江苏省档案局局长韩杰在至市档案工作暨表彰先进会议上的讲话

(2008年3月6日)

同志们：

在春天召开的南京市档案工作暨表彰先进的这次盛会上，首先，我代表江苏省档案局对这次会议的隆重召开和受到表彰的先进集体和个人表示热烈的祝贺!

刚才市档案局尹玉兰局长作了讲话，她的讲话概述了目前南京市档案工作的形势和任务。我认为这充分反映了南京市的档案事业、档案工作伴随着全市的改革开放和现代化建设事业科学发展、快速发展、和谐发展。在1月25日召开的全省档案工作暨表彰先进大会上，南京市档案局作为全省档案系统先进集体受到了表彰。在全省表彰的先进集体和先进个人，优秀集体和优秀个人当中南京市获奖是最多的，这也充分表明了南京市档案工作的总体水平和面貌。

近年来，在南京市档案事业发展的进程中有许多新的作为、新的建树为江苏省的档案工作增添了不少光彩，在这些当中，有些具有引导和影响全省档案事业发展大局的意义。比如，南京市法院、检察院、鼓楼医院、房产档案馆等单位的档案工作，在全省以至在全国都具有示范和导向的意义。在全省新一轮档案馆建设中，南京市江宁区档案新馆建设走在了前面。在今年全省将要开工建设的22个档案馆当中，南京市建邺区档案馆新馆率先在元月3日开工建设。对于这些集中起来说，南京市的档案工作在服务全市科学发展、促进社会和谐以及档案事业自身发展取得重要成绩、建功立业的同时，也为全省档案事业的发展作出了积极的贡献，省档案局作为全省档案工作业务主管机关衷心地感谢大家。

档案工作是对历史负责、为现实服务、替未来着想的工作。档案事业是党和国家事业的一部分，是记载历史、传承文明、服务社会、造福人民的事业。重视和做好档案工作就是对党和政府带领人民建设国家，创造美好生活的过去、现在和将来负责。在今天南京率先建成更高水平的小康社会的关键时期，做好档案工作既是为全面达小康，建设新南京做贡献，又是对南京新世纪、新阶段的历史负责。率先发展是南京在全国发展大局中的地位，也应该成为南京市档案工作的目标定位。祝全市档案工作在市委、市政府领导下，不断开创新局面，做出新贡献，走在全省、全国前列。

谢谢大家!

王咏红副市长在全市档案工作暨表彰先进会议上的讲话

(2008年3月6日)

同志们：

我来南京时间不长，刚刚两个月，这已是第四次参加档案工作的活动。春节前我专门到档案局作了调研，听取了档案局的情况介绍，看了部分处室，看了、听了以后，真切地感受到档案工作者良好的工作精神状态和甘于奉献的厂作作风，以及富有创新的档案工作成果。这几年全市档案系统紧密围绕市委、市政府的中心工作，应该说思路是清晰的，工作是创新的，成效是非常显著的，得到了国家档案局和省档案局的充分肯定，市档案局这次被评为全省档案系统先进集体，全市档案系统涌现出一批先进单位和先进个人。在此，我代表市人大、市政府、市政协向受表彰的先进集体和先进个人表示热烈的祝贺!向辛勤工作在档案战线上的全市广大档案工作者致以亲切的慰问!

刚才尹局长代表市档案局全面总结和部署了全市档案工作，我都原则同意。特别是省档案局韩局长对我市档案工作十分关心和支持，做了重要讲话，希望大家要认真贯彻。下面，我就做好今年及今后一个时期的全市档案工作简单讲几点意见

一、提高认识，增强工作责任感

档案是全面反映社会政治、经济、文化等人类活动的历史记录，是人类文明和智慧的结晶，也是我们借鉴历史、传承文明的有效载体。档案是文化南京建设的重要内容，南京作为一座有着悠久历史的文化名城，档案资源十分丰厚，不仅记录了我们这座城市的发展轨迹，而且在推动城市的发展和进步中有着重要的作用，在当前改革开放和社会主义现代化建设中，档案为南京的经济社会发展、精神文明建设、民主政治建设和促进社会和谐等服务方面，发挥着越来越重要的作用。我们要充分认识到重视档案事业是全社会共同的责任，更是我们档案工作者神圣的使命。全市档案工作者要进一步增强光荣感、责任感和使命感，更加热爱本职工作，更加自觉地投身到档案事业中。

二、围绕中心，更好地服务发展大局

要围绕中心、服务大局，将死档案变为活档案，要积极主动地为和谐社会建设提供全面、及时、有效的服务。

一是要积极为经济建设提供优质服务。要充分发挥好档案部门的信息资源优势，为全市经济发展提供有价值、有针对性的信息和建议，要抓好全市经济发展的重点建设项目、重大活动档案的收集、留存、保管和利用工作，要指导好国有企业、民营企业等企业集团的档案工作，为企业发展提供及时、准确、高效的服务。

二是要积极为社会民生提供优质服务。要及时为广大老百姓提供与他们的生活密切相关，涉及他们切身利益的各类档案资源，如房产、医疗、教育、婚姻、社保、公证等，要走进社区，贴近群众，调查研究广大老百姓需要什么，把档案工作做到百姓身边，急人民群众所需，为文明和谐的社会提供优质服务。要加快档案馆政府信息公开场所建设和现行文件查阅利用中心建设．切实做到亲民、为民、便民。

三是要积极为新农村建设提供优质服务。新农村建设是党和国家工作的一个重点，在抓好131个示范村的规范化建档的基础上，扎实做好乡村规划、农村经济发展、村民自治管理、环境综合整治以及基础设施建设等方面的档案建设，为新农村建设提供优质服务。四是要积极为丈化南京建设提供优质服务。南京建设历史文化名城，对档案的要求也非常高，今年要结合改革开放30周年等重大活动，开展各种人民群众喜闻乐见的丰富多彩的档案宣传教育活动。要发挥好实践基地、爱国主义教育基地作用，要充分挖掘南京丰厚的历史文化资源，挖掘档案所蕴含的历史内涵、文化内涵和思想内涵，通过举办展览、出版史料等形式，弘扬南京历史文化，为文化南京品牌的打造，做出自己应有的贡献。

三、加强业务建设，提升工作水平

今年，市委要求我们南京的各项工作要在苏南板块中、在全国同类城市中争先创优，档案工作也包括其中，要树立一流目标，创更好业绩，做到“四个加强”：一是进一步加强档案法制建设。要不断完善地方档案法规体系，提高依法治档水平。二是进一步加强档案资源建设。要完善档案征集接收工作机制，科学整合各类档案资源。三是进一步加强档案信息化建设。坚持把档案信息化纳入全市信息化建设的总体布局，着力解决建设资金不足的问题，推动档案信息化建设与数字政府、数字城市的同步协调发展。要确保40个关系民生特色档案数据库的建立并在全市实现共享。四是进一步加强档案馆的基础业务建设。全市各级档案馆要按照文明城市考评体系的要求，加大基础业务建设的力度，确保年内有4个区(县)档案馆进入国家二级档案馆的行列。

四、强化领导，创造良好的工作条件

档案工作是各项工作的一项重要的基础性工作，这个基础不牢固，我们将来是要负历史责任的。各区县、各部门特别是各级领导，要高度重视档案事业发展，要把档案工作放到重要的议事日程上来，切实加强对档案工作的领导，把档案事业纳入经济社会发展的总体规划，与各项事业同步协调地发展。各级发展、财政、人事等部门要进一步加大对档案事业的支持，为档案馆基础设施建设，档案资料的征集、抢救和利用，档案信息化建设等提供必要的保障。各区县都要不断改善档案馆设施、档案安全保管和有效利用的条件，使档案馆成为重要的档案保管基地、政府信息公开场所和爱国主义教育基地。要关心档案工作者的学习、工作和生活，帮助解决存在的实际问题，充分调动他们的积极性和创造性。广大档案工作者要主动适应时代发展的要求，不能仅仅把自己看作文件、档案的守护者，而应使自己成为历史资政的实践者，进一步增强使命感，无私奉献、与时俱进，在本职岗位上建功立业。

同志们，做好新时期的档案厂作，使命光荣、责任重大。全市各级档案部门和广大档案工作者要以更加进取的精神、更加饱满的热情、更加出色的业绩，谱写南京档案事业新的发展篇章!

坚持改革创新     谋求科学发展

努力开创档案工作服务和谐南京建设的新局面

尹玉兰局长在全市档案工作暨表彰先进会议上的讲话

(2008年3月6日)

同志们：

这次全市档案工作暨表彰先进会议的主要任务是：贯彻党的十七大和市委十二届五次全会精神及全国、全省档案工作暨表彰会议精神，总结2007年全市档案工作，表彰2006—2007年度全市档案工作先进集体和先进个人，部署2008年工作任务，动员全市档案工作者以先进单位、先进个人为榜样，团结奋斗，开拓进取，开创档案工作服务和谐南京建设的新局面。

一、2007年全市档案工作回顾

2007年，全市档案工作在市委、市政府的正确领导下，在国家局、省局的直接指导下，紧紧围绕全市工作大局，以服务和谐社会建设为主旨，以“五个一”活动为载体，扎实推进档案工作“五项建设”，有力促进了全市档案工作持续、健康、创新的发展。

(一)开展特色鲜明的“五个一”活动，唱响了档案工作服务主题。

一年来，全市档案系统广泛开展了“五个一”活动，有效拓展档案服务领域，深化档案服务内容，丰富档案服务手段，创新档案服务方式，奏响档案服务全面达小康、建设新南京的主旋律。

1．广征良策，谋求创新发展。年初，我们向全市档案工作者发出倡议书，号召全市档案工作者为推进我市档案事业发展、服务和谐南京建设每人提一条合理化的建议。广大档案人员积极响应，纷纷建言献策，共提出各类改革创新建议近百条。这些合理化建议在推动全市档案工作创新发展中起到了积极作用。

2．借助展览，弘扬档案文化。市档案局(馆)携13个区县档案局(馆)，征集了多个领域和界别具有重要影响的名人档案万余件，并于9月份举办了“南京百位名人档案展暨珍贵档案复制品交流展”。这次展览为期8天，共有8000多人参观了展览，受到了市领导的高度赞扬和社会各界的普遍欢迎。

3.加强交流，丰富馆藏资源。全市17家综合档案馆和专门档案馆相互进行了珍贵档案的交流复制，通过交流，加强了南京地区档案馆之间的交流与合作，对于丰富馆藏，改善结构，实现档案资源共享起到了积极的作用。

4.结对社区，共建社会和谐。全市集中开展了档案文化进社区活动。向社区居民提供文档查询、家庭建档、档案法律法规等方面的咨询服务；组织指导和规范社区建档；开展了“献爱心、送温暖”帮扶济困活动。7月初，市和各区(县)档案局联合市团委举办工一次以“了解档案文化、激发文化活力，建立成长档案”为主题的首届公益性档案夏令营活动，来自全市数十个社区的贫困家庭的235名中小学生参加了活动，充分发挥了档案馆的爱国主义教育功能。

5．岗位练兵，提升职业技能。市档案局在全局开展了人人参加、责任到处室、日记分值、月考质量的民国户籍卡数字化加工：录人为主要内容的岗位练兵竞赛活动。与此同时，在全市档案系统开展了群众性练兵活动，受到了很好的效果。在全省档案业务知识和技能竞赛活动中，我市取得了一等奖、二等奖等七个奖项。

(二)推进档案固本强基工程建设，拓展了公共服务功能。

2007年，我们把拓展档案馆服务功能作为全面落实科学发展观、服务和谐社会建设的重要体现，紧紧围绕中心、服务大局，面向社会、服务百姓，各级档案馆的社会服务功能不断加强，受到了社会的广泛好评。

1．不断丰富优化馆藏资源。一是试点先行，摸索档案资源整合之路。二是多方征集，促进档案资源多元化。三是清查划控，提高档案开放使用率。通过三项措施，达到了不断丰富馆藏的目的。

2．全力提升服务利用水平。各级档案馆都积极改善查档利用条件，查档接待服务更加热情、周到。全市共接待查档人次40000余人，查卷90000余卷。各档案馆都积极开展档案咨询、函电代查、代复等多种形式的档案利用工作，档案代寄存、代保管、代整理等工作也做得有声有色。

3．深入挖掘档案内涵。2007年，全市各档案部门共举办展览15次，接待参观38000余人次，充分发挥了档案的教育宣传作用。建邺区档案局为切实发挥爱国主义教育基地的作用，与社区、学校等12个单位签订了教育共建协议书。同时，各级档案局(馆)还积极开展史料编研，成果显著。市档案局编研出版了1本《南京大屠杀史料集》，与党史办合作编辑出版了《南京人物大典·英才卷》，栖霞区档案局(馆)编辑出版了《原罪——侵华日军在南京栖霞暴行录》，六合区档案局(馆)编辑出版了《占今六合》等一批出版物，在社会上引起广泛影响，得到了领导的好评。

4．着力改善基础设施。在省市领导高度重视和关心下，绝大多数区县领导对档案馆的基础设施建设给予了较大的关心和支持，从政策和人、财、物等诸多方面对档案工作给予了极大支持。部分区县克服经费紧缺的困难，将新馆建设列入了规划，新的一轮国家综合档案馆库基础设施建设的热潮正在兴起。目前，六合区4500m2新馆已基本建成，即将投入使用；建邺区8l00m2新馆已开工在建；高淳县已完成了10000m2新馆的选址；栖霞区档案馆的扩建也已在运作之中；雨花区档案新馆建设正在积极筹划落实。

(三)谋求管理模式创新发展，提升了档案监督管理水平。

一年来，我们紧贴时代发展要求，与时俱进，创新体制，促进发展，将档案工作做到和谐社会建设的方方面面。

1．探索创新管理模式，构建适应工作需要的新体制。市档案局将原来的业务指导处分为监督指导一处、监督指导二处，前移档案监管、指导的阵地，加强了监督指导的力量；新成立了电子文件中心和文档数据中心，专门负责全市档案数据的管理工作和电子文件的管理，加速档案数据应用，促进档案信息化速度的加快。新的体制更加符合档案社会化、信息化的要求，顺应了档案事业发展的潮流。

