档案信息质量评价研究

●黄晔凯 李雪静

  随着网络技术和信息技术的迅猛发展，人们对信息资源的依赖性日益增强，档案作为一种重要的信息资源也愈来愈受到重视，因此，对档案信息质量的评价也开始受到国内外档案学者关注，但至今学术界也没有对档案信息质量的评价指标取得一致意见。一般认为，不同行业和应用领域的信息质量评价指标应当是不同的，本文参照相关学科特别是图书馆学和情报学关于信息质量的评价成果，运用定性评价和定量评价相结合的方法，探讨一下档案信息质量评价的过程及其本质。

  一、影响档案信息质量的主要因素

  影响档案信息质量的因素很多，但归纳起来主要包括以下两点：

  (1)自然力的破坏

  自然力是指一些自然规律的作用力，它是不以人的意志为转移的。破坏档案信息符号的自然力主要有：①载体自身老化。随着时间的推移，承载档案信息的载体会发生不可逆转的老化，而失去原有的功能与作用。②恶劣的保存环境。恶劣的保存环境一般是通过物理的或化学的作用，促使载体的主要成份被破坏，使档案载体提前老化、损坏或毁灭，失去支撑信息符号的作用。③自然灾害和意外灾祸。如洪水、飓风、地震、火山爆发等自然灾害或者其他一些意外灾害，如火灾、虫灾等。一旦保存档案的馆库遭遇这类灾祸，将直接对档案载体带来巨大灾难，可能承载档案信息内容的载体永久性地被破坏，无法恢复。

  (2)人为破坏

  人为破坏是由于人的行为而破坏了档案信息内容。人为因素可分为两大类，一是疏忽引起的信息符号的损坏，二是蓄意破坏。其中无论是传统纸质档案还是近年出现的电子档案，都会因工作的疏忽而造成信息内容的损坏。如：纸质档案修复托裱，本来是为了加固信息载体，但如方法不对，就可能导致档案载体的损坏；对于电子档案，如处理信息过程中按错一个键，可能造成电子档案上原有的信息符号丢失。蓄意破坏是指故意变更或是毁坏文献信息符号，对于纸质档案，其破坏手段常常有：涂改、玷污、撕毁等。对于电子档案，其破坏手段更多，如改变电子档案的信息内容，用其他数据去覆盖档案信息数据，采用病毒破坏数据，或划伤电子档案载体阻碍信息读出或造成信息丢失等。

  二、档案信息质量评价的一般指标

  一般而言，档案信息质量评价的指标主要包括以下几个方面：

  (1)档案信息的内容质量

  档案信息内容质量评价指标主要包括客观性和正确性两个方面：①客观性是指档案信息所反映的内容必须能客观地揭示事物的本质，档案信息内容不含有个人的主观偏见，客观性理应成为评价档案信息内容质量的首要指标。②档案信息内容的正确性是指档案信息内容符合被认为正确的道理或标准，档案信息内容的正确性评价指标说明信息具有主观性，但这种主观性必须与事实、公认的道理和标准相符合。总之，信息内容的客观性评价指标体现了信息内容的客观性成分，而信息内容的正确性评价指标则侧重于信息内容的主观性成分。

  (2)档案信息的效用质量

  档案信息效用质量评价指标包括有用性、实时性、背景性解释和适量性等几个方面。其中：①有用性：这个指标的概念也很直观，即信息是否对用户有用，是否能最大限度地满足用户需求。②实时性：是指信息有明显的时间限制，有些信息超出一定的时间限制，信息内容将失去价值。③背景性解释：是指当一个信息提供给用户时，为了更好地使用户理解和使用这些信息，应该将部分必要的背景性信息提供给用户。④适量性：是指信息量应该尽可能适当。信息量不足，会使用户得不到所需的详细信息；而信息过量，会产生大量的信息冗余，浪费系统资源，造成用户获取有用信息的困难。

  (3)档案信息的集合质量

  档案信息的集合质量评价指标包括相关性和完整性两个方面，其中：①相关性：这里是指信息集合中信息元素之间的相关性，也就是档案信息内容之间的相互联系。②完整性：完整性就是指信息集合结构和内容的完整，即档案信息内容的全面系统。

  三、档案信息质量评价指标体系

  基于以上的分析，笔者认为一套完整的档案信息质量评价指标体系主要应包括以下旨标。

  1、档案信息质量评价指标体系的指标组成

  ①读者满意度，即利用档案信息的读者群对该档案信息的满意程度，表达公式是：读者满意度=A／B。其中，A是所有样本读者群问答问题答案数值之和，B是样本读者群的人数。

  ②目标读者使用率，即目标读者群使用过档案信息的读者数量与目标读者数量之比。目标读者指的是档案信息服务的个人。因此，目标读者使用率=A／B*100％。其中，A是样本读者群中使用过该数据库的人数，B是样本读者群总人数。

  ③读者人均服务成本，即为维持档案信息的正常使用，档案馆在一个财年内支出的相关费用除以该档案信息的读者。读者指的是使用档案信息的个人。因此，读者人均服务成本=A／((B／C)*D)。其中，A是档案馆在一个财年内为维持档案信息正常使用而支出的各项费用之和，B是从目标读者群中选择一样本读者群中使用过档案信息的人数，C是从目标读者群中选择一样本读者群的总人数，D是目标读者群的总人数。

  ④目标读者人均使用次数，即该档案信息一年内的首页访问次数除以目标读者群人数。首页指的是档案馆或档案信息提供者指定的读者使用该档案信息时进入的第一个页面，用公式表示可知，目标读者人均使用次数=A／B。其中，A是一年之内该档案信息的首页访问次数，B是指目标读者群的人数。

  ⑤数据可得性，即与主题有关的可以有效使用的档案信息量除以与主题有关的总的档案信息量。用公式表示可知，数据可得性=A／B*100％。其中，A是与主题有关的可以有效使用的档案信息量，B是与主题有关的总的档案信息量。

  ⑥平均利用次数，即一年内与主题相关的所提供的档案信息量被点击次数之和除以与该主题相关的总的档案信息量。用公式表示可知，平均利用次数=A／B。其中，A是一年内与主题相关的所提供的档案信息量，B是与主题相关的总的档案信息量。

  ⑦读者平均利用次数，即一年内该档案信息被利用次数之和除以该档案信息的读者数量。用公式表示可知，读者平均利用次数=A／(B／C)*D。其中，A是该档案信息被点击次数之和，B是样本读者群中使用过该档案信息的读者数量，C是样本读者群的读者数量，D是目标读者群的读者数量。

