案条例实施细则》，同时根据经济社会发展的新变化，又制定下发了11个规范性文件。《条例》和《细则》的制定标志着我市的档案事业进入了一个新的发展阶段，对解决新形势下档案工作面临的问题，规范我市档案管理工作，有效地保护和利用档案，保障和促进我市档案事业又好又快发展，更好地服务我市经济社会发展和构建和谐南京，发挥了有力的保障作用。 抢抓资源整合的先机。上海浦东、广东深圳、安徽和县大胆探索和实践，创新档案资源管理体制，积极探索档案资源整合，创造了新特色，取得新的经验。我们从2006年初开始，先后多次组织前往学习取经，随即成立了市局档案资源整合领导小组，组织开展了全市档案资源现状的调查。在此基础上，在浦口区档案局先行抓了档案资源整合的试点工作，积极探索不同管理体制下档案资源集约型、法制化整合的新机制。6月5日，我们在浦口区召开全市档案资源整合推介会，推广了浦口模式，力求在档案资源整合上取得新的突破。 抢抓新一轮馆库建设先机。我们以南京创建全国文明城市和市、县级国家综合档案馆测评为动力，以国家和省档案局领导来我市调研视察活动为契机，以人大执法督查为助推，以政协视察为督导，以加强与区县领导沟通为纽带，多次与相关部门、区县领导协调，反复宣传新一轮档案馆建设的现实需要和国家对档案馆建设的新要求，积极做好新馆建设的调查论证等各项准备工作。通过上下共同努力，两年来，档案新馆已建、在建、已列入建设规划的有6个区县，总面积超过3万平方米。 抢抓民生数据库建设的先机。为全面落实科学发展观，实现“两个转变”，建立“两个体系”，年初，我们联合全市13个区县综合档案馆，以服务民生为目标，借助数字档案馆建设平台，在全市建立40个特色档案专题数据库。目前，正在进行婚姻、公证档案数据库建设，年内预期完成200万条数据，建成后可在全市实现民生档案信息资源的共享。 四、解放思想，在服务民生上求突破 开展“三重”项目跟踪服务。近几年，随着南京经济的快速发展，城建、交通等基础设施建设项目增多，为确保项目档案管理与工程建设同步进行，我们主动介入，采取有效措施加强了对重点建设项目的登记备案和业务指导。我们与市发改委、市经委联合出台了《南京市重点建设项目档案验收办法》，举办了重点建设项目档案工作人员培训班，规范了重点建设项目档案监督指导和验收，尤其是加强了长江三桥、地铁二号线、名爵汽车等“三重”项目档案管理监督和跟踪服务，确保了工程建设等重点项目档案的“完整、准确、系统”。 开展构建和谐社区服务。规范社区建档。以结对社区档案服务为切入点，积极引导和帮助社区把创建和谐示范社区活动中形成的大量的文件材料收集好、整理好。做好社区档案，为社区建设、社区管理以及维护社会稳定等方面提供利用服务。宣传档案文化。制作《记录城市的脚步》、《家庭建档》专题片和百位名人档案展板，组织进社区宣传。联合团市委举办了以“了解档案文化，激发文化活力，建立成长档案”为主题的公益性档案夏令营活动，彰显教育功能。结对社区共建，开展帮扶活动，积极帮助社区弱势群体排忧解难。 开展新农村建设服务。我们把加强社会主义新农村建设档案工作，作为档案工作服务党委、政府中心工作的重点，认真贯彻国家局、民政部、农业部联合印发的《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》，围绕“全市2010年50%的村达到社会主义新农村典型示范村”的目标，加强与涉农主管部门的联系与沟通，深入调研，摸清现状，制定方案，从抓好131个新农村典型示范村档案管理规范建设入手，对乡镇档案工作，小城镇建设档案工作、特色农业产业档案工作等强化监督与指导，适时总结推广，全面提升南京市农业农村档案工作，为农业农村经济发展提供优质的档案服务。 开展指导家庭建档服务活动。围绕纪念改革开放三十周年，全市14个综合档案馆联动，广泛开展“幸福的记忆”家庭建档系列宣传活动。通过走进电视台，走进直播室，制作家庭建档专题片在公共场所滚动播放，开展广场大型咨询服务，举行“名人家庭档案”捐赠仪式，深入社区指导家庭建档，组织编写、刊登家庭特色档案系列故事，举办“幸福的记忆——家庭档案展”等活动，为全市社会各界、千家万户家庭建档提供服务。 登高更知天下阔，解放思想不是一时的口号，而是一个永恒的过程，既是理念，更是行动。我们将站在新的起点上，进一步解放思想，驱动创新，凝聚力量，扎实工作，以推进档案事业又好又快发展，为南京新一轮发展走在前列提供优质高效服务。 整合档案资源 提高使用效率 促进经济社会实现又好又快发展 ●浦口区人民政府 为进一步推动浦口区档案事业实现新的发展，更好的为经济社会建设服务，在省市档案部门的精心指导下，我区围绕科学发展观，切实履行职能作用，创新工作思路，积极探索、扎实推进，稳步开展了国家档案资源整合试点工作。 一、基本情况 作为发展中的“江北新市区”，浦口区以党的十七大精神为指引，进一步解放思想，突出“新市区和新农村”两大建设任务，在深入推进跨江发展中努力构建“生态、富裕、和谐”新浦口，档案工作发挥了日益重要的作用。浦口区档案馆现有业务用房950平方米，馆藏档案10万余卷(盘、件)。现已建立了全区现行文件利用中心，收集现行文件6200多件并已对外公开查阅；完成馆藏档案案卷级和文件级目录75万条数据库建设以及3900张照片档案的扫描、输录工作。 近年来，随着全区经济、社会事业的快速发展，我区在探索建立符合国家档案事业发展方向、与时代发展相适应的国家档案资源管理模式，充分发挥国家档案资源在服务全区“三个文明”、现代化新市区、社会主义新农村建设中的作用进行了有益的尝试，通过对全区档案资源管理、利用调查的基础上，我区于2006年开始酝酿、探讨档案资源整合的可行性，并于2007年开展了国家档案资源整合试点工作，试点工作在上级业务主管部门的支持和指导下，在全区各相关部门的密切配合下，全区档案资源整合试点工作取得了阶段性的成效。 二、稳步开展档案资源整合试点工作 1、主要任务 一是理顺国家档案资源的归属和流向，变专业档案的多头管理、分散管理为集中管理，强化档案行政管理部门在档案管理工作中的主体地位。二是逐步将全区范围内属于国家所有的重要专业档案全部交由区档案馆集中管理，统一向社会提供利用。三是努力运用现代科技手段，综合开发档案信息资源，全面提升区档案馆的整体服务功能。 根据对全区面上档案管理现状调查情况，我区决定将与经济社会发展、群众利益紧密关联的建设、房产、交通、水务、司法、民政等六个部门及其下属单位，在经济和社会事业发展过程中形成的、对国家和社会具有保存价值的、区县合并以前的专业档案作为此次国家档案资源整合试点工作的重点。 2、具体做法 (1)调查研究，拟定方案 为做好工作，我区多次组织到外地考察了解档案资源整合情况，学习资源整合成功经验，探讨整合过程中遇到的问题及解决的方法。同时，在全区开展了档案管理现状，特别是一些经济和社会事业部门专业档案管理模式、管理条件、开发利用情况的调查摸底。在此基础上，结合我区实际，拟定了“关于开展国家档案资源整合试点工作的实施意见”，阐述了资源整合的指导思想和主要任务、明确了整合对象和重点，提出了整合的具体方法步骤和时间要求以及确保整合工作顺利推进的组织领导和经费保障。 (2)加强指导，规范整理 为稳步做好档案资源整合试点工作，我们及时开展了对试点单位专业档案整合工作的业务指导，举办了对档案人员的业务培训，按照不同专业档案的业务标准，分类指导做好收集、规范化整理和编目工作；在试点整合过程中各试点部门也加强了对机关部门及其下属单位形成的专业档案收集、整理工作的领导和监督，确保移交进馆档案的齐全、完整、规范。 (3)适时接收，开发利用 从2007年7月开始，我区分批开展了对资源整合试点部门及下属单位专业档案的接收进馆工作，先后接收了国土管理、婚姻登记、交通工程、建设招投标、公证、水利工程等六大类档案共8809卷、10803件，并及时进行了整理、按照不同类别上架排列。现区档案馆馆藏档案由整合试点前的81350卷、31000件(其中专业档案11954卷)，上升到90159卷、41803件(其中专业档案20763卷、10803件)，馆藏档案总量达到13多万卷(件)，通过资源整合，我区档案馆馆藏档案门类和数量得到了进一步增加。 在做好档案资源整合试点单位专业档案接收的同时，积极开发馆藏档案信息资源，提供社会广泛利用。今年一季度档案利用率比去年同期上升44％，其中涉及民生的档案利用率比去年同期上升85．2％。通过资源整合工作的开展，有效地发挥了档案的集约管理、服务民生的作用。 (4)建章立制，规范运行 为加强专门档案的规范化管理，针对全区试点工作中发现的问题，依据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《南京市档案条例》等法律法规，我区制定了《浦口区专门档案管理暂行规定》，明确了专门档案管理的责任，规定了专门档案收集，整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁、利用和移交等各个环节的操作程序和业务标准，以推动全区专门档案统一规范化管理。 三、开展档案资源整合试点工作的保障措施 1、健全组织，加强领导 档案资源整合工作意义深远，责任重大，而且涉及面广，为了加强对档案资源整合试点工作的领导，促进档案管理体制改革工作顺利推进，我区成立了“浦口区档案资源整合试点工作领导小组”，主要负责研究决定档案资源整合试点工作中的重要事项，协调解决整合工作中的困难和问题。区档案局具体负责对试点单位档案工作的指导、监督，专业档案的接收、保管、开发利用，区各试点单位也相应成立了本部门资源整合领导小组、明确分管领导、指定专人具体负责。全区形成了一级抓一级，一级对一级负责的责任体系，为确保档案资源整合试点工作顺利开展提供了组织保障。 2、宣传发动，提高认识 开展档案资源整合是我区档案工作贯彻科学发展观，落实区委、区政府关于加强资源整合、加快“数字浦口”建设的一项重要举措。做好档案资源整合，不仅有利于国家档案资源的安全保管，也有利于提高档案资源的利用率，节约人、财、物的投入。2007年5月份，区政府召开专题会议，就做好档案资源整合试点工作提出了具体要求，对试点工作的方法、步骤、时间安排作了详细布置。9月份，召开了整合试点单位分管领导、档案员参加的座谈会，了解整合工作进展情况，听取意见和建议，共同研究商讨推进工作办法。 3、加大投入，确保管用 为了确保资源整合过程中档案的安全保管、方便利用，依托浦口区政务网，我区投入31万元开发了“文书与档案管理系统”；对库房进行出新，专门调整出一间作专业档案库房，并进行了改造，安装了密集架，将原馆藏和此次资源整合试点单位新接收进馆的专业档案集中存放，统一管理，便于利用。