2.以等级认定为抓手，促进档案工作整体水平的提高。我们以晋升省级标准为抓手，狠抓了对基层档案工作的监督、指导，推动了基层档案工作制度化、规范化建设。白下区、江宁区、建邺区、柄霞区档案馆通过了江苏省档案工作省特二级认定，雨花台区档案馆通过了江苏省档案工作二级复查；市中级人民法院、鼓楼医院等12家单位通过了江苏省档案工作省特一级认定，市卫生局等64家单位通过了省一级认定，集合村粮食仓库等62家单位通过了省二级认定。

3．加强监管，建立全方位的档案管理体系。一是以贯彻落实国家档案局8号令为契机，规范了机关档案工作。二是进一步强化了“三重”档案的管理。三是加大了对国有企业、民营企业档案的指导力度。四是加强了民生档案的建设。

(四)加强档案法规体系建设，加大了依法治档管档的力度。为了切实履行对基层单位档案工作进行监督、指导的法定职责，做到监督到位，指导到位，检查到位，服务到位。一年来，不断完善档案地方法规的配套建设，全面推行档案行政执法责任制，严格权力阳光运行与政务公开制度，将执法检查与年检有机结合，提高了依法治档的科学性。

1.注重档案法规配套建设。继2006年市人大制定通过《南京市档案条例》及出台8项规范后，在市档案局的努力下，2007年，市政府又颁发了《南京市档案条例实施细则》，使我市档案法制体系建设又取得新的进展。

2．建强档案执法队伍。通过多种形式、多途径的教育培训，及时熟悉和掌握依法行政的新规范和新要求。不断强化执法责任制，提高了全市档案行政执法人员的执法能力和水平。

3．强化档案法规宣传。在《中国档案报》开辟了“金陵兰台风采”专栏，积极与《南京日报》、南京电视台、南京人民广播电台等媒体建立良好关系，集中时段、重点报道，加大了档案法制宣传的广度和力度，得到了社会广泛的关注，产生了较大的社会效应。

4.加大档案执法力度。我们将档案行政执法检查与业务年检工作相结合，优化执法队伍，完善执法内容、突出检查重点，保证了依法治档的实效。在《南京市档案条例》施行两周年之际，邀请了市人大常委会组织部分代表就《条例》贯彻实施情况对高淳县档案工作进行专题视察，促进了该县的档案事业发展。

(五)加快档案信息化建设步伐，实现了管理和利用手段的新跨越。

我们按照《关于进一步加强南京市档案信息化建设的意见》，加快了我市档案信息化建设的步伐。

1．强化档案信息化基础设施，促进档案科学管理。全市档案信息化基础设施投入继续加大，90％的档案局和当地政务网实现了有效连接，网络建设和硬件设备进一步改善，为档案管理系统软件的应用和推广打下了良好的工作基础。

2．完善电子文件中心建设，方便查询利用。各级档案部门积极加强了电子文件中心的建设，扩大了已公开现行文件的来源渠道，有效地担负起政府电子政务系统中产生的电子文件和电子档案的保存和管理的功能。

3．馆藏档案数字化进度加快，目录数据录入基本完成。调研了全市数据管理状况，制定了数据管理的相关制度，出台了数据管理的相关规定，为档案数字化的可读性、可靠性、完整性奠定了基础。全年文件级目录数据库共新增数据150余万条、可机检目录1208万条、专题目录30万余条；全文数据和多媒体数据库完成全文数据近320万画幅，照片档案6万幅。

(六)增强自身内在动力，营造了档案工作良好发展环境。

一年来，我们致力于营造一个档案事业发展的良好环境，不等不靠，加强了干部队伍和环境建设，理顺了与各级、各部门的关系。各级领导对档案工作也给予了多方面的关心与支持。省局领导多次到我市区县和机关、企事业单位调研，帮助我们解决实际困难，市委、市人大、市政府、市政协非常关心支持档案工作，多次到市档案局视察、调研、指导工作，王副市长刚到南京就任，就四次到市档案局调研、参加我们的活动，非常重视和关心档案工作，借此机会，我代表南京市档案局、代表全市档案系统，向关心、支持我们档案事业的各级领导表示衷心的感谢!

在看到2007年工作成绩的同时，我们也要清醒地看到，我市的档案事业发展还存在着一些不足，需要我们在下一步工作中加以改进。一是还有个别单位领导对档案工作重视不够、经费不足，档案库室面积小、安全性差，严重影响了档案的保管利用需要；二是档案资源整合力度、开放程度、服务面还需进一步加大；三是档案为社会服务、为民生服务的方式方法、创新不够；四是档案信息化的建设步伐还不够快，发展不平衡；五是档案工作人员的专业技术素质还跟不上新时期档案工作的需要，特别是信息化人才严重缺乏。对此，我们要高度重视，认真做好调查研究，共同采取有效措施，努力加以改进和完善。

二、2008年全市档案工作的主要任务

2008年工作思路：深入贯彻党的十七大和市委十二届五次全体(扩大)会议精神，围绕市委确定的全年十大工作任务，深入贯彻落实科学发展观，坚持不懈地推进“五项建设”。加大以信息资源共享为目标的信息化建设力度，加大以改善馆藏资源结构为目标的资源建设力度．加大以拓展档案馆服务功能为目标的综合基础建设力度。坚持改革创新，谋求科学发展，为建设高质量、更全面的小康社会和服务民生、促进和谐做出我们应有的贡献。

2008年工作的重点任务：按照市委、市政府确定的“优质服务推进年”的总体要求，以服务企业、服务民生为重点，不断扩展服务内涵，提高服务水平，做好今年的十项重点工作，即：“一个推进、二个展览、三个会议、四个活动”。“一个推进”即推进档案信息化建设年。“二个展览”：一是“改革开放30周年重大成就展”；二是与团市委、市妇联等单位及各区县档案局联合举办“幸福的记忆——家庭档案展”。“三个会议”：一是召开档案资源整合现场会，推广“浦口模式”；二是召开农业农村档案工作会议，总结推广“示范村”的典型经验，推动档案工作服务农业农村的深入开展；三是召开一次新闻发布会，联合全市13个区县档案局(馆)，向社会公开承诺，积极为社会公众提供高效、优质的公益性服务，查阅利用档案全部实行免费。“四个活动”一是131个示范村的规范化建档工作；二是和团市委、南京军区档案馆共办的第二届“小学生成长档案夏令营”活动；三是40个关系民生的特色档案专题数据库建立，突出抓好婚姻档案的收集和利用，力争将婚姻档案数据库建成全国“收集最完整、内容最丰富、利用最方便”的婚姻档案资源体系；四是抓好“三个10万卷(10万卷关停并转改制破产企业档案、10万卷民生档案、10万卷民国户籍卡档案)”档案提前接收的工作，不断丰富馆藏，奠定服务民生的坚实基础。

就如何推进2008年的全面工作，我想从以下5个方面来讲：

(一)搭建平台，优化环境，逐步建立统筹兼顾、协调发展的档案工作创新机制。

2008年是全面贯彻落实党的十七大战略部署的第一年，我们要按照国家局、省局和市委、市政府的要求，围绕中心、服务大局，积极搭建档案事业的工作平台、服务平台、发展平台，不断优化工：作环境，创造有利于档案事业健康发展的社会氛围，着力构建充满活力、富有效率、有利于科学发展的管理体制，逐步建立统筹兼顾，协调发展的档案工作创新机制。

1．积极搭建档案工作围绕中心、服务大局的工作平台、服务平台、发展平台。

按照市委提出的目标，进一步抓好经济、科技档案工作，为提高自主创新能力、加快经济发展方式转变做好服务。进一步抓好城市建设及“三重”档案工作，为提高城市现代化建设水平做好服务。进一步抓好农业农村档案工作，包括推动农村专业经济合作组织和村级建档，为新农村建设做好服务。进一步抓好企事业档案工作，走进包括民营企业在内的企事业单位，为企业发展做好服务。进一步抓好民生、文化、环保档案工作，为提升人民群众幸福感、文化大市建设和生态保护水平服务。通过抓好这些紧贴中心、事关全局的重要领域的档案工作，在全市范围、各行各业搭建起一个广泛的工作平台和服务平台，在积极开展各项档案业务工作，主动做好档案服务工作的同时，也为档案事业更好更快地发展，搭建起更广阔的发展平台。

2．积极创造有利于档案事业健康发展的工作环境和社会氛围。

档案事业要真正得到全面、健康的发展，还必须通过不断优化环境，创造有利于发展的社会氛围，提供更为广阔的发展空间。一是通过我们自身的努力，创造性地做好方方面面的档案：工作，以我们出色的工作业绩，赢得各级领导和社会的关注；二是积极争取各级党委、政府，特别是各级领导和相关部门的关心支持，及时帮助解决档案工作中存在的问题和困难，为档案事业的发展提供强有力的保障和支撑；三是通过加强宣传，扩大影响，增进社会各界对档案飞：作的了解和认知，得到广大群众的认同，为档案事业发展提供良好的社会环境和舆论氛围。

3．逐步建立统筹兼顾、协调发展的档案工作创新机制。

档案工作要全面贯彻落实科学发展观，就是要以发展档案事业为第一要义，一切围绕发展，一切为了发展，推动我市档案事业发展创历史新高；要以坚持以人为本为核心，逐步建立覆盖全市人民的档案资源体系和利用体系；要以全面协调可持续发展为基本要求，抓好档案工作的方方面面，促进不同区域、不同行业、不同领域的档案工作全面协调地发展；要以统筹兼顾为根本方法，统筹全市档案事业的依法管理和档案的保管利用，统筹档案工作的基础建设、业务建设和条件建设。总之，既要总揽全局、统筹规划，又要抓住事关大局的主要工作，着力推进，重点突破。逐步建立统筹兼顾、协调发展的档案工作创新机制。

(二）、突出主体，整合资源，逐步走出具有地方特色的档案工作创新之路。

市和各区县档案局(馆)是主管全市档案事业的行政职能部门，是全市档案工作的主体，在档案工作和档案事务方面，要起到决定性的主导作用。要切实履行好管理本地区各类档案资源的职责，有效掌控全市所有档案资源的生成、流向、管理和开发利用，不断推进档案资源体系建设，通过对档案实体和档案信息资源的有效整合，建立起一个全覆盖、多层次，结构合理、功能完备的档案资源体系，以此为突破口，逐步走出具有南京地方特色的档案工作创新之路。

1．积极推广“浦口模式”，强化档案资源整合。

去年，我们在浦口区开展了档案资源整合的试点工作，经过一年的探索和实践，取得了一定的成效，总结出一些好的经验和做法。今年，我们要在此基础上，在全市推广“浦口模式”，进一步强化档案资源的整合和体制创新。首先要深入调查研究，摸清区域现状，打好基础；其次要注意突出重点，逐步整体推进，本着以人为本、急用先整，先易后难、循序渐进，重点突破、整体推进的方法，有计划、有步骤地解决好档案资源建设中存在的问题；第三要坚持科学整合，务求整合合理，成效显著。在整合过程中要大胆创新，敢于突破，要紧密结合本区县的实际，因地制宜，各有特色，同时，要加强请示汇报，争取各级领导的关心和支持，要加强沟通协调，争取相关部门的积极配合。

2.明确重点，把握关键，注重资源整合的成效。

一是加强对机关各部门、各企事业单位档案管理的指导。各单位档案室、档案人员要严格按国家档案局8号令要求，制定落实好《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，管理好本单位档案的生成、移交、保管、利用等工作。

二是加强对关、停、并、转、破产企业档案的处置和监管。按照谁主管谁负责的原则，充分运用多种有效手段，加大对关、停、并、转、破产企业、改制企业档案的监管力度，妥善解决好这些单位档案的流向和处置问题，严防档案流失。

三是加强民生档案资源的整合。今年要积极建设覆盖民生重要领域的档案资源体系，科学整合直接关系民生的档案资源，尽快建立民生档案进馆机制，制定并出台提前接收档案的意见，规范档案资料的提前接收工作，依法提前接收涉及民生的档案。

四是加强地方特色档案的征集。以“独特、独有、独到”为目标，加强对那些地方特色浓郁、个性特点鲜明、具有特殊意义的档案的征集。做好艺术档案、非物质文化遗产档案、名人档案的调研、征集。其中，重点抓好南京越剧团、小红花艺术团等重要艺术团体珍贵艺术档案的征集；抓好秦淮花灯、六合民歌、高淳土话等非物质遗产档案资料的征集；抓好郑和宝船、金箔、南京烟标等特色档案的征集；抓好“四老四新”即：老企业、老字号、老文化、老手艺，新兴行业、新兴企业、新兴文化和新兴人才档案的征集。

3．推行“信息化建设年”，促进档案信息化建设。

目前，档案信息化建设已成为各级档案部门加快档案管理现代化步伐，实现档案信息资源共享，提高工作效率的重要手段和基础。今年是实施信息化三年规划的最后一年，要确保既定目标按时完成。我们将把2008年定为全市档案信息化建设年，就是要进一步加大信息化建设的力度，加快数据采集和建立专门、专项数据库，做好南京市电子文件中心的基础设施建设，加强档案应用平台的建设，逐步实现全市档案信息资源共建共享的目标。

(三)坚持依法治档，逐步创立促进档案事业健康发展的法规保障体系。

档案法规是我们做好档案工作的根本保障和有力的武器，是我们推动工作，促进事业发展的依据，国家有《档案法》，我们市里有《南京市档案条例》和《南京市档案条例实施细则》，这是许多行业和部门所不具备的，我们一定要牢牢把握住这些得天独厚有利条件，善于运用现有法规武器，并不断健全完善法律法规、规章规范和相关制度，逐步形成健全的法规保障体系，从而确保我市档案事业在法制的轨道上健康发展。