  ⑧档案信息次均利用成本，即为维持该档案信息的正常使用档案馆在一个财年内支出的相关费用除以该档案信息被利用次数之和。用公式表示可知，档案信息次均利用成本=A/B。其中，A是档案馆在一个财年内为维持该档案信息正常使用而支出的各项费用之和，B是该档案信息库中所提供档案信息被点击次数之和。

  2、档案信息质量评价指标体系应用前提及注意事项

  档案信息质量评价指标体系的目标是尽可能为档案馆档案信息的评估提供一套具有一般意义的适用性指标，从而为不同领域的档案信息资源的搜集、整理及提供利用，提供具有科学性的参考。为达到这个目标，在对档案信息进行评估时要注意如下几个方面的问题：

  ①做好计量工作。计量工作是评估的前提，一定要做好计量工作，保证样本数据的真实性和科学性。

  ②环境一致性。同一档案信息不同时期的评估值进行比较或者不同档案信息同一时期的评估值进行比较时尤其要注意评估环境的一致性。

  ③综合性档案信息和专业档案信息的比较问题。涉及到综合性档案信息与专业档案信息的比较时，应该就综合性档案信息与专业档案信息中相同学科的子信息进行比较，结果会更符合实际。

  ④统计数据来源问题。评估涉及到大量统计数据，其来源途径可能有多种，要保证来源的可靠，数据的真实可信。对不同档案信息资源的评估值比较时，要注意统计数据来源不同所造成的差异。

  总之，对档案信息质量进行评价是一个及其复杂的过程，既涉及到定性方法的使用，又涉及到定量方法的使用，需要我们在工作实践中积累大量的数据和建立完善的测评体系。而日前我国关于档案信息质量的测评及其体系的研究尚处于起步阶段，大量的工作还等待着档案行业人员去完成，建立和完善档案信息质量测评体系仍是一项任重而道远的事情。

  （作者单位：黄，南京航空航天大学档案馆；李，江苏油田计算机中心）

 

 

试论电子文件的档案化管理与利用

●杨  晖

  当今世界是信息社会，计算机的广泛应用，使收集、存储、加工、传递各种信息更加迅捷，对传统档案管理提出新挑战、新课题。如何利用信息网络技术促进档案事业发展，已成为亟需解决的实际问题。本文就电子文件的档案化管理和开发利用机制等方面试作浅析。

  档案在社会生活中的作用是基于它的原始性、稳定性，对于任何一项载体内容和形式上的变化，人们都会对它的可靠性表示质疑。与现行的纸质文件相比，电子文件具有以下几个特点：1、电子文件的载体是借助现代办公设备(如电脑)来利用，不象纸质档案那样单一，同一个电子文件中的正文、图形、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以在不同的载体上而不影响其正常显示；2、电子文件的使用方式不同，从实态档案转化为电子档案，是将原有的档案内容依据计算机技术对档案信息进行重组，以方便用户进行检索、传输、摘录和分析等处理，网络信息的组织更新快速、准确；3、电子文件的存储方式不同，电子档案并非一个储藏档案的实体，而是以用户为中心的虚拟电子信息系统，其对环境的温度、湿度、防电磁干扰等条件的要求较高。由此可见，电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使其在形成、处理、保管、利用等各个环节中，信息都有被更改、丢失的可能。

  一、创新电子档案管理系统

  传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，经过长期实践形成一套工作流程和方法，由档案部门管理，定期归档。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机系统数据库中，并以规定的数据格式进行备份，这就要求对传统的档案管理方式和方法进行创新。研发一个集电子文件制作、接收、在线归档和查询利用的电子文件归档管理系统。

  1、提前介入电子文件的形成。电子档案管理性质特殊，必须从电子文件的形成开始，由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责。在电子文件形成、积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境、相关数据等，以保证归档前电子文件的质量。

  2、建立电子文件归档系统。要设计建立一个兼容性、适用性强的电子文件在线归档管理系统，这是数字档案馆管理系统的前移。设计多层结构系统，通过与数字档案馆的逻辑连接，分拣已经上网的各部门形成的各类电子文件，为数字档案馆提供源源不断的数据。同时，对电子文件传输系统的发文流程进行创新，增加了文件编号、时间、起草人、签发人等内容，并自动转化为电子文件的背景信息，保证了电子文件的真实性。

  3、建立磁盘文件登记制度。要建立一套科学、合理、严密的磁盘文件登记制度，从归档环节堵塞信息失真的隐患，是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。要特别注意电子文件与纸质文件归档管理的有效结合，保证电子档案与纸质档案在内容特征、形式特征盒相关说明及描述上保持一致性。改变传统先整理纸质档案，电子档案编号按纸质档案编写的模式，而将归档文件的件号、盒号等均由系统自动生成排列，纸质档案的件号、盒号等按照电子档案件号、盒号编写，做到电子文件与纸质文件的两套并存，且保证两者的一致性。

  4、做好电子文件的保存保管。电子文件使档案馆本身由静态的文件保管基地逐渐变成“虚拟档案馆”，电子文件以电磁形式保存在特定载体上，理论上可以长期保存，但由于保存电子文件环境的偶然性，使得电子文件的保存有一定的具体时效要求。电子文件的保存必须采取异地异质保存，对于长久保存的电子文件，由于载体不同，需要定期进行复制，进行有效的异地、异质备份，保证文档的安全性。要充分利用信息安全保密方面成熟的技术，采用防火墙、安全代理等技术防止外部攻击，在管理和技术上防内部成员泄漏，保证电子文件的可靠性和安全性。

  二、创新电子档案的开发利用机制

  建立“数字档案馆”和政务专网基础上的“虚拟”文件中心，集中统一管理各部门形成的电子文件和电子档案，保证了各部门形成的电子档案信息的齐全、安全、有效和长期可读，加强了对进馆档案的监控和移交，解决机关档案室保存的档案无法及时向社会提供利用的难题。

  1、建立电子文件、电子档案查询反馈系统。建立数字档案馆政务网站上的数字档案信息查阅系统。网站提供条目数据供用户浏览，当用户点击某条目时，弹出借阅框，用户按要求填好后提交到数字档案馆，数字档案馆审查批准后该用户即可根据审批权限进行浏览、打印和下载。档案行政管理部门通过电子文件中心系统对各部门电子文件查阅情况进行监督检查，将结果和建议通过业务指导系统发送给机关档案工作人员。机关档案员如果在线，可以直接和业务指导人员交流，如果不在线，在下一次登录时，系统会自动提示查看电子文件中心的检查结果。