区档案部门在工作实践中大胆创新，积极探索档案管理利用新模式，以资源的整合为突破口，加强指导、规范整理、适时接收、开发利用，仅仅一年的时间新增各类档案资料1万多卷(件)，档案资源利用率相应提高。初步形成了一个以区档案馆为中心、基层档案室为基础，内容丰富、品种齐全、结构合理、具有浦口特色的档案馆藏体系，为档案信息资源的开发利用奠定了良好的基础，使全区档案工作服务大局的能力有了显著提高。 积极推进档案信息化建设 着力提高档案资源管理和利用水平 ●鼓楼区档案局 根据省档案局《江苏省档案信息化建设规划纲要（2005-2010年）》要求，我区被确定为江苏省档案系统“电子文件中心”建设项目试点区，2006年，经区人大批准，将试点工作列入我区2006年经济和社会发展目标。我局抓住机遇，结合城区档案工作实际制定工作目标，加大投入，积极推进档案信息化建设，以区电子文件中心建设为突破口，建立全区统一的档案管理系统，推进多媒体档案数据库和馆藏档案目录数据库建设，实现了电子文件信息的统一规范管理，统一了数据形式、统一了操作规程、统一了利用方式，满足了电子政务环境下对电子文件等档案信息资源的整合和管理需求。 一、建成全区统一的档案管理平台和区电子文件中心，实现文档一体、馆室一体化管理 电子文件中心建设，对我们来说是一项全新的工作。接到省局布置的试点任务后，立即组织相关人员学习和熟悉了解电子文件中心建设的基本要求，并参阅了大量省内外关于“电子文件中心”方面的相关资料，认真研究方法和步骤，明确任务目标，遵循“科学、实用、适用”的原则，研究制定实施方案。会同区信息中心组织了“电子文件中心”和档案管理系统的专题调研，通过调研了解到，大部分已建成的“电子文件中心”都是单一独立系统，而使用档案管理软件的部门不多，都是单机版，只能做到目录数据的管理。如果把“电子文件中心”仅仅作为独立系统建设，今后再建设全区档案管理系统，必将增加经费投入，而且档案部门建立多个系统也不利于今后管理。因此，我们决定在区办公自动化系统中建立鼓楼区档案管理系统，将“电子文件中心”作为其中一个管理模块来考虑，这样既解决了电子文件的管理问题，又同步建立了全区统一的档案管理平台。系统可以对著录项及打印项进行自定义设置，可以适合各类专业档案的管理而无需进行任何程序改动，满足部门专业档案管理的需求。系统具有较强数据的兼容性，针对历史电子数据和专业数据，完善了数据导入功能，可兼容多种不同数据格式，操作时只需将源文件的著录项和系统的著录项对应即可完成数据导入，增强了与其他业务系统的集成性。 经过一年多的努力，我局完成了“区电子文件中心”建设项目并投入使用， 2007年3月7日，通过了省、市档案局联合组织的验收。我们研制开发的区办公自动化系统、政务内网和政府网站等接口，将电子政务平台产生的信息整合到档案管理系统中，实现了文档一体化、馆室一化体的管理模式，达到了一个系统多种用途。全区多数部门已利用本系统进行日常档案管理，部分专门档案如：独生子女档案和婚姻档案也开始导入数据。利用电子文件中心完成文件收集、文件审核、文件发布。截止目前，已在线接收、传输电子文件2880余件，通过鼓楼区门户网站对外发布文件104件，通过内网发布文件649件。 二、大力推进多媒体档案数据库建设，加强声像档案资源管理和利用 加强声像档案的征集接收和利用工作，是档案部门的一项重要职责，2006年我局会同区委宣传部联合制定了《关于加强全区声像档案管理的意见》，由区委办、政府办进行转发，明确了各部门的职责，细化了声像照片归档范围及归档要求。2007年，又将多媒体档案数据库建设列入鼓楼区2007年经济和社会发展目标。积极研制开发多媒体档案管理系统，建立了在线收集的多媒体数据中心，并在此基础上，加强对珍贵照片的档案保护、检索利用工作，经过对城市面貌、民国建筑、政务活动、人物专辑、反映区内重大活动和重要事件等数千张照片进行扫描和整理编目工作，馆藏照片全部实现了数字化。加大了照片征集力度，一方面及时征集机关内部门产生的重要照片，了解掌握全区工作动态，在重大活动和事件结束后，及时向相关部门征集有关照片；另一方面采取多种途径面向社会征集有历史价值的照片，征集了画家傅抱石、百岁剪纸艺术家胡家芝等名人及反映鼓楼风貌的一大批历史老照片。 同时，加强对机关各部门声像档案管理的培训和指导，做到了随时产生、随时收集、随时归档管理，采集的数据信息更加及时、全面和规范。征集力度得到加强，仅2006年我局就征集照片2000余张，比前五年征集的总数还多，2007年又征集照片1700多张，丰富了馆藏照片档案，为今后利用奠定了基础。目前，多媒体档案数据库已建成并发挥作用，已加工、录入照片4000余张，在线收集照片60余张，并为有关部门提供工作利用照片510余张。 三、完善馆藏档案目录数据库建设，提高档案查阅效率和科学管理水平 为了提高档案查阅利用效率和科学管理水平，我局完成了馆藏档案目录的数字化工作，建立了馆藏档案目录数据库，该数据库已收录包括人物、婚姻、独生子女、拆迁、城建等档案目录95万条，查阅档案全部利用电脑检索。为方便利用，我们还建立了人物档案目录，馆藏档案中有许多招工、知青下放、毕业生等表册及多人的介绍信，在目录数字化过程中，考虑到今后利用方便快捷，专门将这部分档案建成人物档案目录，数据量50多万条，约占利用总数的10%左右。对公众利用率比较高的婚姻、计生、房产等档案，只要相关部门整理完毕，就打破常规提前接收进馆，及时提供利用。此外，还做好档案目录数据的日常维护更新工作，结合档案清查和日常的查阅利用，不断对数据库进行维护，对利用时发现的错项、漏项和文字错误，及时进行修改、补充和更正，仅去年以来就修改更正400余条数据，使档案数据更加准确、完善，并定期备份数据，确保数据安全。 目前，馆藏档案数据库存储的目录数据已从2004年的86万条，增加到现在的97万条。提高了档案利用效率，人均查阅时间缩短到10分钟左右，区档案馆接待查档人数也逐年增加，从2003年的一千多人次，增加到2007年的2300多人次，档案信息资源服务社会、服务经济建设的作用得到充分体现和好评。 经过几年努力，我区档案信息化建设和档案资源整合工作初见成效，通过电子文件中心、多媒体档案数据库和馆藏档案目录数据库建设，加大民生档案的征集接收，进一步整合了档案信息资源，组建了档案信息资源共享平台。同时，也促进了档案资源整合，馆藏档案总量突破6.5万卷(件)，科技档案和专门档案接收数量明显增加，分别占馆藏总量的20%和23%，与2006年以前相比，分别提高了19和4个百分点，馆藏结构明显改善。 我区在档案信息化和档案资源建设方面虽然做了一些工作，但离上级的要求还有不少差距，与兄弟区相比做的还很不够，我们将进一步解放思想，抓住机遇，争取新的进步。 积极探索档案资源共享渠道 为实现整合目的创造条件 ●建邺区档案局 档案资源建设是档案事业发展的物质基础。整合档案资源是新时期加强国家档案资源建设的一项重要举措，整合工作最终目的是为了实现档案资源共享，使其在经济社会发展中充分发挥作用。为此，自去年以来，我们以区级机关将要实施整体搬迁、区档案新馆在建为契机，就如何实现区域档案资源共享，组织了对本区现有档案资源情况的调查，结果是馆藏档案4万卷、非馆藏档案30万卷，非馆藏档案是馆藏档案的七八倍，这是一笔多么可观的资源！我们还参加了市档案局组织的赴浙江义乌档案馆、上海浦东新区档案馆参观学习，今年四月又成立了区档案资源整合工作领导小组。在以上基础上，我们组织全局干部传达学习市局档案资源整合工作专题会议精神，结合本区实际，对开展区域档案资源整合、实现档案资源共享进行了认真思考和研究。我们认为，根据建邺的特点和当前的实际条件，除了进一步完善现行文件、开放档案查阅利用服务和电子文件管理中心、以及5月初刚建立试运行的区政府公开信息查阅中心建设外，应当重点考虑并着重抓好以下“四个中心”建设，以推进我区的档案资源整合工作。 一、建立档案目录数据库中心。建立以区档案馆为基地的区域性档案目录数据库中心，集中管理本区域各类档案室收藏的档案目录信息。此中心建立后，不仅在区公务网上可检索到区域的全部档案目录信息，而且在面向社会的公共网上也可检索到开放档案的目录信息，这样，将会为机关各部门和社会群众提供便捷有效的服务。 二、建立专题档案数据库中心。开阔档案资源建设视野，拓宽工作思路，广泛征集各类载体档案，有效整合利用本地区专题档案信息资源。一是建立名人档案库。通过聘请特约征集员、建立征集网络、发布通告、召开座谈会、举办捐赠仪式、开展媒体宣传等征集方式，将有关名人档案征集进馆。二是建立特色档案库。主动加强对区域内南京云锦、莫愁湖、南湖公园、侵华日军南京大屠杀遇难同胞纪念馆、雨润集团等历史档案、特色档案、实物档案的征集。三是建立重大活动、重点项目、重要事件档案库。积极争取参与区域内重大活动、重点项目、重要事件的跟踪指导、服务，及时帮助承办单位将相关资料整理归档，并适时征集进馆。四是建立声像档案库。积极探索与摄影记者的合作，加强与驻区单位、新闻媒体、区摄影家协会、区委宣传部等单位的合作，主动参与收集新城发展及重大活动照片、光盘等载体档案。 三、建立实物档案保管中心。根据市档案局关于《南京市实物档案管理办法》，制定本区实物档案管理办法，要求区级机关各部门及区属各企事业单位分类将获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册；上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词；牌匾、字画、工艺品；本单位对外交往中获赠的重要纪念品；本单位组织的各种重大活动中制作的纪念品；机构成立以来使用过的牌、匾；本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品；其它有保存价值的实物按年度归档，并对实物拍照，所拍照片纳入本单位照片档案的管理。档案馆对列入进馆范围的单位,要求在次年七月二十日前将实物档案目录报送档案馆备案。并经档案局认定具有永久保存价值的实物,在五年内移交档案馆。 四、建立电子档案保管中心。通过政府网络平台和升级改造后的建邺区档案管理应用系统，真正实现文档一体化、馆室一体化管理。数字档案室通过政府OA系统文件归档，将档案直接移交至档案馆的网上档案接收模块中。数字档案馆通过现行文件中心、区域目录中心、电子文件中心、进行档案录入管理整理编目，实现多媒体中心管理（照片、录音、录像）、档案销毁鉴定管理、档案（资料）开放鉴定管理、档案利用管理、档案编研管理（编研成果、编研制作）、档案统计、资料管理、库房管理（温湿度、档案存放地）、打印和数据导出等模块，实现对各门类档案维护管理、全宗管理、档案分类管理、编目管理、用户管理、部门管理、角色管理、权限管理、数据备份管理、系统信息管理等功能。 