1．进一步完善地方档案法规，构建全面系统的法规体系。

这两年，经过我们的努力，市人大出台了《南京市档案条例》，市政府颁发了《南京市档案条例实施细则》、市政府转发了2项文件，市局出台了6个规范性文件，在依法监管档案和重大活动档案管理、实物档案管理、照片档案管理等方面做了规定。2008年，我们还要进一步完善规章制度体系，建成纵向涉及到业务指导、监督管理、执法检查、征集接收、保管利用、编研开发等档案工作全过程，横向涉及到经济建设、科学文化、教育卫生等各个系统行业，上至机关团体、下至家庭个人，从实体档案到电子档案等方方面面、相互配套的档案法规体系，从而构建一个层次分明、脉络清晰、全面覆盖、有利于档案事业健康发展的法规保障体系，这也是我们南京档案系统今年及今后若干年，需坚持不懈奋斗的目标。今年，我们将积极争取由市政府出台《南京市档案馆接收范围和程序》，积极促成市委、市政府两办转发《关于加强电子文件和电子档案管理的意见》，推动法规保障体系的完善。

2.加强档案宣传工作，不断扩大档案工作的社会影响。

要进一步加强档案宣传工作，不断扩大档案工作的社会影响，让全社会和广大人民群众更多地了解档案、认识档案工作。要不断创新档案宣传的方式方法，借助各种手段，利用各种媒介，扩大宣传工作的覆盖面，增强宣传工作的效果。要加大对全市档案工作新思路、新方法等方面的宣传，及时捕捉档案工作中的新亮点，推广档案工作中的新经验，反映档案工作的新动态，以达到激励档案工作者积极性的目的。要宣传档案工作服务民生、促进和谐的新举措、新成果，以达到推动档案工作新发展的目的。要加大对档案系统先进人物和先进集体的宣传，发扬光大局馆精神，发扬光大档案人的优秀品德。要把档案法制宣传作为宣传工作的重点，不断深化《档案法》、《南京市档案条例》及《南京市档案条例实施细则》的宣传贯彻，逐步形成有利于档案工作正常开展的法制环境、舆论环境和社会环境。

3.加大执法检查力度，促进档案法规的贯彻执行。

我们要把对全市档案工作的监督指导和档案行政执法有机结合起来，在做好对各级档案部门正常监督指导的同时，要加大执法检查的力度，改进检查的方法，力推档案法规的贯彻执行，确保档案工作在法治的轨道上健康运行。市、区(县)档案局是档案行政执法的主体，我们一方面要理直气壮地独立开展各种形式的档案执法检查，另一方面要充分依靠各级人大、政府、政协的支持，通过组织人大代表、政协委员和领导参与等方法进行执法检查和视察等活动，来推动档案法规的贯彻执行。

(四)服务民生，促进和谐，逐步推动档案社会化服务进程的加快。我们要围绕十七大提出的“加快推进以改善民生为重点的社会建设”，按照国家和省档案局提出的相关要求，加快实现档案价值观念和档案利用观念的转变，逐步建立覆盖全市人民的档案资源体系和档案服务利用体系。树立“亲民、为民、便民”的档案服务工作新理念，全力推进以服务民生、促进和谐为重点的档案社会化服务的进程，并使之成为我市档案工作新的亮点和增长点。

1．努力创造有利于服务民生的物质基础。

首先，要加强服务设施建设。要做好迎接国家档案局对档案事业发展综合评估的各项准备工作，按照全国文明城市测评体系的相关要求，市档案馆要确保顺利通过国家一级馆的综合评估，江宁、白下、建邺、栖霞四个区级档案馆2008年要确保通过国家二级馆以上的测评验收，全市要有30％以上区县档案馆达到国家二级馆。要积极促成、指导建邺、雨花台、栖霞和高淳三区一县档案馆新建、扩建工程目标的实现。

其次，要加强民生档案资源建设。要以服务民生为目标，以方便利用为目的，全市各综合档案馆及城建、房地产、民政、社会保险、文化艺术等专门档案馆(室)联合，就人民群众最关心，与人民群众息息相关的问题建立专题数据库，努力实现真正意义上的资源共享。

第三，要结合政务公开，加强全市各级档案馆政府信息公开查阅场所建设和电子文件中心的建没，并不断完善其服务功能。要充分挖掘馆藏档案资源，加快历史档案、现行档案基础鉴定工作步伐，抓紧做好未到期但依法可以提前开放的经济、科技、文化等档案，以及涉及到公众权益问题的现行档案的开放，把档案查阅与政府信息公开有机地结合起来。同时，要积极探索便民、利民服务的新思路、新方法，有条件的区县档案馆可以采取以点带面的形式，将档案资料、现行文件和政府信息服务窗口延伸到街道、社区。

2．着力开拓有利于服务民生的各种渠道。

一是抓好查档服务。在做好传统的查档接待服务的同时，积极创新服务方式，变被动的等待式服务，为主动、系统的提供服务。针对不同的查档需求，开展个性化、人性化服务，要充分利用网上查询、函电查询等多种方式提高查档服务质量。

二是抓好档案编研利用服务。今年是改革开放30周年，又是奥林匹克运动会第一次在我国举行，南京也会有许多重大活动，我们要以此为契机，配合重大活动和中心工作，因地制宜地举办相关的展览，编辑出版相关的史料汇编，为广大群众提供丰富的精神产品。

3．全力营造一个“我为社会提供档案服务，社会为我提供档案素材”的良好氛围。我们要通过为社会提供及时、有效的档案服务，逐步增强社会对档案工作的关注和理解，从而赢得更多的支持和帮助。形成一个“我为社会提供档案服务，社会为我提供档案素材”的双赢氛围，建立档案服务的需求市场，为档案的社会化服务提供不竭的动力和取之不尽的资源。

(五)改进作风，提高效能，逐步提升档案干部队伍的整体水平。随着档案事业的迅速发展，对档案干部队伍建设的要求愈来愈高。我们要进一步弘扬局馆精神，努力培养一支“团结和谐、务实进取、业务精湛、开拓创新、服务高效”的档案干部队伍。

1．以提升效能、推进优质服务为重点，进一步加强思想作风、工作作风建设。

进一步转变工作作风，大兴真抓实干之风。每一位档案干部要从自己做起，从现在做起，从每一件工作做起，发挥表率和带动作用，实现“三落实”：在身体力行过程中抓落实，在把握重点工作过程中抓落实，在强化监督检查过程中抓落实。建立健全思想作风建设的激励机制和责任机制，完善“一岗双责、双重管理”考核的内容，严格考核的标准，提高考核的水平，促进思想作风建设不断进步。

要进一步增强为社会服务的意识。服务是档案事业永恒的主题，只有以高效的服务，用心的服务，才能赢得百姓认可，我们档案事业才能有源泉、有动力、有依靠，才能持续地发展下去。因此，我们每一位档案工作者都要增强服务观念，塑造档案工作者良好形象，以一流的服务，赢得社会更多的关注，为档案事业发展提供更广阔的天地。

要不断谋求创新发展。坚持高标准、严要求，选准方向，确定新的目标，努力形成自己的工作特色和优势，为全市档案工作创造更多的特色和亮点。

2．不断提高队伍的专业素养，培养各个方面的专家型人才。

当前，全市档案干部队伍整体素质和水平参差不齐、高低不等，企事业单位的一些档案骨干人员，更换比较快，流动性比较大，新手比较多，造成部分单位档案专业水平相对比较落后。因此，我们必须加强各项业务培训工作，有计划、有组织地抓好以业务培训为重点的各项专业培训工作。要将短期培训和长期培训相结合，本着“干什么、学什么，缺什么、补什么”的原则，进行短期培训，依托高等院校制定委培计划，进行长期培训。要建立各类专业拔尖人才的培训制度，注重培养现代化管理人才、档案信息开发人才、一专多能复合型人才。要拓展培训方式，出台激励措施，开展竞赛活动，调动干部自主学习的积极性，激发干部队伍的生机和活力。我们要加强与相关高校和科研院所的联系，共同搭建高层次的学术交流平台，通过开展学术交流，共同承担相关的研究课题、委托培训高层次人才等形式，不断提高档案干部队伍的整体素质。

各位领导、同志们，今年的工作思路、工作重点和各项目标任务已经明确，让我们紧紧围绕市委、市政府的中心工作，在省局和王市长的领导下，在人大、政协的支持、帮助、关心下，以服务民生、促进和谐为重点，抓紧安排落实全年各项工作，团结奋进、扎实工作，为实现我市档案事业新的跨越做出我们应有的贡献!

 

浅议档案行政执法

陈彩霞

近年来，我县依法查处了两起档案违法案件。通过对两起档案违法案件剖析，发现在当前实际工作中，对《档案法》犯而不知、知而不报的现象普遍存在；档案违法案件发现渠道不畅，档案保管、查阅监管不力的状况令人堪忧。要有效解决这些存在的问题，需要全社会支持和配合，要切实加大宣传力度，提高对《档案法》重要性的认识，要在严格依法行政，提升执法层次的同时，进一步加大档案监管网络建设，切实加强档案查阅的监管工作。

  一、两起档案违法案例概况

  近年以来我县先后发生了两起档案违法案件：

  案例1：2003年7月10日，某乡镇干部羊某某到县档案馆查阅其本人农村私人建房审批表时，乘工作人员不注意时将乡人民政府意见栏收费10m2改为510m2，被县档案局工作人员现场发现。事后我县监察局根据《公务员暂行条例》第三十一条第十四款、《档案法》第二十四条第三款规定，给予羊某某行政警告处分。

  案例2：2006年3月1日，蒋某某到县档案馆查山林档案过程趁查档人员去复印之机，在其权定四至“蒋某某山界石”后加了个“路”字。档案局工作人员回库查验时发现异常遂立案调查，并依据《档案法》第二十四条第三款规定，给予蒋某某罚款500元处罚。

  二、存在问题

  通过对上述两起档案违法案例的剖析，可以发现两起案件有以下特点：

  1、发生和发现的环节相同：两起档案违法案件均发生于县档案馆查档室，并且都是在档案管理员归档查验时得以发现。

  2、当事人实施违法行为的起因和目的指向相同：皆是因为农村土地(山林地、宅基地)权属发生纠纷，企图通过涂改具有法律效力原始档案达到在纠纷调处中利己之愿。

  3、当事人事后对实施违法行为的认识和态度基本一致：违法案件发生之后，档案执法人员对违法当事人进行了谈话，从谈话笔录记载来看，两名违法当事人对自身违法行为都有一个共同的所谓“理由”，就是平时不知道有《档案法》，不知道涂改档案是犯法的事。档案行政执法工作是一项系统的社会工程，《中华人民共和国档案法》的颁布实施，为档案行政执法提供了法律保障。两起档案违法案件的发生，所幸之处是有我们的档案管理工作者认真履职，得以及时发现并依法处置。但它的发生给我们档案执法敲响了警钟。在当前的实际工作中，也仍然客观存在着很多不容忽视的问题。对《档案法》犯而不知、知而不报的现象普遍存在，违法案件发现渠道不畅、监管不力的状况令人担忧。

  (一)犯而不知

  由于民众对《档案法》的认识十分浅薄，特别是乡镇、农村老百姓这个层面，有知道《档案法》的甚少。由于档案依法管理意识的淡薄，对自己的档案违法行为浑然不知。如有一次，我们到乡镇一商店购物，店主开发票时，竟把档案局的“档”写成了“党”。这尽管是个错别字，但从中也不难看出，乡镇百姓对档案工作的认知十分有限。根据《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”但是在基层村委组织换届工作中，村会计等干部对本人任职时形成的集体经济、生产管理等重要账册占为已有，拒不交出，甚至有些村干部实施“对己有利自保管，对己不利就地销毁”的极端行为。而在老村改造、新农村建设的档案资料未及时收集归档的现象更是非常普遍，

  (二)知而不报

  档案工作无时不在，无处不有。《档案法》第三条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”但现实生活中，对明知应该保护的档案资料在他人手中、毁损丢失时，熟视无睹，知而不报的现象也较为常见。一方面可能是因为知情者，只知其涂改、损坏、销毁档案不对，不知其是违法行为，未予举报。另一方面是有些村干部或群众抱着“多一事不如少一事”的心态，对违法行为知而不报。由于档案违法行为得不到及时上报发现，客观上造成应依法收集或保护的档案材料受损或丢失，也使《档案法》执法主体的档案局对违法行为无法进行及时有效查处。

  (三)渠道不畅

  档案执法事关单位、个人切身利益，因而违法者往往具有一定隐蔽性。从目前现有的管理体制和人员素质结构看，难以适应《档案法》所规定的需求。特别是随着网络信息化的发展，档案管理工作已远不能跟上现代信息化的步伐，直接导致了反映基层档案管理的信息传递滞后、违法现象或行为发现困难、违法案件现象线索收集渠道不畅。

  (四)监管不力

  我县近年来的两例档案违法案件，都是在档案馆查阅档案时涂改档案资料的违法案件，由于档案保管员，忙于查找、登记，跑库房，给涂改档案者有很大的“活动”空间，有时也确实难以发现。所以，仅靠档案保管员的责任心和肉眼监管，是难以为继的。

  三、解决问题方法

  针对上述存在问题，我们必须立足现实，积极商榷解决的途径和办法。从磐安的现实出发，我认为应采取以下措施：

  (一)、要加大《档案法》宣传力度

  档案违法有着它的二重性，一是知法犯法，二是无知触法。对于知法犯法者，我们要严格依法作出处理，决不手软。但对于无知者，我们除依法行政外，还须有些同情和扪心自问，除自身的素质外，为什么会不知《档案法》，对于档案管理主管部门或职能管理来讲，确实存在对《档案法》宣传不主动、不重视、不到位的问题。现实工作中，是宣传工作只重视机关而轻视乡镇，忽视农村，无视农民。在开展思想宣传工作中，也往往只抓“档案宣传月”而不抓其它月，上级布置什么做什么，所有这些都将严重影响了《档案法》的普及。因此，我们要从形式、内容、投入上下功夫，切实加大宣传力度形成上下联动、内外结合、全民普及、常抓不懈的宣传和贯彻氛围。