  2、创新电子文件查询使用方式。要更新传统档案管理理念，让电子文件的档案管理工作向社会化、标准化、网络化管理方向推进。鉴于电子文件在系统使用过程中，只有注册为本系统的成员，才能按档案系统管理员给定的权限进行使用，并在规定的时间内人工或自动提供信息。同时应考虑电子文件档案信息资源共享，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展。

  3、优化电子档案开发利用软环境。软环境主要是指通过各种方式做好宣传、培训，使档案管理者具备专业的信息处理、综合、分析和重组的能力，使读者充分了解馆藏电子档案，增强读者信息检索意识和能力。高精尖的技术和严准实的制度要靠人来执行，电子档案管理人员要适应新形势，就必须应用信息技术，学习、消化信息技术的成果。因此要加快档案人员知识结构的更新，不仅精通档案专业知识，而且熟悉计算机技术和网络技术，多途径培养高层次复合型人才，以适应信息技术发展的需要。同时，要不断地提高电子文件的制作者和管理人员一丝不苟的工作作风和精益求精的技术水平，使之成为网络导航点、信息咨询员，这是加强电子文件管理的根本措施。

  总之，随着现代信息技术的进步、电子文件将会以新的形式层出不穷。档案管理部门应不断创新，积极推进电子文件的标准化、法制化，通过多种有效途径对电子文件进行收集与整理，形成具有本馆特色的电子档案，不断拓展电子信息空间，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展，满足新形势下读者日益增长的档案信息查询需求，在社会活动中充分发挥电子文件档案作用。

（作者单位：连云港质量技术监督局情报所）

 

 

现代远程学历教育教学服务中心  学生档案的收集和管理之略见

●贾  静

  中国的网络远程教育自20世纪末以来，短短的两三年时间已初具规模。网络已经成为人们生活中必不可少的组成部分，随着知识更新速度和社会竞争的加快，很多在职人员希望在工作之余“上网”，接受方便、优质的网络教育，网络大学的报读人数也持续增加，根据中国最大的网络教育超市(www．open．com．cn)统计，来自全国各地有20万名在进行远程学习。中国互联网络信息中心(CNNIC)发布了第20次互联网报告，到目前为止我国网民总人数达到亿，手机网民数已有4430万人。报告显示，我国网络远程教育的使用率已达到24%，表明在网络日益普及后，网络远程教育这一灵活便捷的新型学习方式已受到人们的普遍欢迎，拥有持续的发展潜力。

  汇聚各名校远程教育资源的各地现代远程教育教学中心，作为名校的代言人、管理方，对报考学生提供支持服务，这些服务包括当地的招生组织、教学教务管理、学生事务管理、考试组织与管理等，即是一个高校——教学中心——学生的过程。从远程学生报名入学到毕业取得专、本科证书时，形成一系列学生档案。如何收集、整理、保管远程学历教育学生的档案，以便于更好地利用，下面就此谈谈认识与做法：

  一、及时收集、分类整理，形成流程规范化

  档案收集功在平时，要养成良好的工作习惯，梳理流程，形成科学化、规范化管理。参加远程学历教育的学生是通过计算机互联网进行业余、分散式学习，在任何时间和地点都可以进行课程学习。设在各地的教学中心通过计算机网络负责指导和帮助学生进行入学咨询、报名、考试、选课、交费，浏览资源、接受在线答疑和课程辅导及毕业申报等学习全过程。在此过程中不断形成纸质和电子档案，如学生报名表、交费记录、教材订购表等都是传统的纸质资料，而多媒体课程、考试成绩等都已由高校放在网上形成电子资料，学生提交的平时作业、论文等也都通过网络提交给高校，形成电子资料。无论是纸质资料还是电子资料，都是学生的档案资源，应建立健全好管理制度，明确收集范围，将具有保存价值并反映学生学习全貌的，收集齐全由学校综合档案部门集中统一管理，这样既丰富了学校馆(室)藏档案资源，又维护了档案的完整与安全。l、收集范围。学籍档案，主要包括：《学生基本信息表》、《修课登记汇总表》、《修课报名登记表》、《形成性成绩报表》、《期未考试成绩表》、《免修免考成绩表》、《期末考试查分表》、《成绩登记表》等，使毕业初审有据可依，确保毕业初审的准确。以上学籍档案均应装订成册交由档案室长期妥善保管。教务档案，主要包括：《学生花名册》、《原始选课、选考记录》、《交费、退费记录》、《报考学位英语登记表》、《教材订购、领取记录》、《免修课程记录》、《转专业记录》等。电子档案，主要包括：身份证扫描件、原学历证书扫描件、学生统一电子图像、免修免考相应证书扫描件等。2、收集方法。首先应开展定期收集与平时收集两项工作，教学中心梳理好各项工作流程，制定相应地规章制度，从每个环节做好平时收集和登记工作，同时应及时掌握各种信息，使收集归档材料完整，能全面反映学生的情况。其次是建立档案收集网络，建立招生报名、学籍、教材、教学、考试每个部门都有专人或兼职档案员队伍，促进平时收集归档工作，及时做好每个阶段纸质与电子资料的收集，并于次年五月定期收集归档，移交学校综合档案馆(室)。3、整理。远程学生形成的资料的整理，一方面和其他门类档案整理工作一样，要遵循彼此间的历史联系，通过系统化、专业化整理，使档案管理条理化，能够全面反映历史活动的真实面貌，并便于保管和利用。另一方面又有其自身的特点，这是现代教育技术发展形成的档案，在整理过程中只有从档案载体的形式、保管和利用等特点出发研究其规律，才能达到对远程教育学生档案的优化管理。对于纸质资料形成的档案，按照《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》的规定，相应归入学校档案各门类文书档案类，并与其他门类文书档案一样进行整理、归档、编目、上架、保管、利用。此外，教学中心为了方便学生利用，实现远程纸质档案数字化，这就要进行大量的前期处理工作，包括信息录入、分类标引、数据审查、开放鉴定、数据存储、数据转换等等。然后与已形成的电子档案一起设立一个个电子信息文件数据库，再进行有序化加工，制作完成档案目录数据库，使之便于检索和利用。