整合档案资源，实现档案信息共享，是一项复杂而艰巨的系统工程，涉及到档案工作旧理念与新理念的碰撞，涉及到一些单位、部门的职能调整，也涉及到人财物的投入，要把设想变为实现，还有大量工作要做。上个月，区法院院长在接受省特二级档案馆复查时表示：待区双和办公区建成后，将向区档案局移交区法院的历史档案。我们决心认真学习贯彻党的十七大精神，借鉴兄弟区整合档案资源成功经验，加快本区档案资源建设步伐，为推动建邺区档案事业全面协调可持续发展而继续努力。 加强社区档案资源建设 为建设和谐文明社区服务 ●白下区档案局 近年来，我们将社区档案资源建设视为全区档案工作的重点，在指导社区建档、管档、用档方面进行了探索。经过几年的实践，全区62个社区不仅普遍建立规范的档案，而且为构建和谐文明社区起到了促进作用。 一、摸清现状理思路，扎实抓好社区档案资源建设各个环节 在指导社区建档初期，存在许多矛盾和困难。一是社区处于基层，事务琐碎繁杂，缺乏建档意识；二是人事多，疏于档案管理；三是条件差、资金缺，无象样的保管硬件设施；四是归档范围不统一，分类、编目不清晰，查找利用不方便；五是居民查阅需求难于满足。为做好服务社区的基础工作，我们从2002年下半年起至2007年底，对全区社区分期分批进行了以建档、管档、用档为重点的档案资源建设工作。首先，调查摸底，确定社区档案资源建设的重点；其次，按照应知应会要求，以会代训，抓好档案员队伍建设；第三，抓好试点，以点带面，逐步推广普及；第四，统一规范，总结提高，提升社区档案管理水平。通过五年多时间的努力，所辖社区全部建档，社区建档意识明显增强，档案管理条件明显改善，档案管理水平明显提高，较好地满足了社区居民的需求，为社区建设提供了良好的服务。 二、多措并举抓落实，着力提高社区档案资源建设和管理水平 （一）搞好教育疏导，强化社区建档工作意识。我们走进社区，通过多种形式，广泛宣传社区建档对服务社区建设管理、服务居民，促进社区文明和谐的重要意义和作用，帮助社区干部提高做好社区档案工作重要性、必要性的认识。在认识提高后，绝大多数社区对建档工作引起了重视，主动提出业务指导请求，积极做好建档工作。 （二）按照社区职能，统一建立社区规范档案。我们在广泛调查研究的基础上，针对社区工作对口上级部门多，文件、资料、台帐繁杂，工作人员少，任务重、办公条件差等实际情况，对社区现有文档管理内容进行了梳理，并根据社区主要职责，确定了社区统一建档内容,并制定下发了《社区文件材料归档范围和档案分类办法》。 （三）主动沟通协调，争取有关部门关心支持。区委、区政府、机关部门各项工作都要落实到社区，很多工作建立了备查工作台帐。为了正确处理好档案部门在社区规范建档与其他部门在社区建立规范台帐的关系，我们广泛听取有关部门和社区的意见，多方协调，达成共识，赢得了广泛理解和支持，形成了档案规范建设的一致意见。一是根据社区的职责，建立八类档案内容，将有关部门必须建立的工作台帐分别归入社区建档内容；二是把社区档案工作列入社区建设年度考核工作目标；三是将社区档案工作列入街道年度综合评比内容。通过方方面面的关心和支持，有力地促进了社区建档工作和规范化建设。 （四）采取多种形式，提高社区干部档案技能。为了提高社区档案规范管理水平，根据社区档案工作刚起步，基础工作差，管理档案人员均是兼职，而且还不能相对固定的特点，我们注重在实践中抓好学习培训，努力提高社区干部档案业务知识和技能。 1、举办短期轮训班，对社区干部普遍进行档案业务知识轮训。由我局与街道联合举办，每次轮训班的时间为两天，由我局派员授课，重点讲解档案工作基础知识，帮助社区每个干部了解和掌握档案工作基本常识，有效地解决了社区档案管理工作人员岗位变动，影响档案工作的问题。 2、举办档案业务培训班，对社区现有兼管档案干部进行重点培训。按照档案规范管理的要求，从收集、整理、归档、保管和利用等方面，帮助兼职档案人员系统学习档案业务知识，提高档案管理水平。 3、召开档案业务专题座谈会，重点解决社区档案工作中存在的突出问题。去年，我们针对社区档案工作中存在的分类方案与现行档案工作已不适应的问题，召开了专题研讨会，通过与会同志广开言路，集思广议，积极探索，寻找了解决的办法，重新修订了社区档案归档范围，作出统一规范。 三、关注民生重服务，充分发挥档案资源服务和谐社会的作用 加强社区档案资源建设，不仅提高了社区干部建档工作意识，统一了建档内容，规范了档案管理，而且促进了档案为建设和谐文明社区服务。 （一）为解决下岗职工、失业人员再就业提供服务。为做好就业和再就业工作，保持社区稳定，社区普遍建立了下岗失业人员档案，并注意发挥其作用。刘公巷社区将社区建立的下岗失业人员有关档案信息，通过区、街、居委会三级联通网络及时传递到职业介绍中心，经职介中心进行分析处理，为政府制定就业计划，解决近百名下岗失业人员再就业问题提供了依据和线索。银龙花园社区居委会根据下岗失业人员名册的详细记录，在定期为下岗失业人员举办各种就业培训班的同时，积极为下岗失业人员联系工作。 （二）为建立社会保障体系提供服务。部分社区建立了弱势群体档案，为协助政府摸清困难群众的真实情况，确定“低保”范围，做到“应保尽保”，避免“漏保”和“错保”提供了依据。月牙湖社区为享受城市最低生活保证金的家庭建立了社保档案，这些档案包括“低保”工作中形成的申请人的申请表、家庭成员和收入情况、下岗证或失业证复印件、低保人员调查报告等，并通过对档案实行动态管理，从而使社会保障工作从随意性管理变为科学性管理，确保了“低保”资金发放的公正、公平。 （三）为繁荣社区文化提供服务。社区建立了文化科普档案，为社区开展科普教育、群众娱乐等文化活动创建了条件。富丽山庄社区多年来坚持利用科普档案资料，举办各种形式的科普展览、讲座，广泛宣传和普及科学知识、科学方法和科学精神，引导社区居民尊重科学，反对愚昧、迷信和伪科学。这些活动丰富了社区居民的文化生活，而且为建立健康向上、文明和谐的社区起到了促进作用。 （四）为发展社区卫生提供服务。许多社区，建立了社区居民健康档案，为社区居民医疗保健提供了方便。蓝旗新村社区在全市率先建立了社区居民健康档案，他们把社区全体居民都作为建档对象，将社区保健服务站在开展预防、医疗、康复、健康教育等工作中形成的大量居民家庭健康和个人健康方面的资料集中保存，并统一归为一户一档。 （五）为促进社区安全稳定提供服务。社区建立了治安档案，对健全社会治安防范体系，实行群防群治，开展法制教育和法律咨询，加强刑满释放人员、解除劳教人员的安置帮教和流动人口管理工作起到了作用。如安品街社区建立了帮教对象档案，对本社区刑满释放人员、解除劳教人员不仅做到心中有数，而且及时给他们建立帮教对象，解决就业问题。 抓住新馆竣工契机 积极筹划档案资源整合 ●六合区档案局 在各级领导的关心指导下，我们面对困难，迎难而上，各项工作尤其是新档案馆建设取得了明显成效，新档案馆可望在近期投入使用。新馆建成后，如何最大限度地发挥其功能作用，实现档案资源的科学、合理整合，我们将认真做好以下四方面工作： 一、更新理念，明确目标，在确立档案事业主体地位中抓好整合 一是统一思想认识。科学的整合，合理的利用档案资源，既是档案部门更好地服务于党和国家中心工作，服务于经济建设的重要举措，也是推动档案事业可持续发展的基础所在。依法强化档案资源整合，既是避免档案基础设施重复建设，理顺档案资源归属流向，保证档案资源优化配置的有效途经，也是现代信息资源建设的发展方向。因此，我们必须不断强化档案资源整合的调控能力，打破行业、部门、单位条块限制，将分散的档案资源有机地整合起来，努力实现资源效益的最大化。二是明确目标任务。我们将坚持以党的十七大精神为指导，以科学发展观为统领，围绕国家档案资源整合的总体目标。解放思想，创新理念，深化改革，理顺关系，努力建立一个“归属明晰、运转协调，门类齐全、结构合理，管理科学、服务有效”的六合区档案资源管理模式。三是确立主体地位。《档案法》规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”。也就是说，档案工作应统一归口管理，档案部门应理直气壮地依法行使管理职能。对此，我们将在下一步档案资源整合中进一步强化档案行政管理部门在档案管理工作中的主体地位，充分发挥档案工作在全面建设小康社会中的特殊作用。 二、整体规划，分步实施，在着力构建新型管理模式中强化整合 一是合理布局，认真制定符合本区实际的档案资源整合方案。我们的基本思路是，积极依托新档案馆的库容优势，调整我区档案资源的布局与结构，将按照经济社会发展和公众需求的轻重缓急，逐步丰富馆藏内容、改善馆藏结构，使区档案馆真正成为既是国家档案资源的信息中心，又是政务信息中心。通过整合，为广大群众提供便捷服务。二是理顺关系，实现档案管理模式上的新突破。为实现这样一个目标，我们将以档案法律法规为依据，采取多种形式，广泛宣传档案法律法规，在全区努力营造依法整合档案资源的良好氛围。通过档案资源整合，增强依法治档意识，理顺关系，明确职责，使全区重要档案资源形成新的集合体，实现资源共享。将分散在各部门、各单位存储和管理的各类信息资源，链接成结构有序化、管理一体化、配置合理化的整体。三是分步实施，尽快实现统一管理和开发、利用新格局。我们打算把整合工作划分为三个阶段进行：即全面收集、整理、立卷阶段；验收移交阶段；理顺完善、建章立制阶段。并明确每一阶段的工作任务、标准和完成时限。重点先将城市建设、土地管理、房地产管理、广播电视、文化旅游及重大活动、重大事件等有关社会管理、公共服务的专业档案，及时完整地接收进区档案馆，实现集中管理、统一开发、统一利用。 三、深入调研，加强协调，在争取各级领导重视支持中推进整合 一是成立组织，加强协调。领导重视是档案资源整合成功的关键。为了保证这项工作顺利开展,我们将积极主动地向区委、区政府领导汇报，赢得区委、区政府的重视支持，同时成立以分管区长为组长，区档案局、建设局、国土资源局、房产局等单位主要负责同志为成员的区档案资源整合工作领导小组，统一协调全区档案资源整合工作。二是深入调研，摸清底数。为了充分掌握全区专业档案的数量和管理现状，我们将采取深入各单位走访调查与问卷调查相结合的方法，对全区专业档案的种类、数量、案卷质量、管理利用情况及行业要求，尤其对建设、建工、土地、民政、房产、文化旅游、水利、交通等单位的专业档案进行重点调研，为整合工作的科学有序开展奠定基础。三是注重方法，破解难题。我们将采取分步实施、先易后难、巧借外力等各种方法扎实稳步开展整合工作。