  (二)提升档案执法的层次

  《档案法》的全面贯彻落实，光凭档案管理部门自身的力量，难度较大。《档案法》的严格执行，需要全社会的支持和配合，特别是需要各级领导的思想重视和认识到位。同时在“发展是硬道理”的当今社会，领导层对于《档案法》的理解，往往要有个“痛苦”的认知过程。这个过程一般来说有两个方面：第一，有较高文化层次的人，因为他们有浓厚的文化底蕴，知晓档案也属文化范畴，且西方国家十分重视档案工作。因而会认为档案不可或缺，但多数人对己无益的事，对今天无关的事也会认为宜少或缺。第二、在日常工作中，我们常常会发现许多领导对档案重要性的认识是失去了才知拥有的珍贵。当遇到单位和个人的利益需要档案资料支撑维护，而因应查档案的缺损导致自身目的难以实现时，才知档案资料的珍贵和档案工作的重要，才把档案视为“钱袋子”、“命根子”和“活证人”。

  为此，我们必须在自身努力的情形下，再借助外力，提升执法的层次，以引起全社会的关注和重视。这几年，我们借助县人大、县委县府督查室直接领导和参与，来提升执法的层次，达到预期目的。

  (三)加强查阅监管

  查阅时的涂改档案违法行为，仅靠档案保管员的责任心或肉眼来监督，确难保证万无一失的。“科学技术是生产力”，对于档案执法，同样要有科技支持和保障。在当今，我们必须借助现代科技监督手段，对档案资料实行科学的有效的防霉变、防潮、防蛀等保护，对档案库房、查阅室等专门场所实行实时视频监控监督。只有这样，才能对怀有不正之心者以震摄，及时防范并杜绝档案违法行为的发生，又能及时固定档案违法人员的违法证据，利于有效地打击处理涂改档案的违法行为。与此同时，档案馆要进一步建立和完善档案查阅、归档、查验等一系列监督制度，认真查验利用档案的完整性，及时发现利用档案时被涂改、撕页现象，及时校对查阅记录，发现档案违法行为。

  (四)建立档案监管网络

  由于农村档案面广量大，档案违法的信息难以发现和掌握，为了实现有效的监管，必须建立档案监管网络，疏通档案信息，及时实施督查。

  l、建立村级档案员，明确有村会计兼任村档案员，在新农村建设中，要规范村档案员的职责，除保管会计档案外，要兼任村办公室主任，从中可减少村务开支，把村文书档案、会计档案合二为一，有利于档案的建档保管和利用。为及时提供档案信息的人员保证。

  2、健全档案信息网络，乡镇档案员是村档案员的领导者，组织者，档案局要分系统、分乡镇实施联系制度，建立金字塔型的管理网络，按月检查汇报，只有这样才能知人、知村、知情，实施有效的监管。档案行政执法，是一个系统工程，除控制档案违法案源外，还须建立一支合格的执法队伍，努力做到依法行政，才能有效地对档案违法行为实施打击。(作者单位: 湖北省秭归县档案局)

 

档案利用工作中的思考

●杨 蕾

  档案利用工作应以全面服务于社会为宗旨，以满足广大利用者为目的。这方面档案馆有着得天独厚的资源优势，但如何充分发挥这种优势，更好地为经济建设和社会各项事业服务，是我们每一位查档接待人员应该考虑的问题。

  笔者从事接待查档的时间虽然不长，只有区区几个月，不过从最近的利用情况看，查婚姻、独生子女、房产档案的比例还是占优势，而且随着社会的进步，人民群众的法律意识越来越强，人们更加注重维护自身的权益，查找公证、工龄及下放时间的利用者也日益增多。作为一名档案工作人员，希望利用者都能满意而归，可有时也会看到他们失望的眼神，这让我们工作人员感到一丝歉意。对于这样的问题，我们应该怎么做呢？我认为应该从以下几个方面着手：

  一、拓宽收集渠道，丰富馆藏资源。

  丰富的馆藏是档案馆为社会服务的基础,没有馆藏作支撑,我们为利用者服务就会成为一句空话。例如：1960年前后，我国有一大批知青下乡和人员下放，虽然80年代后大部分人员落实了政策，但还有少量人员没有落实政策，最近到馆里查找下放原始凭证的利用者陆续不断，但像这些重要的历史性档案，我馆却珍藏不多。常有利用者满怀希望而来，两手空空而走，令人感到十分遗憾。曾看到过一篇文章，某地有利用者在他人手中发现了自己的下放档案，该地档案局馆领导得知此情况后，亲自上门做工作，将这批本应进馆的档案接收进馆。看了此文章，感触颇深。作为档案工作者，在档案利用工作中应一改过去“你来我查”、“坐等上门”的单一被动利用方式，尽早走出馆门，采用跟踪调查的方法，获得信息和信息反馈，多方收集在经济建设和社会各项事业中有较大现实利用价值的档案，并将其提前接收进馆，这样才能真正建立起馆藏丰富、结构合理、富有特色的档案信息资源保障体系，为有效开发利用奠定良好的基础。

  二、加大宣传力度，提高档案馆知名度。

  一直以来，社会公众的知档度不高，虽说档案馆是一个重要的信息基地，却未被社会和公众熟知，不少公民总以为档案馆是保密单位而不敢涉足，特别是利用者多为普通百姓，他们的档案意识较弱，不了解档案馆的职能，不懂得或者不知道利用档案，使档案利用率不高，社会影响有限。今年10月份的某一天，王某怀着焦虑的心情走进我馆，想查找其1990年工作分配的存根。当年她师范毕业分配到下关某小学当英语老师，后来由于种种原因辞职自谋职业，最近在办理养老保险时，未找到当时工作分配的记录，这将影响她养老保险的工龄认定，因此，她十分着急。由于她不了解档案馆职能，跑了很多地方，走了许多冤枉路，几经周折，最终在教育局工作人员的帮助下才来到我馆。我馆工作人员通过电脑检索、人工查找目录，在区教育局的档案里找到了她工作分配的时间，让她满意而归。

  为了让利用者少走弯路，我认为我们可以利用广播、电视、党政网、标语等各类载体进行宣传，也可以发放档案宣传册，使他们了解档案的作用，了解档案的查找路径，这要比空喊几句档案工作重要强得多。尤其对不太了解档案、不熟悉档案价值的同志来说，通过档案利用事例的宣传，使他们了解档案作用，了解档案工作，从而理解、支持档案工作。这将起到一个实实在在的宣传和教育作用，有利于让更多普通百姓明白事关老百姓切身利益的资料哪里能够查找到。通过多途径、多形式的宣传，不断引导，增强群众维权意识和能力，同时也树立了档案馆为社会服务的新形象。

  三、更新利用方式，增强服务意识。

  随着信息化时代的到来，我们不能拘泥于传统的接待利用，必须改变服务观念，树立主动服务的理念，创新服务机制，拓宽思路，探索档案利用向电子化、网络化方向发展，逐步实现网上发布档案信息，开放档案目录、查询档案内容的一条龙服务。缩短档案馆与利用者的时空距离，为利用者提供贴身、贴心服务，充分发挥档案馆的社会服务功能，真正做到社会主义建设覆盖到哪里，档案服务就延伸到哪里，用优质服务奉献社会。

  我想，只要我们认真按照接收与利用，馆藏与开放相结合的方针，不断解放思想，更新观念，真正树立起为公众服务的观念，并做到优质、实在、高效，档案工作就能更好地为经济建设、社会发展服务，为广大人民群众服务。

（作者单位：下关区档案馆）

浅谈中学档案信息资源开发与利用

●李 莉

  档案是人类社会活动的原始记录，是人类各种记录物中最原始、最可靠、最具有权威性与凭证性的一种，它真实记录并发展了人类文明的全貌与全程，是人类联结过去、现在与未来的坚固纽带。学校档案是学校在长期的教学实践活动中不断积累起来的具有重要价值的历史资料，是学校一切工作的综合反映，是一个学校过去工作与活动的历史记录，是历史的见证材料。它既是一个学校长期教学活动中各个方面的实践经验的总结，又为学校在今后工作中扬长补短，不断继续前进提供了科学的、重要的依据。实践证明，重视档案资料的收集、整理和保管，充分开发和利用档案信息资源，能在学校的发展、改革中发挥重要作用。本文结合工作实际，就中学档案信息资源开发与利用促进谈些粗浅的认识。

  一、健全和熟悉档案资料是开发利用档案信息资源的基本前提

  我校成立于1925年，于1966年6月迁至南京栖霞区八卦卦洲中学，直至1979年6月在原址恢复办学，文革期间学校的文档资料毁之殆尽，1979年后虽又慢慢积累了不少档案资料，但没有形成规范化管理。1987年在上级主管部门的指导下，学校建立了综合档案室，现档案管理水平已达国家二级。学校配备专职档案管理人员，建立了档案工作网络，做到机构健全，人员落实，职责明确，制度健全。每年的档案工作有目标、有计划，并列入分管领导的工作议事日程，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这一切都在细节上保证了档案管理的顺利开展。

  学校的文书档案的收集和整理，是以确保归档文件资料齐全、完整、系统为宗旨，将档案工作具体分解到部门，各部门都配有兼职档案管理员。文书档案做到平时收集和相对集中收集相结合，每位档案人员都按要求及时收集并整理归档，做到资料完整、分类规范、台帐齐全、管理有序。

  最近，南京市教育局要求我市一批老校提供建校时校名的来源，借以挖掘老校深厚的文化底蕴，扩大对这批老校名校的宣传。我校于1925年建校时校名为“上海震旦大学预科学校”，学校前身为上海震旦大学（现上海第二军医大学）的预科班。我们查阅了这批历史资料和有关照片，寻根求源，及时提供了我校校名的来源和佐证。历史资料说明：“1902年末，蔡元培等请马相伯创办震旦学院，马欣然允诺，并请天主教法国耶稣会协助。上海震旦大学一共办了三个预科学校，主要教授法语，为震旦大学输送预备生。一所在南京，一所在扬州，一所在上海（即现在的上海徐家汇中学）。1925年秋，法国天主教耶稣会派遣法国人翟光朝神父任校长，来南京石鼓路天主教学，创办‘上海震旦大学预科学校’。旋即迁址到现碑亭巷51号。初期规模很小，仅有一个班，学生十多名，学校与教会成一体，老师就是神职人员。”为了这校名一事，档案室和校史办的同志在校庆七十周年时就考证过，但还没有得到确切的信息，十年来，他们从不气馁，以对历史真实的执著的精神，多次到上海档案馆、天主教会、南京第二历史档案馆查阅资料，经过不懈的努力，终于弄清九中建校时的校名和学校的沿革，可见健全和熟悉史料的重要性。

  二、热情主动提供服务是开发利用档案信息资源的必备条件

  档案信息资源开发与利用，既要坚持按规章制度办事，又要注意改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。

  我们根据室藏档案内容丰富、资料齐全、跨越时间长的优势，开展了多层次服务于教育、教学、社会等诸方面的工作。近几年来，每年接待校内外查阅者达数百人次。1996年，梅园新村纪念馆与我校联合，在我校创设了“邓颖超班”，设立了“邓颖超”奖教、奖学金，并制定出相关的评选条例，随着时间的推移，情况的变化，学校对评比条例也作了相应的修订，而每年我们都将开展此项活动的各种材料收集归档。2004年5月，全国第四届周恩来班、邓颖超班青少年思想政治工作研讨会在我校召开，为了能真实地将学校近八年来开展此项活动的全过程展示向与会者作一汇报，我们档案室做了大量前期准备工作，查阅了历年的相关资料，提供会议组织者参考，使研讨会圆满成功。特别值得一提的是，2005年9月我校举行建校80周年的校庆活动，校史办公室的同志数十次到档案室查阅资料，提出资料目录和查找资料的信息，我们档案室的同志为了充分利用学校档案室的文字资料、影像资料、实物资料，不厌其烦地查找，将许多学校历史性的记载、校友的资料、各阶段的教育教学活动的各种形式的资料，应有尽有，使校史办的同志通过不同方式将历史展示出来，让老校友触景深情地回忆起往事、在校的师生更深刻全面地了解学校的过去，起到了很好效果。

　　三、开发档案信息资源是学校档案管理工作的重要任务之一

　　档案是重要的信息资源，开发档案信息资源重在“开发”，开拓收集范围、多渠道提供利用，是开发档案信息资源的主要手段，克服档案原件不被广泛系统利用的缺点，做到广角度、多层次收集，建立纵向与横向收集工作网络。开发有效信息，提高利用效率。

　　为了更好地提高档案的利用效益，变死材料为活材料，1997年以来，我们加强开发和利用档案资源，在搞好档案基本管理的同时，主动开展一系列的编研工作。学校领导带头，要求档案管理员不仅要按时间顺序收集和整理档案，还不定期的对学校工作有特殊指导意义的档案材料进行归类研究，编写出有参考价值的编研材料，拓展了档案资料的利用价值，将档案资料管活。学校各处室密切配合，利用业余时间查阅大量卷宗，教务处编研了每届各班级、各学生三年学习成绩跟踪；教科研课题研究进展情况分析；德育处学生专题活动的成效等，为学校各项工作进一步开展提供了可信的信息。近期又编写汇总了22种专题资料汇编，其中深层次开发的材料有11种，这些汇编材料发挥了很好的效益，为学校的建设做出了贡献。这一切足以说明开发档案信息资源是学校档案管理工作的重要任务之一。

　　总之，要做好档案信息资源的开发与利用工作，既要热情主动地提供服务，又要健全和熟悉档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还应对利用效果的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把中学档案信息资源的开发工作做得更好，使之发挥出更大作用。

（作者单位：南京市第九中学）

 