  二、科学保管、高效利用，为学生提供服务

  档案的形成最终目的是为了更好地利用，远程学生档案纸质类资料的保管与利用，均遵循《高等学校档案实体分类法》中其他门类文书档案的保管与利用的原则、方法进行。对于电子信息档案，鉴于网络体系的脆弱性和远程学生档案信息的特殊性，档案信息安全存储保管显得尤为重要。档案信息的安全包括档案信息系统的安全和档案信息内容的安全。档案信息系统的安全与其他计算机系统的安全是一样的，需要防止文件病毒、防止网络黑客等。而档案信息内容的安全则是由于档案信息的特殊性而产生的，它是远程学生的电子信息资料，通过网络可以检索、查阅，利于教学中心和高校的管理，同时也要方便远程学生，这些数据是私人的，有其保密性，就有安全性要求，由此，远程学生档案信息必须把信息安全放在重要位置，从预防、检测、抑制、恢复等四个方面加以考虑，这也是数字档案利用最根本前提。利用计算机网络的数据库信息自动管理和远程互动处理功能，远程学生的咨询、报名、交费、选课、查询、学籍(历)管理、作业与考试管理等都可以通过教学中心的网络远程交互通讯的方式完成，因此，远程学生无论是在家或在单位都可以通过教学中心建立的网站，上网进行信息的查收，他们档案可以说做到随时随地为他们自己在服务，是最为先进、高效的方式。

  总之，现代远程教育是利用现代互联网为教学工具对全体国民素质进行不断提高和发展的广泛教育途径。现代远程学历教育是适应时代发展、社会需要，独具特色的成人高等教育。现代远程学历教育的学生档案的收集要以现代技术为支持，做好及时收集处理，制作成数字化档案，为档案的远程查阅利用做好基础工作。

（作者单位：南京广播电视大学）

 

 

积极做好档案信息资源的开发利用  为疾病预防控制事业多作贡献

●季兰江  刘代为

  我们正处在一个信息时代，在步入信息化时代的今天，科技的进步，国民经济的飞速发展，愈来愈迫切需要信息的支持。档案是一种重要的信息资源，是人类文明进程最重要的记录载体。档案以其原始性、真实性反映了人类社会的发展变化，为人民研究、了解物质文明、精神文明、政治文明提供了最基本的素材。与其他文件资料相比，档案的真实性、可靠性是最突出的特点。

  我国从最早的甲骨档案、金石档案到现代化载体形式的档案，均构成历史文化遗产的最重要的组成部分之一，不仅是一种物质的财富，又是一种潜在的生产力，如果开发利用得当，将会给人类带来巨大的财富。档案作为国家重要资源的组成部分，必然纳入国家信息的管理系统，档案信息化是社会发展的必然趋势，以科技革命驱动的信息浪潮不断促进了人类社会的发展，它对人类社会的各个领域产生很大的影响。从世界性市场的形成到生物革命的突破，以及对工农业、医疗卫生事业的影响，实际上在每个领域我们都能目睹到信息革命正在不断改变着人类社会。

  一、树立新观念，使档案信息资源成为效益的源泉

  档案信息以其准确性、可靠性的优势显示出强大的生命力。档案使用价值的实现程度，最终取决于档案信息资源的开发规模和水平。随着可持续发展思想社会各界的认同，档案信息资源的开发利用已经成为档案界和社会关注的重点、热点。档案蕴藏着巨大的财富，这些财富的开发，要求档案工作者一定要转变观念，拓宽服务领域，充分发挥自己的职能。我国近代学术巨匠，最早从海外抄录档案文献的先贤梁启超认为，档案收藏的目的在于利用，他说：“保存资料之书，又非徒堆积档案，谬夸繁富而已”，而是要“加以别裁，组织而整理之，驭资料使适于用。”在他看来，将来档案“束诸高阁，听其蠹朽”的消极保管是“极可厌的”。因为档案的“去取得当与否”，在于“其人之史识”。因此，档案信息资源的开发利用已是社会各方面，各行各业发展的需要，是科学研究和技术交流的需要，是振兴经济，建设有中国特色的社会主义事业的迫切需要，是历史发展的必然趋势。

  二、爱岗敬业，不断提高服务功能

  强化档案工作者敬业爱岗素质，是做好档案工作，肩负档案工作历史使命，推动档案事业发展的重要环节。档案部门和档案工作者要密切紧跟当前发展的大好形势，充分认识档案工作的地位作用，明确自己的职责任务，进一步增事业心，责任心和使命感，服从服务于档案事业和社会发展的需要，这是做好档案工作的立足点和着眼点。

  1、要做好档案信息的开发利用，提高档案管理人员的综合素质是关键。要求档案工作者不仅要有强烈的事业心，责任心和奉献精神，还必须做到手勤、眼勤、嘴勤、腿勤。我单位实行了档案资料的系统化管理，建立了信息系统，既做好了为本单位服务，又服务于社会，即内外兼顾、沟通信息，逐步拓宽服务领域，基本做到工作开展到哪里，档案工作就主动延伸到那里，不仅以内部信息服务于社会，又搜集整理本单位所需要的信息，以满足疾控系统在急性传染病防治和突发公共卫生事件预防和控制的发展需求。从而把内部信息、外部信息、静态信息、动态信息等多种信息在开发利用中融为一体，变单一的信息开发为多样的信息开发，实现内、外部信息的转换，使档案工作成为连结社会、企事业和市场的桥梁。这样既扩大了档案管理工作领域，增强了服务功能，满足了档案信息利用的社会效益和经济效益的要求。在实际工作中，我们一是进一步强化内部档案资料的收集、整理、鉴定、统计、保管、检索等基础性工作，这是档案信息开发利用的前提，努力做到文件资料系统完整，整理科学，鉴定准确，统计完善，保管有序，检索工具配套，从而为社会提供更多更好的服务。二是不断提高主动性和参与性，省疾控中心承担全省急性传染病和突发公共卫生事件的防治研究工作，如非典、0157、性病、麻风病、艾滋病等以及本单位的业务、行政管理、实验室管理、教学培训等工作过程全部情报信息。如麻风病的防治档案，各地既有地区、发病人数的不同，又有分散治疗和集中收治的区别，其实质上是密切联系的，正是由于各地诸多因素的不同，那么档案信息收集、整理都需要档案人员的主动参与，并且与专业人员分工合作，变档案资料的滞后控制为超前控制，变被动为主动，变滞后服务为超前服务，从而使信息管理与专业人员的工作实践结合起来，从中找出客观依据和科学方法，为专业人员制订切实可行的防治对策服务，为领导提供科学决策服务。三是实行了系统化管理，逐步实现档案管理一体化。省疾控中心领导可以说是十分重视档案信息工作的。近年来，配备了计算机和网络软件，新建了目前比较先进的电脑控制电动多功能密集架200多立方(已招标结束，下月即可安装)，单位内部30多个科室的档案全部联网，能够为服务对象准确提供信息，既保证了服务质量，提高了服务水平，又能适应现代疾病防治工作的需要。从发展的趋势看，江苏省疾病预防控制中心的档案管理将会向综合利用和开发形式多样化重点发展，逐步实现一体化管理，进一步加强横向联系和相互交流，连结全省疾控中心，形成网络体系，达到资源共享，加快档案信息的传播速度，基本实现现代化技术的时效价值。