当整合工作遇到困难时及时召开协调会，做到借势借力，攻克难点，务求实效，确保整合工作有序推进。 四、精心组织，突出重点，在改善馆藏结构、强化档案信息化建设中落实整合 首先，要坚持把档案征集作为档案资源建设的重要抓手加以重点突破。我们将围绕全区档案资源整合的总体目标，重点抓好六个方面档案资料的征集。一是抓好区委、政府重要会议、重大活动、重大事件跟踪拍摄、档案资料的征集和区、街（镇）两级党委、人大、政协换界选举会议材料的征集；二是抓好民政、教育、文化、卫生、体育、劳动就业、救济保险和社会保障等涉及民生的档案征集；三是抓好改制、破产企业档案和事业单位机构改革中撤销、合并、转制单位档案的进馆工作；四是拓展电子档案收集渠道，开展宣传、广电、文化旅游、城建等部门的电视新闻、电视专题节目的数字化信息采集工作；五是积极争取财政支持，通过各种渠道，采取各种方式，对散存在民间的珍贵的历史档案进行抢救性征集；六是强化城市规划建设过程中形成的历史记忆资料的收集，着重做好滁河整治、开发区建设、化工园区建设、城市规划拆迁、地方美食、文化艺术、茉莉花、雨花石等代表性资料的收集整合，形成六合区档案馆藏特色。其次，要坚持把档案接收和寄存工作作为档案资源建设的重点内容加以重点拓展。一是档案接收时间要提前。对在经济建设中，有较大现实利用价值的档案，要提前接收进馆，使其及时发挥更大的作用。二是扩大接收范围。要加强对反映区域文化特征、重大建设项目、农村农业等与人民群众联系密切的专门档案的接收，使馆藏档案更加贴近社会需要。三是针对新档案馆库容大的特点，进一步拓展档案寄存业务。四是以建设国家综合档案馆的政府信息公开场所为契机，按照有关原则和保密规定，推动已公开现行文件利用工作向纵深发展。第三，要坚持把提速档案信息化建设作为档案资源建设的基础工作加以重点推进。以“利用为本、急用先上，单向突破、整体推进，加速反应、即时见效”为目标，把信息化建设作为整合档案资源的主攻方向。坚持做到加快建设档案目录、全文、多媒体、信息数据库；加速档案资源数字化步伐；加强对新产生的电子文件、档案的控制与管理，充分利用电子政务的平台，推进档案资源整合进程。 加大基层档案监管力度 打牢档案资源整合基础 ●雨花台区档案局 基层档案资源建设是一项基础工程，是国家档案资源建设的重要组成部分。因此，我们在近几年档案资源建设中，针对基层单位存在的档案意识淡薄，年度归档工作不及时；疏于收集，归档率低；忽视标准规范的贯彻执行，已归档案卷质量不高等问题，从强化监督指导、规范管理入手，为积极夯实档案资源整合基础，作了些有益尝试。 一、依法指导，加大档案监管力度 在监督指导工作中，我们坚持依法指导，有力地加强档案监管力度。 （一）加强档案法规宣传，增强依法治档意识。为增强全区依法治档意识，营造档案规范管理的良好氛围，我们运用多种形式，在全区上下广泛深入地开展档案法律法规的宣传教育。一是坚持开展《档案法》周年纪念活动。二是抓好档案法规知识普及。着力普及和提高各级领导、档案人员的档案法规知识和水平。三是不断拓宽档案法规宣传渠道。通过宣传教育，全区档案工作人员和社会档案法规意识得到了增强，为依法管档奠定了思想基础。 （二）完善档案法规配套建设，增强档案法规可操作性。在做好档案法规的宣传教育工作的同时，我们还积极研究制定了与档案法规相配套的规章制度。先后制订《区机关文件材料归档范围及保管期限》、《城建档案收集与整理方法》、《数码照片档案管理办法》、《光盘档案管理办法》、《实物档案管理办法》、《重点建设项目档案管理登记办法》、《重大活动（事件）档案管理登记办法》等一系列规范性文件，以突出档案资源建设的区域特色。为全区档案工作依法办事、依章办事提供了依据。 （三）落实档案行政执法责任制，强化依法管档力度。2006年，我们率先在全市区县档案系统汇编了档案行政执法责任制，进一步明确了档案行政管理部门在档案行政执法中的主体地位，并对行政执法依据、具体行政行为，进行了全面梳理；对行政执法程序、岗位职责和行政执法过错追究等进行了制度规范。2007年，我们又对行政执法事项进行了全面梳理，补充制定了行政处罚自由裁量权实施办法和行政执法公示、行政处罚案件集体会办等制度，编制了行政执法事项代码和行政许可、行政处罚流程图，并列入全区权力阳光运行系统，实行行政事项网上办理，执法结果网上公示，有效地促进了全区档案工作依法按章规范管理。 二、科学指导，增强档案监管实效 档案的规范管理，离不开档案部门的指导。针对基层档案人员兼职多，调整变动频繁，档案业务规范标准要求高，内容多等特点，我们注重改进方法，重在授之以渔，不断强化指导实效。 （一）举办培训班，进行集中指导。基于档案人员兼职多，我们在指导方法上相对集中，时间上选在每年3、4月份进行，针对性培训放在每年开展年度归档工作前，并注重科学施训。一方面，帮助档案人员熟悉归档工作的实际操作技能；另一方面，对基层单位上年归档工作中出现的共性问题，进行专题讲解，帮助基层单位在归档工作中避免相同问题的再次发生。 （二）派员上门帮教，进行个别指导。针对基层单位档案人员变动频繁，我们坚持以人为本的指导方针，运用不同的指导方式为新手提供全方位的服务。一是及时掌握基层单位档案人员变动情况，对档案工作新手除集中培训外，我们还主动上门进行个别再辅导；二是从应归档材料的分类、整理、编目等各个环节，进行手把手的帮教。通过业务讲解和操作示范，新手单位的归档工作也做到了如期完成，并始终保持了档案管理的规范化和持续化。 （三）汇编业务手册，进行书面指导。由于档案业务规范和标准内容多、涉及面广，仅仅通过短期培训，档案人员业务技能仍然参差不齐，有的常常面临需要咨询和解答具体业务问题。为解决好这些问题，2006年我们将基层单位常用的26种业务规范，编制了通俗易懂、便于操作的《档案工作业务规范汇编》，印发给全区档案人员人手一册。业务汇编不仅在档案人员遇到问题时起到了指导作用，而且促进了档案工作的规范。 三、创新指导，提高档案监管水平 为全面提高全区档案规范管理水平，几年来，我们除了在监督指导工作的指导思想和方式方法上，进行了积极的探索和实践外，还在激发档案人员爱岗敬业工作热情的管理机制上，进行了有益尝试。 （一）完善考核检查机制。自2001年起，我们对全区基层单位年度归档工作，实施了检查通报的管理方式，并经历了三个不同的发展阶段。从第一阶段单一的案卷质量检查到第二阶段增加了档案保管与利用等综合内容的检查，又发展到第三阶段根据省档案工作三级标准，对各单位档案工作的管理体制、设施设备、业务建设和开发利用，实行全方位的考核检查。多年来，考核机制始终以档案规范管理为重点，适时调整考核内容和方法，从而不同程度地提高了应归档文件材料的收集率、档案价值鉴定的准确率。专门档案和特殊载体档案疏于管理的现象，也逐步得到改善。在考核检查中我们力求准确、扎实，不走过场。 （二）运行奖惩激励机制。我们在监督指导中十分注重正确处理监督与指导的关系，做到两者相互促进。在档案工作考核评估中坚持实事求是，体现公平与公正，不打人情分、面子分，勇于监督、善于运用奖惩激励。如果对基层单位存在的问题避重就轻、忽视监督，档案规范管理将只能成为档案部门所期待的美好愿望。只有敢于曝光不规范行为，善于肯定突出成绩，才能真正体现档案部门对基层单位监督的公正与公平。我们每年对取得突出成绩的单位均予以通报表扬，并在表彰中对我们希望着力改进的工作，专门设立单项奖。如：2006年，我们在表彰中就增设了法律宣传与收集工作两个单项奖。通过考核通报、表彰奖励，逐步引导基层单位在档案规范管理中不断提高。 （三）启动备案管理机制。为突出监督指导的针对性和有效性，并考虑到指导人员和基层单位档案人员变动后工作的连续性和稳定性，我们启动了基层单位档案工作备案管理机制，将基层单位档案工作的管理体制、设施设备、业务建设和开发利用等综合管理情况，进行全面收集整理、建档备考，并重点记录档案规范管理中存在的问题，定期检查整改情况。通过将基层单位档案工作进行备案管理，不仅强化了档案人员的责任心，利于提高工作技能，而且利于后来人员的承接，增强工作的连续性，也为业务指导人员开展有针对性的指导提供了较大帮助。实践证明，实施备案管理机制在档案规范管理中起到了事半功倍的效果。 规范全市艺术档案管理 保护和开发地方文化资源 ——南京市文化艺术团体艺术档案情况的调研 ●市档案局、市文化局艺术档案调研课题组 为更好地贯彻落实《档案法》、《南京市档案条例》，进一步加强对我市文化艺术团体艺术档案的管理，探索新形势下依法管理我市艺术档案新途径,市档案局、市文化局共同对市属文化艺术团体的艺术档案情况进行了调研，通过调研，基本掌握了市属文化艺术团体的艺术档案资源情况和艺术档案管理基本状况，也为南京市在文化体制改革中如何加强对艺术档案管理、确保国家档案资源安全提供了充分的依据。 一、 我市文化艺术团体艺术档案的基本情况 我市目前有市属文化艺术团体7家，分别是南京市歌舞团（1960年6月成立）、南京市话剧团（1960年成立）、南京市京剧团（1956年12月成立）、南京市越剧团（1955年3月成立）、南京市杂技团（1960年成立）、南京小红花艺术团（1957年1月成立）和南京民族乐团（1994年4月成立）。成立最早的为南京市越剧团，已有52年历史。7家艺术团体直属于市文化局领导和管理，并先后从1971年至1989年开始建立和管理艺术档案。 1、档案收集比较完整，管理制度比较完善。上个世纪九十年代以来，在市文化局统一领导和管理下，市文化局系统各艺术团体都建立了专门的档案室，配置了档案橱柜，统一了档案盒，并按照文化部《艺术档案管理办法》有关规定，收集、整理艺术档案，为各单位艺术档案的管理打下了一定的基础。目前，这7家艺术团体中，设有专、兼职档案员7人，初步统计共有艺术档案约4597卷，照片8146张，底片5181张，录音（录像）1325盘（盒），光盘148张，实物档案（奖杯、奖牌）、证书等若干。各艺术团体都对艺术档案进行了分类，有团务类、剧目类、晚会类、音乐类、曲艺类、舞蹈类、剧照类、录音录像类、资料说明类和个人类（指艺术人员个人资料、获奖证书）共十大类。根据工作需要制定了《艺档室职责》、《艺档借阅制度》、《艺档材料收集归档制度》等相应的艺术档案管理制度。这些制度的建立，不仅方便了各艺术团体工作人员查阅利用档案的需要，也对艺术团体事业发展和日常的文艺创作、艺术交流、节目宣传起到了积极的作用。南京市民族乐团还利用艺术档案创建了网站，介绍和宣传该团参加重大演出情况，扩大社会影响。 2、艺术档案资源丰富，记录艺术事业发展过程。各个艺术团体保管的艺术档案以文字资料、图表、声像、实物等不同形式全面、真实地记录了各自艺术活动的历史，大部分资料照片图文并茂、生动形象、记录详细。