模拟录像档案亟待抢救与保护

张序杲

  录像档案资源是一个城市或一个单位、部门历史的重要记录，是非物质文化资源的重要载体，保护文化遗产，就必须重视档案资源。国家档案事业的发展，社会对档案部门档案信息利用的需求，各类档案资源优化整合已成为一种重要的趋势。今年，我们对南京市模拟录像带的现状进行工调查。通过调查发现，模拟录像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响到档案的保管及利用。更为严重的是，这些曾经辉煌的模拟录像带再过几年将会逐步被淘汰、毁损，甚至有不复存在的危险，管理工作严重滞后于档案工作的整体发展水平，加强抢救与保护工作刻不容缓。

  一、模拟录像带及设备现状

  二十多年来，南京的城市面貌发生翻天覆地变化。昔日的南京可以用一条路、一座山、几栋具有殖民色彩的建筑来概括。而今的南京，高楼林立、错落有致、气度非凡；交通干道城外成环、城内成网，四通八达……整个城市焕然一新。与此同时，也正是录像等电器设备发展的黄金时期。音像视频技术的广泛应用，在全市形成了一大批记录着南京改革开放以来一系列重大活动和事件的重要历史资料，它们真实、全面、系统、详实、生动地记录了南京的发展足迹，同时产生的大量以模拟录像带为载体的档案，是极为重要的、不可多得的档案资源。但是，随着科学的进步、历史的发展，设备的更新，以及这些录像设备、技术的逐步被淘汰，模拟录像带的白然毁损等因素，必将出现录制在模拟录像带中这段历史无法再现的现实，造成无法估量的损失!问题一旦发生，悔之晚矣。

  1、资料珍贵

  资料珍贵、存品惟一，是对这批模拟录像带的总体概括。从模拟录像带录制的内容来看，其一，涉及广泛，资料丰富。这些录像资料中许多是涉及到我市老一代领导人和现任领导人的珍贵资料。而且，在资料中还包含了反映国家领导人来宁视察实况、反映89事件、抗洪抢险、华商大会、全国第十届运动会、世界历史文化名城市大会和市人代、市政协会议、市党代会等一批重大活动跟踪摄像所形成的第一手珍贵专题片录像资料。这些录像资料中还真实地记录了南京政治、经济、文化、教育、科学技术等各条战线的重人事件和变迁，同时也记录了南京悠久的文化和风土人情，是南京发展历史的见证。其二，是历史的见证，具有惟一性。录像档案所记录的“新闻”都将成为历史的见证。同时，将作为社会发展、人类进步的参照系，展示给后人。录像档案作为档案的—个门类，自产生之后就受到了广泛重视。如今，它所记录的内容不仅在很大程度下取代了电影胶片所记录的内容，而且是照片等载体档案所不可替代的。不可能与其它资料重复，具有惟一性。《一张老照片卖了11万》是《金陵晚报》(2007．11．29第一版)上发表的一篇文章。文章中涉及的这张照片是一张拍摄于1891年反映上海黄浦江风景的老照片。从中我们不难看出照片所具有的可观的经济价值，更主要的是其社会价值和历史价值。而在我市现存的这批模拟录像带中，极有可能存在着大量的具有经济价值、社会价值和历史价值的画面。

  2、管理现状

  在我们调查的单位中，保管条件差异非常大。即使是存储条件比较好的单位，也不同程度地存在着问题。管理工作问题最为突出，归纳起来主要有：录像档案管理制度不健全，档案没有集中统一管理：档案意识不强，难以及时完整归档；保管条件差，档案难以长久保存：收集渠道不畅，档案室藏匮乏：单位重大活动档案流失严重等几个方面。

  模拟录像档案保管条件比纸质档案的要求更加严格。要录像档案必须存放在较为“理想”的条件下，并且需要严格控制其温湿度。而调查发现，只有少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。更有甚者，在个别单位中，这部分档案长时间无人过问，几乎被废弃!特别是一些正在搬迁的单位，往往长时间将其存放在根本不具备保管条件的杂物间的纸箱内，这样的条件进一步缩短了模拟录像带使用寿命。有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

  3、模拟录像带现状

  在正常情况下，录像带的有效使用、保管寿命为15年，如果存储条件不良、使用不当，其寿命将会更短。目前，我市现存录像带的相当一部分已经超过了有效使用、保管年限，其余部分也即将达到使用、保管年限。该批录像带，很多已出现了带基老化、磁粉脱落、磁信号衰减，或生霉粘连，甚至无法使用。由于视频技术的不断发展，新一代的数字技术广泛应用，原先使用的模拟录像技术现己被淘汰。

  对模拟录像带调查发现，存在于南京的模拟录像带，可以用数量庞大、保管不利、老化加速等来概括。数量庞大，品种杂。南京某音像资料馆就存有反映南京1984至1999年全市重要活动的新闻带和专题宣传带等近x万盘。全市其它系统、部门及企事单位，特别是一些大中型企事业单位，形成的录像资料就更难以统计。南京某音像资料馆的模拟录像带以大3／4为主，其他单位的模拟录像带品种比较杂，有多种规格，除大3／4带外，主要有：大1／2、小1／2、小3／4、B带等。保管不利，账目混乱。一些单位，存储条件差，保管环境不良，没有目录，有的单位甚至连录像带的数量都不详，内容更无法搞清，部分录像带因霉变、粘连等已无法使用。老化加速。我市地处我国南方地区，属于温暖湿润气候，每年梅雨季节及高温、高湿的时间相对较长，对档案的保管都是不利的因素，尤其是录音带、录像带等受霉菌、高温、高湿的威胁更加严重，在保管不利的条件下，加速其老化己成必然。归档不完整。从录音、录像带的归档情况来看，同样令人担忧，相当一部分单位归档不完整：有些是“一盘录像带反复用”，其原始所录制的录音(像)根本就没有保存下来，本来是很珍贵的资料，却由于没有及时整理、归档，从而失去了其应有的保存价值和利用价值：有些录像档案，标题与内容风马牛不相及，用时找不到成了最大的遗憾!另外，还存在有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，尚未收集归档等。

  4、设备现状

  新技术的发展，也导致了老设备的淘汰。如过去广泛使用的大3／4、大1／2配套的录放和编辑设备现在已很少，与小1／2、小3／4、B带等配套的录放和编辑设备现在就更少。有些特殊录放和编辑设备及其配件成了“宝贝”，形成“物以稀为贵”的局面。这就给我们开展模拟录像带的抢救工作增加了相当大的难度。如，某通讯工程学院等单位有设备，但根本不出手或开价非常高。如不尽早采取措施，抢救设备将成为抢救工作中的一大难题。此外，不良的带基将使录放和编辑设备的重要配件：更易损毁。

  二、对策与建议

  1、“保护文化遗产、守住精神家园”

  从近年国家政策，特别是十七大报告中，可以看出，我国对文化遗产的重视程度在不断提高，保护力度在逐年加大，明确提出了对中国的文化遗产的保护。去年国务院发出《关于加强文化遗产保护的通知》，要求进一步加强文化遗产保护，并决定从2006年起，每年六月份的第二个星期六为我国的“文化遗产保护日”，口号是“保护文化遗产、守住精神家园”。此后，《中国非物质文化遗产保护成果展》又在国家博物馆开幕。文化部部长孙家正在开幕式上讲了话，“当历史的尘埃落定，一切归于沉寂之时，唯有文化以物质和非物质的形态留存下来，它不仅是一个民族自己认定的历史凭证，也是这个民族得以延续，并满怀自信走向未来的根基和力量之源”(2006年3月3日《人民日报》)。所有这些，都让我们作为档案工作者甚觉欣慰，备感振奋。同时也可以看出，党和国家对文化遗产保护的高度重视和战略远见。

  2、做好宣传工作，争取领导重视是关键

  档案不仅仅是一般意义上的信息资源、传统意义上的“资政工具”以及现代意义上的“维权利器”，同时也是存储社会记忆、传承人类文明的文物，是一个国家、—个民族文化遗产的重要组成部分，是不可：再生的珍贵资源。搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。一要做好档案的宣传工作，引起单位领导及职工的广泛关注，从而提高各级领导及有关人员的档案意识，提高对此项工作重要性和紧迫性的认识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，起到服务中心工作的作用。档案主管部门要善寸：抓住机遇，结合本单位中心工作，通过所藏档案以及生动地利用实例，发挥好档案自身的宣传教育作用。搞好声像档案的抢救工作是一项利国利民的大事，各级领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。

  3、加快声像档案的法规建设，完善档案法规体系

  我国档案管理法规主要有《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》，作为现代档案的重要分支——声像档案目前国家尚未制订具体的法规，只是比照《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》执行。然而，并不是所有的有声像档案的单位都是新闻单位，这就在一定的程度上造成声像档案管理的盲区。为了解决这个问题，不少的省、市、区和大学等都制订了具体的《声像档案管理办法》，统一规范其声像档案的管理标准和管理行为。建议我市档案局也应尽快制订出台自己的《声像档案管理办法》，以统一规范全市声像档案管理标准和管理行为，明确界定声像资料的所有权属及移交办法，杜绝管理标准不一、权属不清的行为。

  综上所述，模拟录像档案现状不容乐观，抢救与保护工作刻不容缓。特别是在我国对文化遗产的重视程度不断提高、非物质文化资源越来越受到国家和社会重视的今天，我们应该尽早去思考，如何抓住这一有利时机，开展好珍贵档案的抢救工作。（作者单位：南京市档案局）

 

空气污染对档案的危害及防护

□张小红

  档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　我国档案工作的历史源远流长，现存最早的档案是商代的甲骨档案，之后又出现了青铜铭文档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案等，以及我们今天所看到最多的纸质档案。近百年来，由于科技的发展，档案的形式日渐增多，大量出现了照片、录音、录像、缩微、光盘档案等。

　　随着档案的形式与日俱增，它利用与保存总是处在特定的空气环境中，空气的组成、状态及其各组分的变化是影响着档案的性能与档案材料的使用寿命的重要因素。

　　空气污染是指由于人类活动或自然过程，向大气中排进了一些有害物质，当排入量够，则使原来洁净空气的品质下降，若这种情况维持时间够长，便会对人类、动物、植物和大气中的物品产生危害和不良影响的一种大气状态。组成空气污染有三个要素：污染源、污染物浓度、对人和生物有危害。大气污染物分为一次污染物和二次污染物，它们的种类超过100多种。从污染源排进大气后，直接污染空气的称一次污染物，其中最主要的有二氧化硫、一氧化碳、氮氧化物、二氧化氮、颗粒物（飘尘、降尘、油烟等）、CO和氨气及含氧、氮、氯、硫有机化合物以及放射性物质等。所谓二次污染则是由于阳光照射污染物、污染物间相互发生化学反应、污染物与大气成分发生化学反应生成的有害物质，光化烟雾就是一种有害物质。

　　对档案文献具有损害作用的空气污染物主要有以下几种：

　　1、二氧化硫（SO2）。

　　空气中的二氧化硫来源于自然界和人类的生产活动，其中工矿企业生产的燃煤排放占二氧化硫总排放量的70%左右。以南昌市为例，2001年11月环境空气中二氧化硫的月平均浓度为0.035mg/m3。

　　2、氮氧化物（NOX）。

　　氧化氮及二氧化氮是大气中的污染气体，统称为NOX。天空闪电或生物活动都会产生NO2，但它主要来自人类的生产活动。据测算，NOX的全球年排放量为8.6×109kg，其中煤、石油等燃料燃烧时排放的NO2量占人工总排放量的1/2左右。以南昌为例，2001年11月环境空气中NO2的月平均浓度为0.020mg/m3。

　　3、颗粒物。

　　大气中存在着组成各异，粒径大小范围很广的颗粒物。它的粒径范围可从分子大小到05mm。粒径范围约在0.1～10μm左右的粒子，在大气中以稳定存在。粒径>10μm的颗粒，称为降尘，易受重力作用或撞击沉降到地面或水域而被清除。粒径在10μm以下的又称飘尘（PM10），可以长期飘浮在大气中，难以因物理、化学作用而被清除。

　　大气中颗粒物的来源可分为自然源与人工源二类。自然源火山爆发产生的大量尘埃，海水水花喷洒产生的含氯化物及硫酸盐等微细水滴，以及大风吹动产生的扬尘等均是大气颗粒物的自然源。基建工程、矿山开发、燃料燃烧及一些蒸气在大气中凝聚或被飘尘吸附等均是大气颗粒物的人工源。

　　空气污染物对档案文献破坏的机理又分为酸化机理和老化机理。

　　为减轻大气环境污染物对档案文献材料的破坏，应具备以下防护措施：

　　1、减少库房与环境空气的自然交换量。环境空气几乎无孔不入，可以从极细微的建筑缝隙自然地进入库房。所以在库房的设计时应尽量减少门窗，如具备换气条件的，可不设窗。无论档案库房的选址如何，绿化隔离带的建设都非常重要。有关研究表明，绿色植物是减少大气污染的有效措施，对大气飘尘、氮氧化物和二氧化硫具有很好的去除作用。减少为带入库房的空气量。首先应在档案库房外设置环形走廊，避免库房直接和外界的接触，作为第一缓冲带；其次，库房门不能直接暴露于过道或外界，库房门外应建设缓冲间，文献档案及档案管理人员在入库房前应先通过缓冲间，进行必要的消毒，以进一步减少入库空气的流量。

　　2、选择正确的通风时机，对于保证库房内的环境空气质量亦至关重要。一般情况下通风的目的主要是调节库房内的温、湿度，使之处于适合文献档案保存的范围内。然而，通风时库房内外的空气发生了交换，库房外环境空气的质量会影响通风后库房内的空气质量。因此，通风时还应考虑当时环境大气污染的浓度。空气中污染物的浓度不是一成不变的，它会随着气象条件、地理位置、污染源排放规律的变化而发生改变。所以，档案库房通风时应注意查询当地的环境空气质量监测和预报结果，以确定最佳的库房通风时间。