  三、全方位地综合开发档案信息资源，充分发挥自己的职能

  随着新形势的飞速发展，档案工作所面临的服务对象也与日俱增，服务范围日益巨增，这就要求档案管理人员必须以服务为已任，进一步强化服务手段，改善服务环境，开拓服务渠道，积极面向社会。而且档案信息的开发必须更加广泛的面向社会，面向公众，面向未来。

  档案资源的全方位综合开发，包括人才开发、用户开发、通讯利用技术开发等方面。综合开发档案信息资源的目的是使档案信息转化为社会的物质财富和精神财富，这一目的实现需要通过档案工作者的共同努力，不同的利用者需要解决的问题不同，对利用者也有不同的要求，档案管理的专业人员必须主动调查研究，了解利用者的需求，根据利用者的要求调整利用政策，使档案信息资源的开发利用适合适应社会发展的需要，符合档案利用规律，从而吸收更多的利用者。同时要注重加强对档案信息利用的动态分析，分析掌握利用动向，不断增强档案部门的应变能力。为此既要了解本单位职责范围内利用者的需求，也要掌握上级主管部门和下属单位的利用需求，还要了解社会各界的需求，根据掌握的信息传递出去，发挥其应有的作用，从而大大加速档案信息开发利用和实现现代化管理利用的步伐。

  四、切实加强档案信息管理利用，把两个效益落到实处（下转30页）

  (上接17页)建设有中国特色的社会主义事业，新时代向档案工作提出了全新的高标准严要求，从全国整体角度发挥档案资源的优势，是我国档案工作的战略方针。因此，不仅要做好档案的归档整理工作，还必须做好档案信息的开发利用，为改革开放发展社会主义市场经济服务。早在80年代，人们就明确提出档案信息是存在的一种形式，是宝贵的资源。邓小平同志为《经济参考》题词“开发信息资源，服务四化建设”，为档案工作指明了方向。在实践中，需要认真做好信息引导，舆论引导，政策法规引导，典型引导和规范引导工作。要抓好普通信息、学术信息、情报信息的管理利用，以实现档案信息开发利用的两个效益。档案专业人员必须与专业技术人员密切配合，对多种信息进行整理分类、分析筛选、鉴定加工，使之更加规范科学，档案信息资源潜在的价值一定能成为现实的经济价值。但是，由于档案信息资源的价值不同，可提供利用的程度不一样，且还受到人、财、物等诸多条件的限制，不是所有的信息都有必要加以开发，开发利用档案信息的重点应放在那些价值大、可利用程度高的信息方面，即开发所带来的效益必须超过所付出的代价，只有根据社会需要所提供的服务，才是有效的、有益的服务。

  （作者单位：江苏省疾病预防控制中心综合档案室）

 

 

以电子文件中心建设推进全区档案信息化工作

——南京市鼓楼区开展电子文件中心建设情况

●勾文迪 张卫平

  近年来，随着信息化水平的不断提高，电子政务的深入发展，档案部门如何顺应电子政务发展，在网络环境下服务政府政务公开、构建和谐社会的平台，是摆在我们面前的一个新课题。为此，在工作目标的制订执行上，坚持长期目标与近期目标相结合，按照总体要求，遵循“科学、实用、适用”的原则确定长期工作目标和近期工作目标，将档案信息化工作分别列入“十一五”规划和每年的经济和社会发展目标。几年来，先后完成了馆藏档案目录数据中心、档案馆局域网、电子文件中心、多媒体数据库等项目建设。目前，目录数据中心共收录包括文件级、人物、婚姻、独生子女、拆迁、城建执照等档案目录９５万条，提高了档案利用效率，接待公众查阅利用呈逐年上升趋势；多媒体数据库建立半年来，陆续收录数码及扫描照片近２０００张，并为机关各部门提供利用１８０张。特别是电子文件中心建设，为全省电子文件管理做了有益的探索。

  根据江苏省档案局《江苏省档案信息化建设规划纲要（２００５—２０１０年）》要求，鼓楼区被确定为江苏省档案系统“电子文件中心”建设试点区，２００６年年初，经鼓楼区人大审议批准，  将试点工作列入鼓楼区２００６年经济和社会发展目标，在江苏省档案局和南京市档案局的指导帮助下，经过一年多的努力，目前我区已完成“电子文件中心”建设相关工作，正式运行使用，并于２００７年３月７日，通过了江苏省及南京市档案局验收。

  （一）研发思路。电子文件中心建设，对我们来说是一项全新的任务。我们接到省局布置的试点任务后，立即组织相关人员学习和熟悉了解电子文件中心的基本要求，并参阅了大量省内外关于“电子文件中心”方面的相关资料，认真研究工作的方法和步骤，梳理工作思路，明确任务目标。组织了“电子文件中心”和档案管理系统的专题调研活动，并结合我区的软、硬件需求对市场进行了调查。通过学习调研，我们对“电子文件中心”基本模式有了初步的认识，结合我区实际情况，研究确定了鼓楼区“电子文件中心”基本模型。我们在调研时了解到，大部分已建成的“电子文件中心”都是单一独立系统，电子档案管理是档案信息化建设的发展趋势，如果把“电子文件中心”仅仅作为独立系统建设，今后再建设全区档案管理系统，必将增加经费投入，而且档案部门建立多个系统也不利于今后管理。因此，我们决定同步建成“鼓楼区数字档案馆”管理系统，以档案管理系统为平台，将“电子文件中心”作为其中一个管理模块来考虑，根据当前数码照片和电子声像管理需求，我们增加了“多媒体中心”管理模块，达到一个系统多种用途，逐步向电子档案中心及数字档案馆发展。