其中有些资料、照片还反映了南京市艺术团体代表国家、省、市出访演出时获奖情况。南京小红花艺术团建团以来多次随党和国家领导人出访演出并且走进中央电视台春节晚会，深得世人赞扬，也多次受到党和国家领导人的接见。南京市杂技团的《转碟》、《空竹》、《顶碗》、《手技》、《绳技》等十个特色节目多次获得国际大奖并在全国巡回演出。南京市民族乐团自建团以来先后创作、整理、演出了近百首经典乐曲。曾出访过20多个国家和地区，参加过法国西奥夫国际艺术节。该团保管了33个分谱袋，308个曲目。编排的大型交响乐《和平颂》，2006年在北京人民大会堂、台北及日本等地演出，赢得了极高的评价，深受观众好评。南京市京剧团保管的传统戏剧本、曲谱、历年剧目照片和戏曲磁带，南京歌舞团创作的《太湖美》、《闹花灯》，南京话剧团创作的《大江奔流》、《秦淮人家》、《平头百姓》多次在国家及省内艺术赛事中获大奖，许多剧目和演员分别在国际、国内获奖。艺术档案都反映了各艺术团体在不同历史时期文化艺术创作、交流和发展的情况，还有与刘少奇、周恩来、叶剑英、江泽民等党和国家领导人观看演出后与演员合影的珍贵照片。艺术档案中，折射出南京在不同历史时期文化艺术活动灿烂的历史，南京的艺术档案资源已经为文化南京建设留下了宝贵的文化财富。 3、艺术档案利用得到重视，管理手段有所加强。近几年随着国家文化市场的改革和省文化体制改革试点的不断推进，各艺术团体开始重视艺术档案利用工作。一是为排演传统戏曲服务。南京市京剧团重新排演一些多年不演的传统戏，就从艺术档案中查找老的剧本、曲谱和音像资料。年轻团员也经常借阅艺术档案，学习老艺术家的演出经验。二是为艺术宣传和对外交流服务。南京小红花艺术团整理出来的大量文字及演出剧照编辑出版了画册用于对外宣传和交流取得较好效果。南京市杂技团利用档案编辑的宣传资料得到外商满意，为该团近20年的30多次出国演出发挥了作用。三是为演职人员评定职称服务。南京艺术团体从业人员近475人,其中高级职称有150余人,中级职称126人。各艺术团体都建立了个人类的艺术档案,这些档案在演职人员评定职称中发挥了很好的作用。南京市杂技团对部分艺术档案进行了数字化，方便利用。南京市话剧团正在建艺术档案数据库。 二、艺术档案管理中存在的主要问题 从调研情况看，各艺术团体在对艺术档案的管理中还存在一些问题，主要表现在： 1、制度执行不力，收集工作不到位。从调研情况看，各单位对艺术档案的管理都制定了相应的艺术档案管理制度，但这些制度在具体的执行中，不够严格。有的单位把创作、交流及演出活动中形成的一些资料和照片长期存放在个人的办公室中不归档；有的领导或个人为了自己方便，借出一些重要的资料照片不归还；有些艺档员兼职过多，收集归档不及时。根据文化部《艺术档案管理办法》规定，各艺术团体在文学创作、艺术表演、美术摄影、艺术研究、文化交流及个人艺术活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料，都属于收集归档范围之内。虽然大多数艺术团体能够认真执行这一规定，但这些制度、规定已不适应市场经济的基本要求，档案管理的手段、方式和方法已经发生变化，档案收集的渠道、范围已经发生变化。计划经济体制下的艺术团体集体创作、集体演出的艺档材料集中统一归档。然而，在市场经济条件下，演出市场发生了根本性的变化，在市场中求生存，参与市场运作创作和演出剧（节）目，分散性、流动性大，人手不够用等新情况是各艺术团体面临的主要问题，同时对档案收集和管理产生了极大影响。有时应有关协作单位的要求，派出部分演员参与社会上一些重大文化活动，演出部分节目，这些参与性活动过程中产生的档案收集就成了空白。 2、档案保管硬件条件差，现代化管理跟不上。调研的7个艺术团体都建立了艺档室，也配备了档案橱柜和必要的保护设备。但是，总体都不符合档案管理“八防”要求，有的单位艺档室的选址不符合要求，房间阴暗潮湿不通风，无除湿、调温设备，个别的艺档室有明显的湿漏现象；有的艺档室面积过于狭小，阅档、办公在一起；艺档室大多数配备的是木质橱柜，经年历代，有变形、霉蛀等现象；存放档案的卷盒不符合现行标准。大部分单位用的是老式的塑料卷盒，因使用多年出现老化、破损；存放的与党和国家领导人的合影照片，因为保管条件差，照片原件受损；大多数录音、录像没有进行数字化，已经出现磁粉脱落等情况，亟待抢救；奖杯、锦旗、牌匾等实物档案，也没有按照规定编号，集中统一保管。档案现代化管理水平低，大多数艺档室没有配专用电脑，有的档案员为了方便工作，只好把自己的个人电脑带到单位来用；没有开发管理软件，档案目录还是以纸质为主，不能实行计算机检索。 3、艺档员缺乏专业培训，管理水平亟待提高。首先，由于大多数艺术档案管理人员为兼职，既要承担演出任务，还要管理档案，因此，缺乏档案专业知识的学习和规范化管理方面相关的培训，目前的管理仍然停留在上世纪九十年代的水平，不适应新形势下档案管理信息化的要求。其次，在规范化管理上还不到位，主要表现在档案分类不够合理细致，有交叉现象，比如：艺术调研材料和社会文化交流材料归在一起；录音、录像、照片、光盘等其他载体的档案材料整理不符合要求，给档案管理和利用带来不便。全市没有一家艺术团体的档案工作达到省以上规范化管理标准，与广州市全系统34个单位全面达省标，其中达省特一级单位25个相比有较大差距。 三、对加强我市艺术档案管理的意见及建议 我市的各文艺团体都保存有较高价值的艺术档案，这些艺术档案是各文化艺术单位和艺术工作者在长期的艺术创作、演出、交流等社会文化活动中形成的，对国家和社会有保存价值的真实历史记录，也是几代艺术工作者长期辛勤劳动的结晶，是城市文化传统的积累，更是国家档案资源的重要组成部分。根据文化部及江苏省文化体制改革试点工作方案的有关精神要求，南京市的文艺团体将实行分类改革，改革过程中必然会涉及艺术团体体制变化和人员的分流。为抢救和保护历史遗留的珍贵文化资源，更好发展艺术档案，我们认为应当采取有力措施加强对艺术档案的管理。 1、依法治档，将艺术档案管理纳入文化遗产性质专业档案资源管理之中。艺术档案作为祖国优秀文化活动的原始记录，它承载人类社会文化活动的精华，是精神文明建设、文化产业建设的宝贵资源，我们要把艺术档案纳入国家文化遗产性质档案资源的管理范畴，依法加强管理。各艺术团体要提高对艺术档案管理的认识，文化主管部门应加强领导和管理，档案主管部门要加强指导和督查。根据新形势、新任务、新要求，严格按照《中华人民共和国档案法》、《南京市档案条例》、《艺术档案管理办法》的规定，建立健全艺术档案材料归档范围等各项制度。要完善艺术档案管理机制，走出一条适应社会主义市场经济要求的艺术档案管理的新路子，使之既有利于市场经济条件下的艺术创作、生产和演出，又有利于执行制度、规范管理，建立培训和考核机制，形成良好的管理局面。建议相关部门出台《关于进一步加强艺术档案管理的意见》，明确艺术档案的管理要求，加强对艺术档案工作的指导和监督，全市所有涉及艺术档案的文化部门、艺术团体要把学习档案法律法规、档案管理业务规范和相关制度执行情况列入本单位的年度考核工作，提高全体人员的档案意识和艺术档案工作者的业务素质。 2、加大投入，提高艺术档案规范化管理水平。档案管理工作是一项综合性工作，各艺术团体领导要坚持艺术档案与综合档案共同管理的理念，使艺术档案的管理与本单位其他档案管理同步。为抢救濒危的艺术档案，建议市和各区（县）列支专项经费纳入年度财政预算予以抢救和保护，明确专项经费标准。各文化事业主管部门和艺术团体应当投入相应的经费，改建不合格的艺档室，并按照省市有关标准，配备符合标准的档案橱柜、卷盒，增添计算机等档案信息数字化管理设备，以完善的基础设施、科学的管理方式、规范的管理标准，促进艺术档案管理的健康持续发展。对专（兼）职艺术档案管理人员实施定向补贴，以利于从业人员认真履行职责，确保艺术档案管理的及时性、有效性和规范性。 3、开展抢救，提高艺术档案资源开发利用水平。各单位在做好艺术档案管理的同时，要加紧开展艺术档案抢救、收集和整理工作。一是对历史珍贵剧本、传统曲目要制订抢救计划，对其中破损的纸质档案要修裱并进行数字化，对知名演员演出的重要声像档案和传统保留曲目录音全部进行数字化处理，以便保管和利用。二是继续收集珍贵的剧目、曲目、舞美设计、唱片和实物，并加强对著名艺术家个人档案资料的收集和整理。三是利用现有的档案资料，编研出版画册和传统剧目原始录像片，为发展公共文化、繁荣文化南京市场服务。 4、统筹安排，切实加强文化体制改革中的艺术档案管理。目前我市艺术团体体制改革已经起步，要以对历史负责、为现实和未来服务的态度，将艺术档案的处置工作作为文化体制改革中的一项重要工作列入议事日程。一是要有领导、有计划、有步骤的开展艺术档案的清点和整理工作，对必须归档的艺术档案要及时督促归档，对已经借出没有归还的要督促归还，确保艺术档案的完整准确。二是要登记造册，建立台帐，严格借用手续，特别要防止个人将档案据为己有，杜绝改制过程中艺术档案的遗失和损坏。三是涉及到国有改为民营或股份制企业的艺术团体，其改制前的档案要登记造册向上级主管部门或者地方综合档案馆移交。市档案馆也应当适时将反映南京地方特色的艺术档案纳入接收范围。 课题负责人:徐康英 课题组成员:金文林 桂艳霞 项俊杰 王 敏 浅析电子文件利用的障碍及对策 ●李 昕 同纸质文件利用相比，电子文件利用具有许多无可替代的作用，这是由电子文件自身特点决定的。但是电子文件在提供比纸质文件更快捷、更方便的利用服务时，必须建立在所依赖的技术上，必须满足必要的先决条件和采取相应的措施才能够实现。这些技术及条件都可能引发电子文件利用中的障碍，因此档案行政管理部门及档案工作人员应认识到电子文件利用中存在的障碍，并采取有效的措施使电子文件的价值得到充分的体现。 一、电子文件利用中的障碍 电子文件以其“积极的”、“动态的”特性改变着长久以来的档案利用方式，给用户带来前所未有的便利服务。同时，由于电子文件自其产生就受到许多方面的限制，造成了电子文件利用过程中的一系列障碍。电子文件利用的障碍主要包括以下几个方面： 1、用户角度存在的障碍 长期以来，人们习惯了阅读纸质文件，电子文件的产生对于档案用户长期的阅读习惯是一种挑战，传统的阅读习惯已经成为利用电子文件的无形障碍。档案用户能否从传统的习惯转向新的文件服务方式，使电子文件的价值得到充分发挥，需要档案部门的继续努力。同时，档案用户仍对电子文件的真实性及可靠性持怀疑态度。用户观念的转变是一个长期的过程，在一定程度上影响了电子文件利用的实现。 