　　江苏属亚热带和暖温带地区，气候温和，雨量适中，具有寒暑变化显著、四季分明的特征。由于受季风气候影响，江苏降水充沛，年降水量724～1210毫米，但地区差异明显，东部多于西部，南部多于北部，全省年蒸发力为900～1050毫米，因受海洋潮湿气流影响，蒸发力明显自东向西递增。针对江苏地区偏湿的气候，其档案库房应选择较干燥的地区，选择正确的通风处，调节好库房温、湿度，以适应江苏地区的气候，做好档案防护的因地制宜。

　　（作者单位：江苏省南京市溧水县农林局）

 

家庭档案建设之我见

●毕军萍

  你是否遇到过这样的尴尬事，当你或家人准备外出旅游时，结婚证等有效证件却不知藏身何处；当你的家用电器需要保修时，发票、保修卡却不翼而飞……其实，家庭档案不只是现代化家庭建设的重要内容，也是每一个现代居家的重要标志。在现代日益丰富多彩的家庭生活中，亲手制作家庭档案能科学地管理家庭，更能维系亲情，可以说，家庭档案是社会进步的产物。如今，家庭生活的内容越来越丰富了，做一个精美的家庭档案，一定会使您的生活更充实丰满，使您的家庭受益无穷。

  一、家庭档案的含义及内容

  1、家庭档案的含义。家庭是社会的组成细胞，家庭档案体现着整个社会的文明程度。所谓家庭档案，就是家庭及家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的，可归属个人保存备查的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。家庭档案以“家庭”为依托，家庭是其特色。

  2、家庭档案的内容。家庭档案可分为综合类、理财类、证件类、说明书类、声像类、健康类、子女成长类等七类，其内容包括：日记、书信、发表的论文及学术成果、个人专著；工资单、银行存折及购物发票、病历、诊断书、医疗保健卡、各类保险情况的记录；家用电器、设备的说明书、合格证、保修单、电器设备维修记录；各种证书（房产证、结婚证、毕业证等）、奖杯、奖品、有纪念意义的徽章、古玩、名人字画等；家庭成员的照片、录像带、光盘等。家庭档案的内容和类别还有很多，可以说是包罗万象，涉及到社会的各个方面，它依据不同知识结构、不同职业、不同家庭爱好的家庭成员的特点而界定。

  二、家庭档案建设的意义

　　随着我国改革开放和“以法治国”进程的加快，公民个人更多地在社会活动中独立履行法律所规定的权利和义务，在政治上和经济上都成为具有独立权利和义务的个体。与这一情况相适应，在社会各个机构中越来越多地产生了与公民个人相关的各种文件，如出生、死亡、婚姻、户籍、医疗、家谱、地籍、选举、税务、兵役、著作、合同、投资、购置材料、诉讼证明等等。这些文件的记述，是公民个人经历的证明，能够在必要的时候维护公民的个人独立权益，在特定情况下，也会成为公民个人某些思想感情的寄托。所以，保存好公民个人在社会、政治、经济生活等活动中产生的各种文件材料至关重要。而要保存好这些材料，就需要公民建立家庭档案。

  （一）家庭档案是进行家庭教育、培养家庭美德的重要依托

  家庭档案以其优势和特点，成为进行家庭教育、培养家庭美德的重要依托。首先，从家庭教育的特点来看，它融于日常生活之中，详实的家庭档案资料，比传统的说教更具有说服力，比任何教育载体都更具优势。可以为家庭注入文化气息，提升家庭文化品位，让家庭更文明，生活更温馨。其次，从档案的作用看，档案内容丰富，记录原始，其本身就可作为宣传的直接材料。远在西周时期，周王朝为了维护自己的统治利益，记录其“功绩”，很注意对记载周王室世系的谱牒档案的保管，他们把这些档案分别录制成正本和副本，副本留着日常使用，正本则送到建筑坚固的宗庙里保存起来。后人对周王室的研究，很多资料都来自于周王室世系的谱牒档案。

  （二）家庭档案是增添生活情趣、促进家庭和睦的有效途径

  一个现代文明家庭理应建立一个科学的、层次分明的家庭档案，用以规范家人的行为，指导家庭经营，提高家庭生活质量及文化品位，为家庭经济、文化的发展和促进社会进步提供有益的借鉴。

　　首先，家庭档案的开展，为人们娱乐、休闲提供了新的选择，可以有效引导人们追求健康、文明，有益于身心的娱乐、休闲方式，自觉摒弃那些不健康的、腐朽的生活方式。家庭档案就像一个“管家婆”，不仅使每个家庭生活料理得更加井井有条，还有助于人们收集生活中的每一个细节，养成良好的生活习惯。

  其次，在整理档案的过程中，家庭的亲和力增强了，有助于家庭成员相互教育，相互激励，培养有所作为、奋发向上的精神。这样，既可以提高人们的维权意识，增强保护好法律凭证的自觉性，也可以为家庭注入科学的文化气息，提升家庭文化品位，让家庭成员行为更文明，生活更温馨。

  再次，在家庭档案的利用过程中，可以经常性地欣赏档案，如我区法院院长许小真建立的家庭档案，无论从在校成绩单、工作日记，还是剪报、老照片、各年代票据甚至工资单这些不那么起眼的“零碎”，无一不在记载自己和家人成长之路的同时还深刻反映着社会历史的变迁。翻开家庭档案，回顾人生足迹，寻找往日的生活故事，总结人生经验，在一定程度上，给他的家庭增添了许多生活乐趣，也陶冶了情操。

　　三、开展家庭档案建设的几点建议

　　开展家庭档案建设已成为建立文化型家庭、推动精神文明建设的一项重要内容。随着时间的推移和人类社会的进步，鉴于家庭档案的作用及其对家庭文化建设的重要意义，我们应该深入开展家庭建档活动，动员更多的人参与到家庭档案建设中来。

　　首先，要加强对家庭档案的广泛宣传。当人们还习惯于将档案的外延定义为那些保存在各档案馆（室）中的“档案”的时候，加强对家庭档案的广泛宣传就显得尤为重要。要广泛宣传家庭档案的概念、起源、作用以及建立家庭档案的必要性，改变人们对“档案”的固有认识，使人们充分认识到家庭档案“管理省心、看时开心、用时随心、鼓舞人心”的魅力与风采，明白开展家庭建档的益处及做法，使家庭建档工作真正成为文明家庭、和谐社会建设的良好服务品牌，实现“以档和家，家和社会”。

  其次，要注意对居民家庭建档的引导。大规模地开展家庭建档工作，广泛宣传固然是一个方面，但更要注意对居民家庭建档的有效引导。在实际工作中，可以通过举办家庭建档业务咨询和辅导讲座，组织家庭建档经验报告会、家庭档案展览评比等活动，以更为直观、更为生动的具体实例，引导广大居民树立“以德治家，以爱暖家，以学兴家，以廉守家”的和谐家庭理念，促进家庭和谐，带动社会和谐。

  第三，要注重对家庭建档工作的业务指导。在建立档案的各个环节中，建档是基础，管理是关键。家庭档案与公众的生活密切相关，是每个家庭的一笔财富，也是国有档案资源的必要补充。各家庭可根据家庭档案的特点设立门类，为保证档案材料的齐全完整，每次家庭活动后，应将要归档的材料，分门别类地及时归入相应的类目。家庭档案整理完毕，最佳保管方式是按顺序号集中排放在专用橱柜里，再放上樟脑精块，这样可以防虫蛀。如果条件不允许，可以分散摆放，并注明确切的位置，但至少不能与食品混放，尤其不能搁置在潮湿或阳光直射的地方，否则会造成档案霉变、纸张脆化、字迹褪变。录音录像带、光(磁)盘等磁性材料档案，还要避免靠近带有磁场的物体。

　　开展家庭档案建设，不仅有助于人们收集生活中的每一个细节，养成良好的生活习惯，培养严谨的生活作风，形成置物有定位，生活有条理，健康文明的生活方式，而且有助于家庭成员相互教育，相互激励，培养有所作为、奋发向上的精神；同时，既可以提高人们的维权意识，增强保护好法律凭证的自觉性，解除工作后顾之忧，也可以为家庭注入科学的文化气息，提升家庭文化品位，让家庭成员行为更文明，生活更温馨。

（作者单位：南京市下关区档案局）

电大开放教育学籍档案信息化探索

胡荣星 金 鑫

  摘要：电大学生的学籍档案管理是电大教务管理的重要组成部分，远程开放教育下的学籍档案管理必须摆脱传统的档案管理模式，充分发挥电大系统内及其优越的网络环境，走上信息化的道路，架构基于客户机/服务器（C/S）、浏览器/服务器(B/S)结构的网络体系，并能保障学籍档案公开后的数据安全。

  随着我国高等教育改革的深入发展和现代远程开放教育的兴起,电大的办学规模和专业数量不断扩大,传统的学籍档案管理已经难以适应远程开放教育的需求。新形势下建立完善的学籍档案,是电大教务管理的重要环节,更是保证电大教育质量的重要手段之一。电大开放教育学生的学籍档案主要包括学生报名登记表、学生课程注册表、形成性考核成绩表、考试成绩登记表以及学籍异动情况记录表、毕业生情况表等。

  传统档案的信息化之路由三个相互联系的阶段组成：（1）档案数字化。档案的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案的自动化系统，实现档案自动化管理，完成档案管理的数字化；其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库；其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。（2）数字化档案。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。（3）数字档案。通过国家信息基础工程联合数字化档案，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。

  一、建立学籍档案数据库

  1.1 学生信息数据库的基本结构

　　学生信息数据库由26个输入字段组成，分别是：顺序号、学号、姓名、性别、性别代码、出生日期、身份证号、籍贯、民族、专业、专业代码、计划代码、分校、分校代码、学制、年级、学习形式、学籍状态代码、入学学历层次、入学年月、毕业年月、电子注册号、家庭住址、联系电话、E-mail、备注等等。此数据库可以根据需要进行适当的添加或修改。同时，数据库中相应的字段又是多途径组合查询的检索入口。

  1.2 制作扫描文件

　　采用扫描录入方式将学籍档案按原貌逐页存储为图像文件，学籍档案原件有6项基本内容：学生报名登记表、学生电子图像、学生学籍卡、学生课程注册表、学生成绩表、入学毕业证书复印件，以学号作为文件名标识，例如某人学号为071000083，那么他的扫描文件分别为071000083bmb、071000083pic、071000083xjk、071000083kczcb、071000083cjb，071000083rxzs等等。

  1.3 学籍档案数据库系统的设计

　　对所有的扫描文件编制目录索引，目录索引用数据库方式建立，每一图像文件以其存储地址与其在目录索引中的记录相链接。利用目录索引可检出所需档案之图像文件的存放地址，通过地址借助链接显示该档案原文的图像。

　　我们可以将学生学籍档案信息管理系统设计由数据库文件，扫描文件，超文本文件及程序文件组成。分别开设四个子目录存放这四部分的文件。

　　数据库文件即学籍信息数据库，此数据可以从教务管理软件中提取出，它是检索的依据，也是链接的基础。扫描文件即学籍档案的原文扫描件，由于数量多，必需用一个大容量的硬盘来存放，为了保证数据的安全，还应分期分批进行数据备份。

　　超文本文件即*.html文件，通过ASP程序生成，通过学号建立超文本链接。

　　程序文件由输入界面、查询界面组成。程序启动后，在输入界面内，选择学号，程序调用对应的HTML 文件，浏览器显示对应学籍信息表，依据学籍信息表可以输入或修改如家庭住址、联系电话、E-mail、备注等容易变动的信息（其它信息由教务管理软件生成，不允许输入或修改），这样不仅增加数据库的准确性还增加了数据库的实用性。在查询界面内，可按各字段进行独立或组合检索，并在网页内给出结果集合。输入学号与密码，浏览器给出该学生的全部档案资料。并可直接打印。

  二、架构基于C/S、B/S 结构的档案管理系统

　　客户机/服务器C/S结构系统中部分用户(教务处各职能部门，如学籍部门)在进行数据管理时,采用C /S结构与服务器进行数据交换如学生信息维护、课程注册维护、成绩档案维护等。局域网上的数据库系统采用C/S方式具有以下一些优势:能提高应用程序的性能，提高运行效率；能扩大处理能力；能实现数据的同步访问；安全更有保障；可编程性高；事务处理能力；采用C/S结构设计的各种规范报表比B/S结构的报表更合理。而浏览器/服务器(B/S)结构是以Web 技术为基础的管理信息系统的平台模式，它具有易安装、易维护、易操作，与操作系统，后台数据库无关等特点。只要在学校网络中心的一台服务器上安装了本系统，其他任何部门和个人都可以根据权限设定浏览、查询档案信息，就像访问其他Internet网站一样方便快捷，彻底摆脱了以前每个客户端都要安装软件的弊病。每个使用人员可以把网络中心的服务器当作学校校园网的一个网站进行、访问和查询。它与C/S方式的应用系统采用的是同一个数据库，这样可以将C/S模式与B/S模式结合起来，可以充分发挥两种结构模式各自的优势,利用了C/S结构强大的数据操纵和事务处理能力，以及数据的安全性和完整性的约束来进行诸如学籍信息管理、课程注册管理、图像文件管理、毕业生档案信息管理等需要进行大量数据操纵的管理；而利用B/S结构系统维护与升级的成本与工作量较低，具有良好的系统扩展性的优势，能够满足电大系统使用范围广、用户群大进行诸如学籍信息查询、课程注册查询、成绩查询、毕业生档案查询等一系列查询功能的需求。

如图1：

图1 C/S与B/模式结构

　　相对于单独采用C/S或B/S模式的学籍档案管理系统，这种混合模式的优势主要表现在：从一定程度上保证了敏感数据的安全性，特别是对数据库的修改和新增记录加强了控制；节约了电大系统内计算机资源，简化了客户端；既保证了复杂功能的交互性，又保证了一般功能的易用与统一；系统维护简便，布局合理；网络效率高。

  三、学籍档案数据库的安全的重要性

　　学籍档案信息化建设必须充分考虑安全问题，处理好方便、高效与安全管理的关系。一是存储安全，学籍档案的存储应该使用带有备份功能的专用服务器，二是使用安全，学籍档案完全可以通过网络提供查询和利用，为了确保安全则必须采用物理隔断和功能强大的防火墙等措施。