图一：管理系统主要结构

  （二）系统结构（图一）。整个管理系统包括“电子文件管理”、“预归档管理”、“数字档案室”、“数字档案馆”及“系统管理”等模块，其中，“数字档案室”设立了“文书档案”、“实物档案”、“设备档案”、“会计档案”及“多媒体档案”等管理模块，所有字段设置都按照上级有关规定和规范执行，此外，系统可以对著录项及打印项进行自定义设置，使得系统可以适合各类专业档案的管理而无需进行任何程序改动，满足部门专门档案管理的需求。

  （三）文件流程（图二）。“电子文件中心”模块设立在系统的“数字档案馆”中，由档案局负责管理，主要运行流程为：文件收集、文件审核、文件发布。文件的收集主要来源于两个方面：一是通过与区政府办公自动化系统接口，将所有发文直接流转到“文件中心”，二是通过各部门档案室在档案管理系统中“公文管理”添加的所有发文，进入“文件中心”。文件审核，由各部门对本单位发文在上网公开前进行审核。文件发布，一是由档案局将所有内部和公开文件，通过与电子政务内网接口，发布到鼓楼区政府内网文件中心供内部人员查阅；二是将经审核同意上网公开的文件，通过与鼓楼区政府门户网站的接口在外网进行发布，供市民进行查询。目前，通过外网对外发布的文件已在区委办和政府办两个部门进行试点。截止目前，共在线接收、传输电子文件１８３８件，其中，通过区０Ａ系统直接流转１０３５件，通过机关各部门档案室添加８０３件，通过鼓楼区门户网站对外发布当年两办文件５２件，通过内网发布文件４９１件。

  （四）系统开发的意义及创新。鼓楼区档案管理系统平台的建立，实现了文档一体化、馆室一化体的管理模式，对推进我区档案信息化进程、提高档案科学管理水平起到重要作用，也为今后我区的数据中心和数字档案馆建设打下良好的基础。一是提高了电子文件管理水平。变文件的被动收集为主动收集，变文件及档案的人工管理为计算机管理，变文件分散管理为集中统一管理，促进了全区各机关档案文件及时归档和有效管理，实现了档案管理与电子政务的有效对接，避免各单位形成的电子公文资源浪费，大大提高了档案信息的处理效率和管理水平。二是统一了全区电子档案管理平台。我区已经使用档案管理软件的部门不多，且都是单机版，只能做到目录数据的管理。鼓楼区档案管理系统的建立，实现了电子文件信息的统一管理，统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式，确立了政府管理文件信息的权威，同时，也节省了各部门（系统）档案管理软件经费投入。三是完善了政务公开发布渠道。我区目前现行文件公开主要以纸质文件为主，通过部门报送、组织会审后进行公开，时间上比较滞后。电子文件中心的建立，实现了政府文件形成的同时同步进行审核、网上发布，提高了电子文件时效性，促进了政务公开，更好地为广大人民群众服务。四是完善了系统数据的兼容性。针对历史电子数据，该系统有强大的数据导入功能，操作简单直观、速度快且精确，可以做到和其他文件数据的兼容。导入操作只需将源文件的著录项和系统的著录项对应即可完成数据导入，增强了与其他业务系统的集成性。导入的源文件包括：Ｅｘｃｅｌ文件、Ａｃｃｅｓｓ文件、ｄＢａｓｅ文件等。

（作者单位：南京市鼓楼区档案局）

 

 

 

加强档案管理 服务检察工作

●郑  娟

  为认真贯彻《档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》和《南京市档案条例》，进一步提高档案管理工作的层次和水平，不断增强服务检察业务工作的效果，江宁区检察院坚持把检察档案管理作为基层检察院建设的一项重要内容来抓，在2001年达到省一级档案管理标准的基础上，2006年12月15日，南京市江宁区检察院档案工作通过了省、市、区档案局、省市检察院组成的等级考评小组的认定，迈入了规范化、制度化、现代化档案室行列。近几年来，多次获省市档案局、人事局、区档案局的表彰。

  围绕基层档案室的规范化、现代化建设，江宁区检察院统一思想、深化认识，在综合档案室的软、硬件设施配备上加大投入，着力营造全院档案工作发展的良好环境，使档案工作为院检察业务工作的顺利开展发挥了应有作用。

  一、抓组织领导，树立大档案意识

  多年来，江宁区检察院把档案工作列入工作计划、摆上重要议事日程，从党组成员做起，以新思路建设新档案，加大抓档案工作的力度。一是创新观念抓认识。引导全院干警将档案工作融入检察事业发展的大局中，树立科学发展观，推动档案事业更快更好发展，自觉做到档案事业与检察工作同步发展，形成了以档案管理部门为主、各部门协调配合、全院干警参与的齐抓共管的大档案格局。二是健全组织机构。明确1名副检察长抓档案工作，由办公室主任具体负责、形成了专职档案员及各部门兼职档案员组成的覆盖全院的档案管理体系网络。三是制定工作计划，严格奖惩制度。将档案工作与其它检察工作同部署，纳入年度工作计划，做到年度有计划，季度有安排，定期督促检查，狠抓落实。将档案工作纳入季度绩效考核评价体系，明确分管领导和相关人员的岗位责职，每季度与其他检察工作完成情况同步考核，严格奖惩，充分调动起干警做好档案工作的积极性。四是加强档案法治化建设。严格按照《档案法》和《江苏省档案管理条例》、《南京市档案条例》的规定开展档案工作，把档案法律法规列入院普法教育范围，做到领导干部带头学，专兼职档案员具体学，全院干警踊跃学，全面提高了依法治档水平。

  二、抓“四化”管理，提升档案规范化管理水平

  为规范档案管理，狠抓制度创新和档案基础建设，不断加大资金投入，用管理上的高标准、制度上的严密性，进一步提高了档案规范化管理水平。一是制度严密化。根据时代发展，修改完善了区检察院《档案工作管理办法》，修订了包括《档案保管制度》等在内的九项档案工作管理制度，对立卷、归档、借阅、销毁、利用、保密等各个环节的工作规程加以规范，形成一套职责明确、程序严谨、运转灵活的档案工作机制。二是设施现代化。按照江苏省档案工作等级评定试行办法的标准建设规范科学、配置先进的综合档案室，做到办公室、阅档室、库房三分开，档案库房安装了防盗门、防盗窗、报警系统，实现了温湿度自动控制，在密集架的安装使用上，全部采用科技含量高的轨道式密集架，既能够容纳现有全部档案，又为以后留有充分空间。三是功能完善化。综合档案室配置了声像防磁柜、温湿度计、灭火器、吸尘器、柜式空调、裱糊工具、专用计算机、吸湿机等管理设备，安装了《人民检察院多媒体档案管理系统》，全面提升了检察档案规范管理的层次。四是管理标准化。实行档案室集中统一管理档案，档案进出严格审批手续，件件填写进出登记卡；设置档案存放位置索引图，每个柜架上均标有存放标识：全宗卷编制符合档案管理办法要求，做到了内容齐全，管理完善；成立院档案鉴定工作领导小组，制定了文书档案、诉讼档案的分类方案和保管期限表，严格按规定进行档案鉴定销毁，并及时向区档案馆移交档案及其检索工具和相关参考材料等。