检索、利用电子文件并对电子文件进行加工处理需要一定的网络技术，但是传统用户在计算机使用能力较弱的状况下，难以通过利用电子文件满足自身需求，这也是用户利用电子文件存在的障碍。电子文件价值必须通过用户的利用实现，但是现实障碍使得用户无法随心所欲利用电子文件满足其需求。虽然计算机专家已经使计算机操作变得越来越容易，但仍不可能完全消除用户利用电子文件过程中的所有问题。 2、电子文件自身存在的障碍 就电子文件资源的产生而言，虽然目前电子文件的数量呈不断上升的趋势，但时间和空间都还没有使电子文件构成足够量的积累，因此无法与数千年来形成的汗牛充栋的纸质文件相抗衡。其原因是多方面的，首先，业务活动的电子化尚不普及，有的单位的计算机只起到打字机的作用，运转的文件都是纸质文件，尽管电子文件的形成是事实，但欠缺对文件形成之后的管理，因此无法提供电子文件的利用；其次，现有的电子文件大多还处于现行阶段，有相当的封闭性。资源匮乏的信息系统可能会抑制用户的利用欲望，从而大大影响潜在用户的数量。同时，电子文件从形成、积累到开放需要一定的时间，许多文件有特定的利用范围，因此可利用资源的丰富不可能在短期内实现。 3、档案部门角度存在的障碍 开发费用不足是存在于档案部门的影响电子文件利用的主要因素。开发利用电子文件需要消耗大量资金，而资金问题可能会成为开发者或是利用者的一直负担。电子文件的开发成本要远高于纸质文件的开发成本，同时开发活动不仅对档案专业人员有特殊的业务、技术要求，而且还需要设备、材料的消耗及通讯方面的费用，这会成为档案部门开发电子文件利用过程中的最大阻力。同时，在电子文件利用的过程中，对于查找电子文件、向利用者提供文件拷贝、对档案信息按专题加工、编辑、分析、处理或摘要等活动所需要的费用，应该由档案部门承担还是部分转移给利用者，这也是档案部门难以抉择的问题。如何妥善处理好这些花费是保证电子文件的开发利用能否持续发展的重要条件。 除了费用方面的问题，一些档案工作者对电子文件的利用持深深的怀疑态度，只管守住纸质文件的利用阵地，缺少探索电子文件利用模式的热情和勇气，这种态度有可能贻误电子文件信息资源的开发时机，并影响档案事业的发展。 4、法律方面的障碍 现代社会的一个主要特征便是法治，电子文件的利用也必须在国家的法律框架内进行，关于电子文件利用的法律、法规应全面考虑信息提供方及信息用户的权利和义务。电子文件利用过程中可能涉及一些权益方面的问题，如利用者的信息权、文件内容涉及的隐私权、档案文件的公布权等。对于诸如此类的问题，有些国家的档案法或其它法律中有针对纸质文件制定的相关条款，但不完全适用于电子文件。相比之下，电子文件属新事物，既包括公共信息又包括非公共信息，《档案法》、《知识产权法》等只是涉及电子文件利用的某些问题，但是不能解决所有问题。虽然《电子签名法》实现了电子文件管理法制化并认可电子文件法律效力最基本的依据和最重要的法律保障，但电子文件利用过程中的许多问题仍无法律依据。 二、电子文件利用对策 电子文件利用在保证为用户提供便利服务的同时还应保证电子文件的信息安全问题。与纸质文件利用相比，电子文件利用最突出的问题就是信息安全问题。针对上述电子文件利用存在的障碍，笔者认为应从以下几方面解决，真正实现电子文件为用户提供高效服务的同时还需保证电子文件的信息安全。 1、档案部门应做好本职工作 档案部门作为提供电子文件利用的主体，应根据自身不足及用户需求的变化，实时做出对应的措施。首先，对于由于自身知识素养的不足而无法利用电子文件的用户，档案部门应针对电子文件系统的结构和使用方法方面对用户给予必要的指导和帮助，也有利于用户缩短与电子文件管理系统的距离；其次，对于电子文件资源不足而无法满足用户需求，档案部门应做好积累工作，即积累新形成的电子文件，将无保密性的公开文件纳入利用系统；将具有广泛利用价值的历史档案进行数字化处理，向利用者提供使用；利用已有的网络与其他档案部门的系统加以链接，构建电子档案馆的雏形。 2、制定并完善电子文件利用的法律法规 现有的涉及电子文件利用的法律规范无法完全涵盖电子文件利用过程中涉及的所有权益问题。我国应健全电子文件利用方面的法律法规，使之配套化、系统化，这需要借鉴其它国家的立法、执法的先进经验，应至少在以下几方面做出明文规定，即公民的利用权、公民的隐私权、国家权益的保护、知识产权的保护、电子文件行政有效性和法律证据性的确立及非公共的文件、档案信息资源的开发利用等。 提供电子文件利用作为一种新型的利用手段和运作模式，它的发展不仅取决于计算机、网络等技术的发展和成熟，更重要的是取决于档案馆所营造的一种推动电子文件利用的环境，即“三分技术，七分管理”，要档案工作的各个环节以及各相关的工作部门按一定的秩序和规模相互配合、相互衔接，在档案馆的组织、协调下共同发展电子档案的提供利用。 （作者单位：南京市聋人学校） 关于高校电子档案管理的思考 ●王 银 随着计算机网络技术的飞速发展，高校办公自动化的水平不断提高，各职能部门产生了大量反映学校工作的电子文件。办公无纸化已经成为高校办公现代化的主要特征，并在不断发展和普及，电子档案也将成为未来档案的主体。与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视。由于传统纸质档案的管理理论、方法已经不适用于电子档案的管理，因此，建立高等学校电子文件的归档和管理办法已成为高校档案管理亟待解决的课题。 一、当前高校电子档案管理工作中遇到的问题 目前，大部分高校的电子档案管理工作还处于初始阶段，尚未做到规范系统化的管理，高校电子档案管理将面临以下主要问题： l、尽管高校教职工在各自的岗位上利用计算机形成了大量的电子文件(教学、科研、党政管理所形成的电子数据资料等)，政务活动撰写和起草的文件材料，产生的电子数据，这些都是具有保存利用价值的电子文档，但由于保存电子档案意识薄弱，对电子文件和电子档案的重要性，缺乏足够的认识，未纳入档案管理范围，电子文件随意被覆盖、删除，处于“自生自灭”的状态。 2、计算机生成的电子文件本身具有易更改性，更改后不留痕迹的特点，电子档案的“原件”变更，将难于保证法律凭证作用，高校各部门使用各自为政的软件，电子文件归档后，也难于实现信息共享，甚至无法利用。例如我校教务科负责学生的学籍管理，学工处负责学生工作，两个部门对自己平时工作中的电子档案能做到及时地分类保管，但是两部门之前并没能做到真正意义上的资源共享，在工作中经常出现要想详细地了解某个学生的全部资料至少要跑两个部门。 3、电子文件的生成环境对设备有很强的依赖性，不同的数据库依赖不同的软件环境，由于程序和参数的不同，新系统无法读取旧系统生成的电子文件。计算机技术发展比较快，计算机不断地升级更新换代，使用软件的升级、更换等客观原因，旧系统生成的电子档案失去运行的基础，迫使归档后的电子档案要不断地“迁移”、“复制”来适应“新的生存环境”的变迁，此过程中容易造成档案的失真、无法识读或丢失。 4、高校电子档案管理人员缺乏计算机、通信技术、计算机网络系统知识，电子档案管理存在滞后现象。 二、提高高校电子档案管理水平的对策 把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高高校电子档案管理水平，笔者认为应从以下几方面入手： 1、要高度重视电子档案的建设和管理。电子档案的建设和管理，要求在人、财、物方面进行大力度的投入，如果没有学校和主管部门的关心和重视，光靠档案工作者自己想办法是很难奏效的，学校领导应提供必要的资金保证，为其创造良好的环境支持。档案主管部门和分管领导应抓住一切机会，向学校争取人、财、物，要求政策倾斜，为电子档案的建设和管理创造必要条件，这是提高高校电子档案管理水平的前提。 2、要做好电子文件的收集、积累等基础工作。电子文件的收集是档案工作诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。在工作中，学校对开展的各项工作所产生的电子文件要做到及时地收集整理；人事部门管理好全体教职员工的电子档案；教务部门及时地更新教师业务档案的电子文件；学工处做好每一个学生从入校到毕业的各类材料的电子文件的收集整理；各院系对教学环节的教学材料做到电子文件的整理，对教师科研方面的电子文件能做到每年一次汇总，学校各部门对工作中的一些“无纸质”系统生成的电子文件，应当有严格的措施，必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。 3、严格电子文件的归档管理。电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标识即可。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。 4、规范公文制作和控制程序。对形成的新的公文档案要指定一个终端由专人或部门负责，各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。 5、加强电子档案软、硬件设施管理。要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，建立档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善对电子文件和计算机设备的设施和环境的保护，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件，确保电子档案信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。 （作者单位：南京晓庄学院） 建立名人档案 引导农民致富 ●庄会柏 孙连娟 随着改革开放和现代化建设的不断深入，在建邺区的各条战线上都涌现出大批的著名人物，他们在学习、工作、生活中形成的各种资料，不仅是个人的财富，更是建邺区经济发展和社会进步的记录和见证，对建邺区的历史和发展具有重要的保存和查考利用价值。为纪念他们，让人们了解、纪念他们不平凡的成就，2007年，建邺区档案局建立了“名人档案库”，收集整理了建邺区11位各条战线上的名人档案。其中，“江村农俗园”周爱玲园长的名人致富档案，记载了她从一个地地道道的农村妇女，成长为南京市首家农业旅游景点——江村农俗园(茶艺馆)老板、农家乐旅游带头人、建邺区政协委员和江心洲旅游商会会长……的艰辛历程。她创业过程中的点点滴滴，所取得的经验和教训，通过建立名人档案得到了完整、妥善的保存，也使得周爱玲不畏困难的意志、敢于创新的精神得到传扬，使更多的农民向她学习，一起走上致富之路。 