　　通过对网络系统的风险分析及需要解决的安全问题,我们还需要制定合理的安全策略及安全方案来确保网络系统的机密性、完整性、可用性、可控性与可审查性。即：机密性：确保信息不暴露给未授权的实体或进程。

　　完整性：只有得到允许的人才能修改数据，并且能够判别出数据是否已被篡改。

　　可用性：得到授权的实体在需要时可访问数据，即攻击者不能占用所有的资源而阻碍授权者的工作。

　　可控性：可以控制授权范围内的信息流向及行为方式。可审查性：对出现的网络安全问题提供调查的依据和手段。

　　访问控制：需要由防火墙将内部网络与外部不可信任的网络隔离，对与外部网络交换数据的内部网络及其主机、所交换的数据进行严格的访问控制。同样，对内部网络，由于不同的应用业务以及不同的安全级别，也需要使用防火墙将不同的LAN或网段进行隔离，并实现相互的访问控制。

　　数据加密：数据加密是在数据传输、存储过程中防止非法窃取、篡改信息的有效手段。

　　安全审计：是识别与防止网络攻击行为、追查网络泄密行为的重要措施之一。具体包括两方面的内容，一是采用网络监控与入侵防范系统，识别网络各种违规操作与攻击行为，即时响应并进行阻断；二是对信息内容的审计，可以防止内部机密或敏感信息的非法泄漏。

  四、结束语

　　建立学籍档案数据库是建设数字化档案的一种探索，按照办公自动化、档案信息化、保管科学化、网络安全性的要求，通过建立学籍档案数据库可以实现档案信息化，达到利用现代化的要求，并最终实现学生学籍档案的信息共享和有效利用。档案数据库的建立是网络时代的要求，也是档案工作现代化的主要标志。只有将档案全文信息数字化了，才能在网上公布，以便于查询使用。通过(B/S)查询模块实现学籍档案信息的Web 远程发布。使学籍档案的利用率得以提高，能够真正为教师或学生服务，以体现学籍档案的实际价值。（作者单位：南京市广播电视大学）

 

 

企业基建档案工作的实践与思考

●刘 斌

  一、前言

  基建档案与城市建设的发展息息相关，经济建设和城建工作发展到哪里，客观上就需要我们档案工作延伸到哪里，服务到哪里。基建档案是城市建设的直接记录，是城市规划、建设与管理的重要参考，是国家和企业重要的财富和宝贵信息资源。它不仅见证和记载了城市建设的点点滴滴，而且以城市建设的重要组成部分参与了城市建设活动，充当了城市建设的智慧宝库和质量监督员，促进了城市健康稳定发展。本文从我公司基建档案工作的实际出发，分析了当前基建档案工作需要重视的问题，并提出了相应的对策建议。以上认识尚待进一步完善，权当抛砖引玉，祈望得到专家和同仁的教正。

  二、公司基建档案工作的现状

  基建档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。基建档案作为企业档案的重要组成部分，一直是我公司档案管理工作的重点，特别是伴随着城市建设的快速发展，水厂、管网、水库增压站等供水基础设施建设的加快，公司档案工作呈现出新的生机和活力：一方面，基建档案数量大幅递增，档案库藏内容日渐丰富；另一方面，基建档案利用需求明显增多，档案利用成效亦愈加显著。

  总公司基建档案工作采用集中管理和分级管理相结合的管理方式。全公司建立了以总公司分管经理领导，以总公司档案室为中心，各业务部门为基础，专兼职管理相结合的基建档案管理网络。

  总公司致力于信息技术在档案管理中的应用，公司档案信息化建设的力度因之加大，表现在档案管理手段和方法上有了较大改进，现己基本实现档案目录的计算机检索和网上查询。

  此外，总公司基建档案工作还接受上级档案部门的指导、监督和检查，并按照有关规定向上级档案部门移交相关档案。

  三、基建档案工作需要重视的问题

  1、档案资料归档周期较长。当前基建工程的特点是投资规模大、建设周期长、参建单位多，客观上给基建档案归档整理工作带来一定的难度，结果造成档案资料的形成滞后于工程进度。

  2、档案归档资料尚欠完整。由于某些工程参建单位对档案重要性认识存在偏差，项目档案管理制度不尽完善，人员流动性大、新手多等原因，因此不可避免地存在着档案资料不齐全、不完整的现象。3、档案开发利用亟待加强。在档案信息资源开发和利用工作中的手段还比较单一，提供利用工作的主要途径有待拓展，档案信息资源的优势还不能得到充分发挥。

  四、当前搞好基建档案工作的对策建议

  1、抓基础，立制度，规范档案业务建设

  档案部门应进一步夯实基建档案的基础性工作：抓好基建档案的建章立制，认真做好基建档案的收集、整理、立卷和归档，不断提高档案工作的质量和水平，更好地为城市供水规划、建设和管理服务。

  (1)建立健全基建档案工作规章制度。通过编制相关管理制度，对建设工程各阶段、各环节的档案资料管理工作作出明确规定和要求，力求体现科学性和可操作性，使公司基建档案工作有章可循。

  (2)切实抓好工程文件收集工作。档案部门要特别注重平时的收集积累，不仅要收集基建工程归档范围所规定的各类文件材料，还应根据基建工程管理过程中出现的新情况、新特点，扩大收集范围，并且实施文件质量的全过程跟踪管理。

  (3)提高档案管理的科技含量。通过计算机辅助企业档案管理，可以提高检索、查询的速度和准确率，实现档案管理的科学化、规范化，使基建档案能更好地为领导决策及企业各项工作服务。

  2、严管理，上等级，加强建档工作指导

  档案部门应根据依法治档的精神，采取有效的措施，加强对设计、施工、监理等工程参建单位的档案业务指导和监督检查，真正建立起良好的约束监督机制，努力提高档案资料的质量。

  (1)加大档案目标管理的力度。应加强对工程档案特别是重点工程项目的档案管理，将其文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入总公司年度综合管理目标考核内容之一。

  (2)提前介入建设工程项目，使档案工作与工程建设同步进行。坚持同步管理就是要求项目文件的收集、整理、归档和项目档案的验收，要与项目的立项准备、勘察设计、建设施工和竣工验收同步进行。

  (3)依法向上级档案部门移交有关基建档案。档案部门必须按照基建档案归档要求，严把案卷质量关。同时，主动接受上级档案部门的业务检查指导，为基建档案资料的形成质量提供保证。

  3、重服务，求发展，深化档案资源利用

  档案部门应将开发利用档案资源，更好地为企业服务作为档案工作的出发点和落脚点。要通过积极探索，创新服务，为企业基建档案工作注入新的生机和活力。

  (1)利用基建档案信息，更好地为企业创造效益。通过对基建档案中储存的相关信息进行处理和加工，使其尽快转化为现实的生产力，是提高档案工作经济效益和社会效益的有效途径。

  (2)基建档案为工程设计、施工提供重要依据和参考。利用现有的基建档案既可以启发工程技术人员的思路，扩大视野，而且可以避免不必要的重复费用和重复劳动，提高工作效率。

  (3)为维护企业合法权益，促进企业经济发展，发挥档案凭证作用。档案部门可通过所掌握的大量第一手资料，为解决诸如产权界定、资产评估等问题出具有价值的原始凭证，维护公司的财产和利益。

  五、结语

  档案工作永无止境，善待档案，功在当代，利在千秋。在当前国企改革深化，企业面I临新形势和新任务的情况下，总公司档案部门要立足企业实际，不断探索企业基建档案工作的新思路、新方法，找准档案工作与企业生产经营的最佳切入点，从而全面提升公司基建档案管理水平。档案工作者作为基建档案工作的主体，要本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的态度，振奋精神，扎实工作，努力以优质的服务体现档案工作的价值，塑造公司档案事业的新形象，为企业的改革改制和供水事业的深入发展作出实实在在的贡献。

（作者单位：南京市自来水总公司）

把平凡的事业做大做亮

蒋明华

  1997年元月，我从房产开发公司办公室主任岗位调到现在的市房产局档案馆任馆长。一下子从有权、有钱的岗位换到无权、无钱的岗位，当时真有点不适应。面对现状曾让自己心惊，馆里有90％以上是年龄偏大的女同志，干部不敢管、职工不服管，人与人之间矛盾突出、情绪低落，工作几乎无法推动，加之库房年久失修，每到下雨，穿着雨靴在库房里排水，安全无保障，环境脏乱差。面对如此困境，本人曾也产生过惶惑。从1997年起南京开始房改，当年有10万件档案需要扫描、整理装订，且工作量是以前的20倍。作为一名转业干部，军人的职业磨练我的性格，严格的军旅生活，培养了勇于进取的意识，也形成了良好的工作作风，自己深知肩上的责任重大，并意识到，苦熬不如苦干，熬，只能熬出满头白发，10万件的房产资料如果不能及时整理归档，老百姓买房的资料丢失了，后果不堪设想，我自信凭着本人现有素质和肯干勤学精神，一定能克服阻难，成为一个称职的馆长。

  一、创一流业绩，做群众表率

  “火车跑得快，全靠车头带”，本人作为档案馆党政一把手，“站得直、行得正、说话就硬、指挥就灵”，这是我经常勉励自己的一句话。为此，我要求自己身体力行三大原则，说了算、定了干，办实事、不空谈，以身作则、率先垂范。工作中，首先树立“团结出人才、团结出效率”的观念，总结过去的经验教训，从建立严格的议事程序入手，健全每周一馆务会制度，使馆班子和中层成员之间形成和谐统一的领导、管理机制；其次是树立“有为方能有位”的观念，引导馆中层自我加压，形成“想干事、会干事、干成事”的工作氛围；第三是树立“亲历亲为”的观念，以身作则，做到用勤奋奉献的工作作风感染人，周六、周日加班与大家一起整理装订，并且一样的工作数量，用严谨务实的工作态度熏陶人；第四，每年与职工签订责任书、实施“三零”工程，即：干部职工零违纪、服务工作零投诉、管理工作零差错，并有细化标准要求，在日常工作中哪些事情该做、哪些事情不该做，工作上该达到怎样的标准，管理上该实现什么样的目标，从而做到管理上有的放矢、工作中有章可循、考核时有法可依。

  严格绩效考核，形成激励机制。在工作中，我以“双考”制度(业务目标考核和精神文明考核)为总抓手，按照量化管理，责任到人、考核到位的要求，从而激发了全馆干部职工争创一流、干事创业的积极性。每年接收房产档案超过20万件，扫描录入、整理装订，还有全市的道路拓宽、旧城改造、危旧房建设、拆迁查产等工作。去年国庆节，因为贯彻落实物权法，各区都想在10月1日前实施拆迁工作，一星期就完成查产近700万平方米，晚上跟大家一起加班到10点多钟。近几年，南京市民购房需求越来越旺，除了正常完成扫描装订外，还有开发公司的销售许可证、备案证、测绘的分层分户图装订，都能较全面完成各项任务。

  二、引入新理念谋求新发展

  近几年来，我把创新作为打开工作新局面的突破口，寻找档案工作与和谐社会建设的最佳结合点，房屋交易没有因为一件档案未装订，或者资料找不到，影响产权人交易，每年要接待纪委、法院、律师查档近5万余件，如果不能及时提供资料，诉讼、抵押、交易等就不能正常进行。2004年前，我们实行的按丘立卷，一幢房屋的资料装订在一起，中间有人买卖还得将资料拆装放在一起，时间久了、利用多了，档案容易破损，而且万一有人将资料放错，要利用这一份资料，可能是石沉大海，所以经过反复研究，决定改变过去的装订方法，由按丘立卷改为按户立卷，从确定方案到实施，本人全程参与，截止日前，按户立卷已达到80万卷，馆藏档案将近250万卷。2005年市房产档案馆又率先创成省特一级档案馆。10多年来的酸、辣、苦、累都尝过，一无名、二无利、有的是吃苦又受累，全馆人员素质参差不齐，女同胞有55人，且年龄偏大，要求照顾多，平时讲道理说服她们，取信她们，让她们心平气／顷地工作，生活上尽可能关心她们、宽容她们，做她们的知心朋友，工作中处理事务做到公正，对待名利做到清正，不贪不沾，不谋私利。真正做到总揽而不包揽，协调而不代替，果断而不武断。为了理顺房产档案分散管理出现的种种困惑，对三区两县的房产档案工作，加强指导与监督，做好服务：一是法制和政策服务，二是培训服务，包括达标升级，三是执法检查服务，四是凝聚力服务，形成了纵向管理，横向协作，条块结合，统一指导的格局。每年都要进行规范化达标考核，并通报评选结果。平时的工作中注意把握“四法五位”，四法即：一是超前一步抓苗头，二是站高一点查原因，三是贴紧一点解难题，四是跟踪一步立规章；在班子成员中做到五位，即：找准角色先定位，照章办事不越位，胸有大局勤补位，思考问题常换位，名利面前多让位。多少年来，馆领导班子一直心齐、风正，真正做到思想工作做在先、团队意识树在先、安全卫生查在先、艰苦工作干在先，单位多次被评为先进集体、行风示范窗口、南京市巾帼示范岗等。

  三、情暖员工心开创新局面

  平时工作的体会：情浓是关键，干部是人不是神，也应该有情有意。大家在一起是一种缘分，不管职工怎么，作为自己应尽己所能，情浓体现在一个“信”字、一个(“隋”字、一个“诚”字。一是相信下属；二是关心下属；三是宽容下属。要做到在职一日，为政一方，努力开创房产档案工作新局面。面对新形势、新任务，我馆不断增强全员业务素质、创新指导模式，通过岗位培训、抓点带面、现场示范、监督指导等手段，实施对三区两县房产档案工作的指导，平时采取集中指导和分散指导相结合、会议指导和现场指导相结合，保证规范标准落到实处，3个郊区房产档案工作都已达到省一级标准，目前还有两个县计划08年达标升级。

  在对外接待服务中，每年近2万人来馆查档、复印资料，对行动不便的老人，我们提供上门服务，为产权人挂失权属证书，从而拉近了档案与市民之间的距离。每年受到锦旗、表扬信30余件，无一起投诉，受到社会各界的普遍好评。2005年全国房产系统信息化现场会在我馆召开，去年物权法实施、房产公示簿查询，在全国率先推行，房产档案教材由南京主编，南京房产档案模式已走向全国，今年，我馆被国家档案局评为“全国档案工作优秀集体”受到了表彰。

  多年的实践，本人以“政治上知恩、待遇上知足、工作上知责、为人上知短”作为自己人生的规范。回顾自己10多年来的档案馆工作，自己能一切从实际出发，对待上级能本着负责的态度，客观全面地反映情况，积极出谋划策，做上级的得力助手；对待职工善于调动大家的积极性，善于抓好工作的落实，尽力做好基层职工的带头人。

  以上就是我对档案工作的一点肤浅体会，与在座的同仁相比，还有很多不足之处，我将根据实践发展的需要，研究、确定新的工作方向和目标，完善制度，创新管理，利用手段，团结带领全馆人员，充分发挥主动性、创造性，埋头苦干，扎实工作，努力实现房产档案工作的又好又快发展，为南京经济发展和人民群众提供优质高效的服务。

  以上工作体会有不足之处，请批评指正。谢谢大家!