  三、抓功能升级，实现档案信息化服务

  结合“三位一体”业务工作机制，江宁区检察院把档案工作与网上办公、办案自动化和电子检务建设同步推进，通过档案流程再造和功能升级换代，全力打造以档案服务现代化为内涵的档案室。一方面加强“三库一中心”建设。“三库一中心”就是建好档案目录数据库、档案全文全息数据库、多媒体档案数据库和现行文件数据中心，实现档案管理服务的现代化。目前，江宁区检察院已针对所有室藏档案资源建立机读目录，达到了室藏重点档案检索全引化、卡片化和微机化管理，完成了档案室2001年至2005年诉讼卷和文书卷总计11588条记录的全文全息录入，初步实现了档案管理的数字化，查询方便快捷，大大提高了档案的检索速度和档案的查准率、查全率。另一方面加强开发利用工作。为充分发挥档案作用，给档案信息利用者提供系统、精炼、适用的档案信息，区检察院综合利用档案资料先后编写了本院《组织机构沿革》、《规章制度汇编》、《大事记》和文件汇编、基础数字汇编、检察年鉴编撰等。近年，先后为各部门和有关单位提供档案服务800余卷次，为领导决策、检察业务和调查研究工作提供了详实资料和依据，有效地促进了检察工作的开展。

  四、抓苦练内功，打造江宁检察档案品牌

  为培养一支能推动档案工作更快更好发展的专兼职档案人员队伍，江宁区检察院从“三个强化”入手，教育干警苦练内功，提高素质，积极打造检察档案品牌。——是强化思想教育，提高档案工作人员的思想素质。坚持把加强思想政治建设放在档案工作人员队伍建设的首位，狠抓思想政治教育和理论学习，教育档案工作人员始终保持强烈事业心和高度责任感，忠于职守，严格档案工作纪律，确保档案完整安全万无一失。二是强化业务培训，提高业务素质。每年定期组织专兼职档案工作人员进行业务研讨，积极参加上级检察院及档案局组织的业务培训，从学习《档案法》、学习组卷装订、学习档案管理的标准化要求等基本功做起，坚持在实践中学，在学习中再实践，大大提高了档案工作人员的专业知识和业务素质。三是强化服务意识，全力服务检察工作。专兼职档案工作人员自觉把档案工作当作一项事业来做，默默无闻，爱岗敬业，恪尽职守，自觉把服务意识贯穿在工作的每一个细节中，树立了档案工作者的良好形象。近年来，区检察院专职档案人员多次被区政府、市区档案局和上级检察机关评为档案管理工作先进个人，并荣立三等功，极大激发了干警做好档案管理工作的积极性和能动性。

  江宁区检察院持之以恒地重视和抓好档案管理工作，在档案规范化、标准化、科学化、现代化管理方面取得了长足进步，以检察工作信息化建设为契机，进一步完善、创新了档案服务，使档案管理工作上了新水平和新台阶，为院领导决策和检察工作的开展做出了应有贡献。

（作者单位：南京市江宁区检察院）

 

 

 

高校档案馆(室)网站建设与维护的一些经验

●徐 俊

  随着计算机应用和网络的普及，各行各业信息化水平在不断提高，这对档案工作提出了更高的要求。高校档案馆馆藏资源丰富，利用率高，传统被动的、手工式的档案利用方式已经不能满足利用者的需求。为了更好地开发和利用档案信息资源，积极主动地为广大档案利用者提供优质服务，档案馆(室)不仅要紧紧围绕学校中心工作服务，同时要努力宣传档案和学校的档案工作，提高全校师生的档案意识。高校档案馆(室)网站作为一个宣传和交流的平台，发挥着不可比拟的作用。可以说，建立高校档案馆(室)网站是一种必然趋势。在本校档案馆网站设计制作和更新维护的过程中，我们深刻地体会到一些经验和教训，希望能对其他院校，特别是还未建设档案馆(室)网站的高校起到一些借鉴作用。

  一、档案馆(室)网站建设首先要确定服务的主要对象

  在档案馆(室)网站的构建准备之初，就要首先确定服务的主要对象，是主要面向社会普通利用者，或是主要面向学校内部广大教职工和师生，还是主要面向学校档案专兼职人员。因为网民的需求、知识水平各有千秋，如果网站内容专业性太强，一般的网民可能看起来会觉得困难，就会影响网站的宣传作用；如果内容太浅显，指导性不强，对于档案人员又起不到作用。只有先确定好服务对象，才能根据服务对象的文化水平和需求制定合理的栏目。根据我校的实际情况，我们将服务对象主要定位在学校广大利用者，同时兼顾档案人员与社会利用者。所以，在栏目设计上，平时利用率较高的档案信息版块占多数，如党政文件、规章制度、干部任免、机构设置、各类获奖证书等汇编；同时也有针对档案人员的业务指导、档案法规等专业性较强的版块，和面对社会利用者的档案馆服务内容介绍、兰台快讯等生动新鲜的信息版块。

  二、在栏目设置上突出档案馆(室)的馆藏特色，建立品牌效应

  档案馆(室)网站作为一个对外宣传的窗口，在栏目设置上，不仅要有常规的栏目，如本馆(室)简介、馆(室)藏介绍、档案利用、规章制度等，以便网民对档案馆(室)和档案工作有基本的了解。更重要的是要做好网站的特色栏目，要挖掘和展示馆(室)藏的特色精品档案，建立品牌效应。互联网上各类网站数不胜数，有关档案的网站数量颇多，如何在众多网站中占有一席之地，吸引网民的眼球，就要靠这些特色栏目。在网站栏目的设计上，我们结合学校办学特色和馆藏特色，除了一些基本的功能版块之外，重点设计了南中医风采、馆藏珍品和历史回眸三个版块。南中医风采版块主要反映本校教授、杰出校友、历任党政领导等的基本情况，以文字说明为主，辅以照片；馆藏珍品版块主要由教学、管理、科研类获奖证书和馆藏字画等组成，主要以图片展示；历史回眸版块中由历年学生毕业照、学校大事记、校史展览馆组成，其中校史展览馆还以图片滚动的方式展现，比较生动。