周爱玲是江心洲街道永定村二组人，1999年，江心洲乡政府为了开展农业旅游，举办了第一届葡萄节，葡萄节期间的各项活动，使岛上的游客纷拥而来，激活了岛上的餐饮业，周爱玲抢抓机遇，办起了农家饭，美味可口的饭菜，地道的江鱼江虾，热忱的服务，使游客云集她家。2000年4月，在乡政府的大力支持下，在亲朋好友的帮助下，在大家的祝福声中，她的私人景点“茶艺馆”更名为“江村农俗园”正式对外开放，景区分为：人口区、前庭区、休闲餐饮区、展厅区、农俗展示区、游艺活动区、果园参观区等7大区域。当年江村农俗园就接待游客5万多人次，创收入20多万元。但是她并不满足现状，积累过后大胆投入，分别于2001年、2002年和2005年进行了3次扩建，增设了20多项参与性娱乐性设施。经过几年的奋斗，她私家园林的梦想逐步实现。多年来，周爱玲作为农业旅游领头雁，不断自谋发展，还帮助周边人，引导农民走致富路，对江心洲农业旅游发展起到了很大的促动与推进作用。为此，她多次被主管部门评为先进个人，获得街道“双带双富”十佳示范户，被区旅游局评为旅游先进工作者，被省评为“双学双比”竞赛先进女能手，被区妇联命名为“三八红旗手”，并荣任建邺区政协委员和江心洲旅游商会会长，而她的先进事迹也多次被中央电视台一、二、四、十套，江苏电视台，南京电视台等媒体报道。 作为建邺区的名人，在建邺区档案局征集名人档案时，周爱玲积极配合档案局的工作，翻出了自己的老照片、各种获奖证书、奖杯、影碟、诗词等物品捐赠给建邺区档案局。建邺区档案局指派专人整理她的名人档案，通过认真细致地整理，共形成了8种类型的档案： 一是个人简历、自传、各种学习汇报材料。周爱玲个人只有高中文化，为了把“江村农俗园”办的更好，她积极到安徽、上海、浙江等地参观学习，2004年更是到北京中央党校参加了全国工商联代表培训班，在不断积累经验和提高文化知识的同时，形成了不少学习材料。为了让更多的人学习创业的经验，周爱玲还参加了南京市农村妇女创业事迹巡回报告会等各种报告会，形成了很多的汇报材料。这些都记录着周爱玲的个人创业经历，有自传、学习小结、汇报材料等。 二是各种荣誉证书、奖状、聘书等。周爱玲艰辛创业、不畏困难、敢于创新的精神得到省、市、区政府和各级领导的高度赞誉，获得的证书、奖杯大大小小有上百件。现在还担任建邺区政协委员和江心洲旅游商会会长、南京市石鼓路小学等学校的课外辅导员等，她的聘书也有不少。 三是协议、合同等。“江村农俗园”被列为摄影基地和南京市十几所小学实践基地和南京市青少年社会实践教育示范基地，周爱玲和各学校、单位签订了很多共建协议、合作协议以及在经营生意中产生了很多的合同等等，都分门别类按序整理。 四是营业执照、纳税材料类。即在注册执照、纳税过程中所产生的申报表、审批材料、凭证等。从一个农家小院里的小饭店到今天的“江村农俗园”，周爱玲在经营过程中带头办理营业执照，带头纳税。她的纳税照片登上了《南京日报》的头条。她以自己的实际行动影响着周边的群众，影响着其他农家景点，使江心洲的农家景点旅游行业走上合法经营的轨道。 五是宣传报导类。周爱玲的先进事迹被中央电视台一、二、四、十套，江苏电视台，南京电视台，各大报刊杂志多次报道，产生了数量众多的光碟、报纸、杂志等宣传报导类档案。各大报刊的新闻报导材料等。 六是证件类。如各种会议代表证、听课证、身份证复印件等等。周爱玲参加各种事迹报告会、政协会议等都有代表证，参加学习班、培训班都有听课证，这些证件都是非常宝贵的实物档案。 七是照片。周爱玲的照片多不胜数，有年轻时家里的照片，有刚创业时农家小院照片，有1999年第一次建成时门口的大龙壶照片，有每一次扩建完成之后的照片，有外国友人来参观游玩时的照片等等，每一张照片都是一个场景，每一个场景都记录了周爱玲前进的一个脚印。 八是诗词、书画类。有很多国家、省、市、区领导人以及诗人、画家等来到“江村农俗园”，走进园内品茶、射箭、荡秋千；葡萄园里摘鲜果；“有馀亭”里赏景、垂钓同进行；种植基地鲜嫩蔬菜惹人爱；美丽的大孔雀伴人行……。游人的欢声、歌声、称赞声绘成一幅欢乐园，让人有一种身在仙境的感觉。游客高兴之余，雅趣骤增，纷纷留下众多题词、墨宝。其中，2002年国家旅游局孙刚副局长亲临江村农俗园，挥笔写下了“农业旅游一支花，江心洲上赏奇苑，葡萄架下春风暖，欢声笑语荡农家”的诗句。这些都是周爱玲的宝贝，也是非常珍贵的实物档案。 经档案局工作人员认真细致的整理后，周爱玲的名人档案条理清楚，查询方便。周爱玲看了整理过的名人档案后，激动地说：“过去找东西经常找不到，老早就想自己动手整理，苦于不知道从何做起，而区档案局的悉心指导为她指点了迷津。”她的农民致富档案的建立，也为今后开辟更广阔的市场奠定了坚实的基础。她还高兴的表示：她作为江心洲旅游商会的会长，一定要让商会会员们都动手整理自己的家庭档案，让农民致富家庭档案向更深处发展，确实为农民致富服务，为构建和谐社会服务。 （作者单位：建邺区档案局） 电子档案和纸质档案管理 过程中的几点思考 ●潘晓华 电子文件以其载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。 一、载体寿命的差异 纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反映，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。 电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。 二、环境条件影响的差异 1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解一氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低的条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14°C-24°C，相对湿度为45%-60%，而保存电子文件的理想温度为16°C-20°C，相对湿度为40%±5%，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。 2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来的霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损坏，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程，要采取严密的防灰尘措施。 3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用与磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。 4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线，特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信号的读写效果。 三、 技术寿命的差异 纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识别。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识别它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将要花费大量的人力物力。 四、信息保护的差异 纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”,因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。 目前，保护电子文件信息不给修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术，存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识别的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志如印签、花纹等隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。 （作者单位：江宁区汤山林场） 基本建设项目竣工图编制的思考 ●陶正财 随着计算机网络技术的飞速发展，基本建设项目档案的管理工作为适应科学技术，尤其是计算机网络技术的发展必须进行管理理论、管理方式、管理手段的变革，从而不断提升基本建设项目档案的管理水平，满足迅速发展的档案信息化管理的要求。 过去基本建设项目设计文件的管理主要是在项目立项批复后，由设计部门进行初步设计、详细设计(施工图设计)，施工单位负责交工技术文件和竣工图的编制工作，并向建设单位档案部门移交归档。这一管理方式在过去基本建设项目档案的管理工作中发挥了积极的作用，但随着科学技术的发展，尤其是计算机网络技术的发展，这一管理方式目前已不能更好地适应基本建设档案管理的要求，需要进行管理方式的改革创新。 改革创新基本建设项目档案管理方式，其切入点和重点当然是基本建设项目的设计文件，这是由设计文件是基本建设项目档案的主体决定的。 我们知道，基本建设项目尤其是大型基本建设项目的设计工作是复杂而艰巨的，设计变更贯穿于项目设计的全过程，一直要沿续到工程竣工。设计修改具体表现为设计图纸换版频繁，设计变更联络签多，是一直困扰着建设单位、设计单位设计文件管理的问题。建设单位始终把收集到能反映项目建设实际，满足项目建成投产后的生产运行、维护、改扩建作为项目档案收集工作的目标，要求施工单位在编制项目竣工图过程中严格执行基本建设项目档案的有关管理规定，由此形成了，即一对矛盾建设单位项目档案的收集目标与施工单位编制竣工图的质量。尽管国家、行业乃至建设单位为此建立了相应的编制竣工图的标准和规定，以规范施工单位编制竣工图行为，确保竣工图的质量，但矛盾并未根本解决。施工单位编制竣工图存在的问题主要表现在以下几个方面： 1、职责不明。基本建设项目交工技术文件通常包含两部分，即施工记录和竣工图，施工记录是在施工过程中形成的，由施工单位负责收集并向建设单位归档，而图纸是设计单位绘制的，由设计单位编制竣工图更为科学合理，目前仍然存在的由施工单位编制竣工图，是部分地承担了设计单位的职责。 2、法律责任不明。施工单位的人员在编制竣工图的过程中，为了要把设计变更反映到竣工图上，必然要在设计图纸上进行修改，这充当了设计人员的角色而忽略了法律责任。