（作者单位：南京市房产档案馆）

美国国家档案馆查档经历

丁枫

  2007年10月17日，从美国国家档案一馆参观出来已近中午，我们立即乘地铁赶赴与华盛顿相邻的马里兰学院公园城。在地铁终点站转乘出租车，共花了一个多小时来到了美丽而幽静的学院公园城，号称全世界最大档案馆的美国国家档案二馆就坐落在这里。

  进入档案馆大门后，首先要经过一个安检通道。我们携带的背包和所穿的外套均需经过X光机检查，人则需经过安检门才能通过。接着我们进入客户服务中心，向工作人员说明来意后，他把我们领到一排电脑前。电脑上显示着查档规则，如查档时可带笔、笔记本电脑以及手表、小钱包等非常小的个人物品，但不准带照相机、摄像机和背包、外套等：在进入或离开查档室时，带入的物品需要经过检查；查档室提供印有特殊标记的纸张：任何记录纸或复印材料均需由查档室盖章后才能带出；在查档室利用文件、工作人员提供的查档服务均为免费，但复制文件则按自助复印或由工作人员代为复制而按照不同标准收费。我在电脑上打开另一个界面，输入我的姓名、联系电话、通讯地址等个人资料后，工作人员为我拍了一张正面照片，这样就办理好了一张印有我照片、为期一年的国家档案馆查档卡。

  我凭查档卡进入了查档大楼。这是一幢六层大楼，其一楼为接待处，查档人员服务部。其它各层均保存有不同载体和内容的档案文件。其中二楼保存着纸质文件。这里有与公民有关的机构文件，最早形成于1789年。还有军事档案，包括自一战时期起的美国军队和空军文件，自二战以来的美国海军、海军陆战队、情报机关、俘虏和防御文件。三楼保存着图纸文件、航拍照片以及与档案有关的二手资料图书。馆藏地图和图表的内容中有关于探索和科学考察、公共土地调查和拓居、水文和海上交通、地形和自然资源、人口普查数据、城市发展、军事战役的主题等等。四楼保存着电影、录音和录像、缩微胶片。电影的内容与联邦机构主要官员的活动有关：录像主要是非小说类文学作品，包括经过编辑或未经编辑的电影胶片、记录片、文献短片、教学影片、研究片等等：录音则包括演讲、会见、记者招待会、审问、诉讼和会议录音，这里还有私人或私人组织捐赠的文献短片、广播录音等。五楼保存着普通摄影照片档案，包括军事主题、社会项目、自然资源与环境以及科技方面的图片。六楼保存着电子文件，大多是1960年以后形成的，主要有农业、民意调查、人口统计、经济和财政统计、教育、环境、健康与社会服务、国际事务、军事服务以及科学技术的数据。

  由于时间有限，我们向接待人员提出想要查询二战期间日军在中国所犯罪行的档案。她把我们带到了军事档案查阅室。这是一间一面临窗、一面排满文件目录柜、中间有四张长方工作台的明亮房间，已有数人在桌子上翻阅目录。我们进入房间后，两位工作人员主动迎上来并让我们坐下。其中一位约60岁模样的理查德·鲍伊拉先生是高级军事档案员，另一位是30岁左右的档案员马寸·杰尔查先生。他们希望我能把想了解的范围缩小和具体化一些。我说了一句：“那就查与南京有关的文件吧。”理查德先生诙谐地说：“这有1500多个卷宗，你在这里花上两年也看不完。”我们说能否查阅有关侵华日军南京大屠杀的档案。于是他们两人搬出两本厚厚的档案目录和索引认真查找。在仔细翻阅了一阵后，理查德先生告知我们该馆对于．1940年以后日军在中国情况的馆藏文件较多，他只查到了一份1937年12月12日(南京大屠杀开始前夕)美国军舰在离南京28英里的长江江面上被日军炸沉的资料，又提供了一个关于对日本战犯进行国际起诉相关事件(1945-1947年)的卷宗号。当在交谈中得知我是来自南京市档案馆的同行时，理查德先生特地让马工先生带领我们参观他们的档案库房，以加强联系和互信。马工先生手拿一串钥匙，来到了一间庞大的纸质文件库房。只见这个库房足有一个篮球场那么大，内部有序地排满了高大的档案密集架。每五排密集架紧靠在一起。只见马工先生手按电钮，档案架随即在预制的轨道上滑动。需要取某个架上的文件时，就将空档留在该档案架前面。马工先生说，这些都是宝贵的档案原件，全馆有17个这样的档案原件库房。他很快找到了上面所说的卷宗号。参观完库房后，他又带我们到缩微胶片查阅室，并答应半小时后来这里看我们是否还需什么帮助。查阅室有五排缩微胶片阅读机，每排大约是十台机器。我们向工作人员借出一卷有关日军战争罪的缩微档案，并在阅读机上阅览起来。该机非常方便而清晰地将缩微胶片上的字体放大在显示屏上，必要时可以在机器上就手复制屏幕上的文字和图片。不知不觉已到了下午4点半，这时马工先生气喘吁吁地跑进来，将一份资料的名字告诉我们，说可以到客户服务中心领取。我一看手表，我们在这里刚好查阅了30分钟。马工先生为怕超过约好的半小时而一路小跑赶到了这里。他还告诉我们，档案馆有一趟下午4时45分出发的免费班车到美国国家档案一馆，乘坐这车既方便又省时。我们被他的这种热情负责的精神所感动。回到服务中心，取好存包后在大门口正好赶上快要启动的班车，直达华盛顿只花了35分钟，只见国会山大厦以及华盛顿纪念碑已是灯光通明，美国国家档案馆给我们留下了深刻印象。

（作者单位：南京市档案局）

 

 

慈禧太后随葬夜明珠探秘

王素霞

失落的珍宝

  慈禧太后死后葬于定东陵。她生前享尽荣华富贵，死后依然奢华无比，陪葬的奇珍异宝不计其数。传说，慈禧太后临终时，嘴里被塞进了一颗夜明珠，据说可保尸骨不化。

  1928年，时任国民革命军第六军团的第十二军军长的孙殿英率军队炸开了定东陵，将陵墓内的稀世珍宝盗抢一空。慈禧口含的那颗夜明珠也未能幸免。据说，盗匪们打开慈禧的棺椁时，见她面目如生，好像在睡觉一样。孙殿英回忆说：“这是因为她的口中含有一颗很大的夜明珠。这珠分开是两块，合扰起来刚透出一道绿色寒光，夜间在百步之内可照见头发。”盗匪用刺刀撬开慈禧的嘴，取走了夜明珠。

  清皇室在重新安葬慈禧尸骨时，注意到慈禧嘴唇有破痕，似乎是盗墓者取珠所致。盗墓案发后，孙殿英用盗来的珠宝四处行贿，以逃脱罪责。据说，他将这颗夜明珠送给了宋美龄，此后这颗世间罕见的珠宝就不知所终了。

  慈禧太后随葬夜明珠的故事已经家喻户晓。它究竟是怎样一件珍宝?有人猜测，它可能是一颗大珍珠或萤石球，但是，始终没有得出定论，人们只能从孙殿英的描述中自己想象。随着时间的推移，这颗夜明珠越发显得扑朔迷离。通过综合科学研究，终于在2004年解开了这一谜团。

拨开层层迷雾

  谜题之一：传说还是事实

  清代正史并没有慈禧太后随葬夜明珠的记录。由于李莲英的侄子李成武撰写的《爱月轩笔记》中也没有记载。这颗夜明珠是否只是一个传说呢?

  最早关于慈禧太后随葬夜明珠的记录出现在南海胤子1928年所编的《盗陵案》中：“第五十一号夜明珠，重四两二钱七分，值一千另八十万两。”经考证，南海胤子确实有其人，他1920年还著有(<安福祸国记》1926年著有《安福痛史》。《盗陵案》中记载的夜明珠与其后历史上的记载与民间传说基本相符，但是孙殿英说夜明珠可分为两块则没有相应的佐证，是不科学的。此外，1914年英国驻华记者濮兰德和白克好司曾经转述，慈禧死后“口张而不闭”，这可视为慈禧太后随葬夜明珠的旁证。1988年意大利导演贝托鲁奇执导的中外合拍影片《末代皇帝》、央视国际2005年4月1日的国宝档案栏目《清定东陵》都以电影手法表现了慈禧太后大殓时嘴里被塞进大颗夜明珠的情节。

  谜题之二：夜明珠有多大

  南海胤子为我们记下了这颗夜明珠的质量是“四两二钱七分”。清朝对于金衡定行库平制，1斤是590克，略大于现在的500克。据此推算，慈禧夜明珠的质量就是787．28克拉。

  《盗陵案》记述盗陵案发后国民政府的调查以及盗匪们的回忆录都告诉我们，随葬的夜明珠大约充满了慈禧的口腔，以至于盗匪非得要撬破她的牙床才能把它取出来。

  我们可以做个用口腔包含不同大小球体的实验，也可以蒯量一下人体的口腔直径，来感受一下这颗夜明珠的大小，其直径应该可以达到4．5厘米左右。设定该夜明珠为一个理想球体，我们可以在其质量的基础上进行理想球体直径的计算，得出金刚石、萤石和珍珠理想球体的直径分别为4．41~4．40厘米，4.64~4．52厘米和4．87~4．75厘米。

  后两组数据显然偏大，人体口腔可能无法承受这样大小的球体；而计算出的金刚石下想球体的直径数据与前述直觉经验得出的4．5厘米大小非常吻合。

  谜题之三：夜光从何而来

  民国政府的调查报告、盗匪的回忆录以及孙殿英等关于夜明珠的描述基本上都是“寒光”，或者可以“透出一道绿色寒光”，而且“夜间在百步之内可照见头发”。

  这些盗匪可不是科学家，他们的描述显然不具有科学性。有专家认为，这道“寒光”是盗匪们进入阴冷黑暗的墓室后，夜明珠在火把光或者电筒光下呈现的光学效果。而且，这种特别的光学效果是其他珠宝所无法比拟的。“寒光”其实是强烈刺眼的白色反射光，容易让人误认为是绿光。

  火把光或者电筒光的颜色偏红橙。根据矿物学基本知识，在这种低能量光线的照射下，任何矿物都不会发出明显的荧光或者磷光。因此，可以断定，夜明珠的夜光不是矿物荧光或者磷光，而是巨粒金刚石在自然状态下的出火现象。

  谜题之四：价值几何

  1908年夜明珠的估价为1080万两白银。以完成慈禧太后夜明珠科学发现当天(2004年11月17日)的伦敦市场白银价格计算，1908年夜明珠的白银估计相当于现代的976万美元。

  1908年，白银价格为黄金的三十分之一，而在2004年11月17日，白银价格相对黄金时显贬值，仅为黄金的六十分之一。所以，如果以历史币值更为稳定的黄金价格为依据，1908年夜明珠的白银估价相当于现代1．95亿美元!

  如果以升值趋势更为明显的钻石价格来衡量，1908年夜明珠的白银估价相当于现代钻石的价格，应该大于1.95亿美元!这个数值应当是当代国际钻石商对于一颗787．28克拉的世界级超级大钻的基本估价。这反过来也证明，1908年人们给出的估价是何等的准确。

  应该说明的是，这个估价只可能属于巨粒金刚石。从南海胤子《盗陵案》甜门知道：“第五十四号，镶钻石花盆底绣鞋，上有大珠三两者二颗，二两者四颗、钻石一千二百五十四粒，值八百九十万一千两”，这么多超大珍珠和碎钻加在一起的总估价都赶不上那颗夜明珠，说明同质量珍珠的价格实际上不到夜明珠价格的十分之一，即价格相差超过一个数量级。这从经济学角度彻底否定了夜明珠是大块珍珠的可能性。

国英(中国之星)

  综上所述，随葬于慈禧太后嘴中的夜明珠是一块具有近{以球形形态、质量约787．28克拉的金刚石原石。由于这一科学发现属于国际科学史上的首次，依照国际科学命名惯例将这颗金刚石命名为“国英(中国之星)”。

  而且，这颗金刚石与印度莫卧儿王朝中出现的、迄今丢失近350年之久的一颗超级金刚石的质量(900拉迪，约合787.5克拉)在误差范围内惊人地一致!由此可以想见，慈禧太后夜明珠还可能牵涉到350年前的印度莫卧儿王朝的一个大秘密。

  “国英(中国之星)”金刚石是欧亚大陆有史以来(至少1000年以来)发现的最大的金刚石；是1893年南非“高贵无比金刚石”面世前(至少1000年以来)全世界最大的金刚石；也是中国有史以来(至少1000年以来)拥有过的最贵重的珠宝! (作者单位：辽宁省辽中县邮政15信箱)