事实上设计单位并未赋予施工单位修改设计图纸的权利，施工单位只是在执行档案管理的相关规定，这从法律上讲是不严谨的，法律责任是不明确的。退一步说，施工单位实施修改的人员是否具备了相应的资质，是否得到了授权，尽管修改是依据设计部门签发的设计变更联络签进行的，但设计变更联络签不能取代法律授权书。如果存在施工单位的技术人员在竣工图上没有完全反映设计修改的要求，造成了相应的损失，则很难厘清相应的法律责任。 3、修改不到位。对于大型基建项目，设计修改贯穿着项目建设的全过程，尤其是边设计边施工的项目，设计图纸换版频繁，设计变更联络签存在着后发的设计变更联络签对先发的进行修改这一问题。联络签的数量庞大，给竣工图的编制带来了困扰。在基本建设项目档案管理中，尽管制定了相应的制度规范，但施工单位在编制竣工图时，往往不能把设计的修改全部反映到其编制的竣工图中，大大地影响了竣工图的编制质量。因此，在基建项目档案管理专业验收中，检查设计变更联络签与竣工图上的修改相对应就成为验收中的重要一环。 4、竣工图外观质量不佳。由于施工单位现场的档案文件材料保管条件的限制，对于建设周期较长的项目，存在着用已发黄的图纸、已在施工过程中使用过的图纸编制竣工图的问题，影响归档后的图纸保管和利用。 计算机技术的发展、数字档案馆的建设为解决竣工图编制过程中存在的问题提供了解决方案，目前，正在推行的由设计单位负责编制竣工图的方案顺应了基建项目档案管理与时俱进的要求，是基建项目竣工图编制方式的改革创新，也是档案管理现代化、信息化的大势所趋。 推行设计单位编制竣工图需要注意的问题： 1、设计人员工作责任心的加强。基本建设项目尤其是大型基建项目图纸量大，设计变更多，各个专业设计独立，项目建成后要形成一套完整、准确、系统的竣工图，需要各个专业设计人员根据设计文件管理规定和建设单位档案管理的要求，及时更新图纸的版次，及时完善设计变更的修改，始终保持所负责的设计图纸为最新、最符合现场实际的图纸，防止把版次低、未修改的图纸混编入竣工图中。过去由施工单位技术人员进行的工作随着竣工图编制工作的转移落到了设计人员身上，这无疑需要设计人员加强设计文件管理的意识和工作责任心的加强，也有赖于设计单位管理水平的提升。 2、项目设计文件的整合。专业设计人员完成专业图纸文件最终版(竣工图)的工作后，并不是简单地把各个专业的图纸文件合并到一起就算完成了竣工图的编制工作，就可以向建设单位档案部门移交了。如前所述，竣工图的编制要符合国家、行业的管理标准和建设单位的档案管理要求，设计单位要充分吃透竣工图编制的标准规范及要求，做到封面、目录、备考表、移交清单的格式符合档案管理要求、案卷题名准确、组卷科学合理。做到这一点需要设计单位加强档案的法制观念，加强档案管理的意识，设计单位档案管理人员在项目档案管理上把关，专业设计人员在项目设计文件上负责，通过与建设单位档案部门的通力合作，及时沟通处理在竣工图编制过程中出现的问题，才能把纷繁复杂的设计文件整合成一套完整、准确、系统，与现场实际相符，满足生产经营、维修保养、改扩建需要的竣工图。 3、设计成本的消化。设计单位编制竣工图无疑增加了设计单位的工作量和设计成本。过去设计单位在完成了详细设计或施工图设计后，对设计的变更和修改只管签发设计变更联络签就行了，剩余的工作诸如将设计变更反映到竣工图上、设计变更联络签的管理、竣工图的编制等全部由施工单位负责完成，设计人员则可以投入到其他项目的设计工作中去。要提高设计单位编制竣工图的积极性，要根据项目竣工图编制的实际，将合理的编制费用列入设计费中，以期设计单位投入必须的人力、物力、财力于竣工图编制的工作中去，实现建设单位、设计单位的双赢局面。 建设单位在竣工图编制过程中的职责主要有以下几个方面： 1、合同约束。建设单位在与设计单位签订设计合同时，要在合同中明确规定由设计单位承担项目竣工图的编制，明确向建设单位档案部门移交纸质、电子版竣工图时间、文件的格式。建设单位档案管理部门要以合同为依据，加强合同的执行力度，确保项目竣工图按时保质保量移交归档。 2、业务指导。建设单位档案管理部门要加强与设计单位的沟通，提供给设计单位相关的国家、行业、企业档案管理的标准、规定，尤其是建设单位竣工图编制的标准规定，指导设计单位按照建设单位的档案管理要求编制竣工图。 3、检查监督。建设单位档案管理部门对设计单位编制的竣工图要通过依据合同中的规定、竣工图编制工作会议纪要、行业或企业档案管理标准规定对设计单位编制的竣工图进行检查确认，督促设计单位编制出高质量的竣工图。 由设计单位编制竣工图的工作目前在各个行业的基本建设项目中已推展开来，这是科学技术发展的必然，是档案信息化发展的要求，是改革创新基本建设项目档案管理方式的关键，档案部门要顺应时代发展的潮流，修订相关的标准规定，全面提高基本建设项目档案管理水平。 （作者单位：扬子石油化工有限公司档案馆） 略论加强教务档案管理的有效途径 ●吕 洋 教务档案是教学管理职能部门在教学管理活动中积累形成的文件集合体，是教务处在教学管理过程中形成的具有保存价值的历史记录，是提高工作效率和进行教学情况研究的重要条件和依据。教学管理档案的标准化、规范化和现代化程度是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要指标之一，是学校档案的主体、核心和重点内容。因此，加强教务档案管理，是提高教务工作效率，提升学校整体教学质量的必要条件，也是衡量教学管理工作水平的重要标志。 一、教务档案的基本特征 1、系统性。教务工作是一项具备统筹性、全局性特征的系统工作，其工作进程中形成的档案资料相应的具有了系统性特征。如教务处工作计划、教研组教学计划、学期工作安排、期中期末考试成绩分析统计、各年度中高考材料、学校任课教师安排、各年度学期课表、学生学科获奖情况统计材料、学籍管理、教材建设等，从教务管理到教务实践，从宏观计划到具体工作安排，从教学运行到教学研究，都有详细的记载。 2、全面性。教务档案材料是教务管理部门、教研业务部门和教师在教学管理和运行过程中自然形成的历史记录，内容全面、内涵丰富、形式多样，既有以文字图标为形式，也有以声像软件为载体，既有编列有序的统计，也有分散杂乱的材料。因此，必须对这些载体各异、规格不一、种类繁杂的档案材料进行有序的收集、整理、鉴定、归类、保管。 3、实用性。教学管理水平的进步，本质上是在继承以前成功管理经验的基础上，不断积累、实践、创新、总结、提高的过程。教务档案为教学管理水平的提升提供了不可或缺的基础资料，正是基于对教务档案等基础性资料的积累，才有可能在总结成功经验、汲取失败教训的基础上，实现理论的创新和实践的飞跃。 二、加强教务档案管理的重要性 1、有利于作出科学的教学决策。完善的教务档案资料涵盖了教学计划、课程设置、授课安排等诸多教学管理方面的经验和做法。合理利用这些资料，不仅能节省大量的管理成本，提高工作效能，而且能为学校总结教学经验、制定各项教学方针、作出科学的教学决策提供系统全面的依据，使教学管理顺利完成从经验型、粗放型管理向系统化、科学化管理的转型。 2、有利于提高教学质量。教学质量的提高有赖于科学高效的教学管理，而教务档案正是加强学校教学管理不可或缺的工具，从学期工作的安排到教学计划的实施，从课程设置到任课教师的配备，从各种考试的考务管理到考试成绩分析统计等等，都需要在以往教务档案的基础上，总结规律，发现问题，改进创新，通过科学高效的教学管理，促成教学质量的不断提高。 3、有利于为教师学生提供客观权威的履历凭据。教务档案是教学管理工作的真实记录，是一种日常性的积累，具有较强的客观性，它为教师和学生提供了权威的信息资料。如学生学籍档案对于追踪毕业生下落、调查分析毕业生学业能力、证明学历水平等，都是必不可少的证明依据，而教师个人业务档案也为教师奖惩、转正、定级、调资、晋升职称等提供了客观的依据凭证。 三、加强教务档案管理的有效途径 1、树立良好的管理工作观念是加强教务档案管理工作的前提。档案管理人员要充分认识自己工作的重要性，要明确档案的生命在于它的实用性，因此要适时与一线教学年级组、教研组加强沟通协调，及时向教学部门发布教学档案的归档范围，定期向教学部门了解检查教学档案的收集情况。同时要充分发挥自身的主观能动性，积极宣传档案业务知识，主动参与教学管理活动，为教学工作提供服务，为学校各项改革举措的规划和落实提供信息，使档案管理部门真正成为教学工作的信息咨询部门。 2、领导重视是加强教务档案管理的工作根本。领导对档案工作的重视是做好档案管理工作的源动力，其重视程度直接关系到档案工作的成效，只有在领导的重视和支持之下档案管理人员之间才能形成默契的配合，档案管理网络才能得到完整的构建，档案管理规章制度才能不断健全，从而确保档案管理工作有条不紊，始终处于良性运行的状态之中。因此学校领导应将档案工作摆到应有的高度，把教务档案管理工作作为学校整体工作的一个重要环节，做到有计划、有落实、有检查、有总结、有提高，使教务档案工作更好地为学校发展服务。 3、制定完善的档案管理工作制度是加强教务档案管理的基础。教务档案管理工作作为学校整体工作的一个重要环节，没有严格的规章制度难以保证教务档案管理工作的顺利开展。为了使学校教务档案管理工作有章可循，应在《档案法》的基础上对传统的管理制度进行相应完善，以明文对档案工作进行规范，以适应现代化的教务档案管理工作。具体包括：教学教务档案的管理范围、学生学籍档案管理和其他档案管理的实施细则等。对档案的使用、保管、销毁等工作也应进行相应的规定，从而使学校教务档案管理工作制度化、规范化、科学化。只有在明确的规章指导下，才能确保提高教务档案管理的水平。 4、选配高素质的档案管理人员是加强教务档案管理工作的关键。教务档案管理工作是一项政治性、专业性很强的工作，不仅要求档案管理人员必须具有较高的政治觉悟，忠于职守、遵纪守法，始终保持较强的责任心和良好的服务意识，而且档案管理人员必须具备较强的专业素质，掌握教务档案管理工作的基础知识和基本技能，在此前提下学校应不断创造条件，保证教务档案管理人员通过进修培训不断提高自身的政治素质、文化素养和业务水平。 5、充分发掘收集素材是加强教务档案管理工作的保证。教务档案是教学管理职能部门在教学管理活动中直接形成的文件资料，它如实反映教学工作的方方面面，是全体教职人员辛勤劳动的结晶，是学校的重要资料，对于学校总结经验、教育教学改革以及上级检查工作提供丰富翔实的参考材料。所以教务档案管理部门要进一步增强服务意识，拓宽思路，动员各级教学部门采集编写各种档案信息资料，建立包括管理文件、教学改革、课程建设、专业建设、教学运行、实践教� | 