  三、在传统网页功能设计上，不断增添新的实用功能

  1、与档案管理系统、论文在线提交系统相结合。去年我们馆升级了档案管理系统软件，实行了档案管理系统的网络化，各部门兼职档案人员只要输入用户名和密码，即可远程登录管理系统，在自己办公室对本部门档案目录进行输入、修改和查询，既方便又快捷，并且大大减轻了档案馆工作人员的工作量。对于毕业生、主要是研究生毕业论文电子档的归档也是如此，在借鉴了其他院校经验的基础上，我们安装了论文在线提交系统，毕业生通过输入账号和密码，在校内任何一台电脑上即可进行论文在线提交，不必亲自来档案馆移交，使档案人员从过去繁重的移交手续中解脱出来，也大大降低了档案馆电脑感染病毒的几率。因此，为了方便登陆上述系统，有必要在档案馆主页醒目位置上设置链接系统的登陆窗口。

  2、增加网站的互动性，设置留言板功能。网站不光是一个信息发布的窗口，也应该成为一个信息采集的窗口。在日常工作中，我们档案人员难免会有不足之处，如果能听到关于工作方面好的意见和建议的信息反馈，将对我们的工作起到不断促进的作用。但是这样的机会并不多，前来查阅档案的人员往往是来去匆匆，很少逗留，更别说提意见了。我们在网站上设置留言板就是希望能与广大利用者加强联系和沟通，让他们对我们的工作方法、利用服务、包括网站的建设多提宝贵意见和建议，使我们工作做得更完善，服务质量更好。

  四、重视网站自身的宣传

  重视档案馆(室)网站自身的宣传，对网站的建设而言是很重要的。虽然说酒香不怕巷子深，但是不加强对网站的宣传，大多数利用者甚至不知道有档案馆（室）网站的存在，更不用说利用档案网站获取自己想要的信息了。因此，在网站建设基本完成后，我们就及时在访问量较大的学校网站主页和校报刊物上发布信息，宣布档案馆网站的开通，并对网站的内容、功能及如何利用进行精简的介绍。并且还通过全校档案会议、利用者前来本馆查阅档案等机会宣传网站。通过这些手段，使利用者在查询档案的时候，首先想到上档案馆网站查询，如果有的话就可以直接下载利用，十分方便。

  五、不断加强网站的更新和维护

  流水不腐，户枢不蠹。网站的生命力在于不断有新的栏目和内容充实进去。认为网站建好，就大功告成的观点是错误的。如果不重视对网站内容的更新，导致访问者失去新鲜感，失去访问兴趣，就会影响网站的宣传和利用。在这方面，我们除了积极进行档案的编研，将编研成果第一时间上网并及时发布档案工作动态之外，还定期对栏目的设置进行合理调整，尽量使访问者能方便快捷地查询到更多新的档案信息。

  网站的维护大致可以分为数据维护和安全维护两方面。数据维护主要是对已有栏目内容进行及时更新，对留言板内容进行有效管理，删除不良信息。所谓安全维护就是保证网站的安全和档案信息的安全，防止黑客攻击，解决好档案信息的利用和保密问题以及知识产权保护等问题。网站的建设是一把双刃剑，带来便利的同时，也带来不少隐患。如果不能很好地解决上述问题，将严重制约网站的建设，甚至给档案馆(室)带来不必要的麻烦。对于我们档案人员而言，一方面要经常和学校网络部门的人员及时沟通，不断加强网站的安全技术保障，另一方面，对于涉及到保密和知识产权的档案信息，可以暂时不上网，或只在网上提供目录，如果需要利用，则必须按照相关手续，来档案部门借阅。

  网站的更新和维护最好由档案部门的人员进行，因为他们了解利用者的需求，熟悉档案业务，同时更新网页内容也较为便捷。这对档案人员提出了新的要求，也对档案馆(室)提出了更高的要求。我们档案人员不仅要加强思想政治学习，更新观念，解放思想，不断创新服务手段；也要努力学习档案专业知识，提高业务水平，提升服务质量；还要注重相关知识的学习，特别是计算机和网络技术方面的知识，同时要培养一定的审美能力，做好网站的更新和维护工作。

（作者单位：南京中医药大学档案馆）

 

 

做好涉农社区档案工作  为社会主义新农村建设服务

●周  飞

  社区是以聚落作为自己的依托或者物质载体的，是人们参与社会生活的基本场所；它是一个社会实体。政府在不断完善社会管理和公共服务职能的同时，社区的功能正由经济建设型向公共服务型转变。做好社区的档案管理工作，不仅有利于社区自身的发展，而且是推动基层“三个文明”建设和现代化建设的一项最基础性的工作。

  江宁自2001年撤县设区以来，原先乡镇建制下的行政村机构，经过街、镇新一轮区划调整以后，现多数已被重新整合成社区形式的设置。江宁区档案局紧紧围绕区委区政府在“新农村”建设中的各项中心工作，不失时机的抓紧推进涉农社区的建档工作，深入农村、贴近农民、服务农业，在社区建档工作中做了一些有益的探索和尝试。

社区档案管理现状和成因

  从目前来看，社区的档案管理工作存在明显的不足。

  (1)是工作中形成的文字材料保管不齐全。长期以来，社区的档案工作由于缺乏懂得专业业务知识人员的管理，积存下来的文件材料保管很不规范，既没有科学合理的分类形成档案、又没有得到很好的整理入盒，文字材料四处堆放，凌乱现象随处可见，保管的方式也是“人手皆有”、“各自为政”。没有实行集中统一管理。双方签定的一些重要协议、合同得不到妥善齐全的保管，甚至于是散失，档案管理的滞后性、不仅影响社区各项工作的正常开展，而且给查阅带来了许多的不便。

  (2)是缺少机构和人员。首先是没有设立综合档案室，没有明确分管档案工作的领导，下面义没有配备具体操作档案管理的人员，形成档案管理人为的“真空”现象，使得这项工作两头都得不到很好的落实，造成档案管理无人间泮的局面。

  (3)是缺乏基本的保管设施和条件。有些社区文件材料几乎是捆捆扎扎随意堆放，封面落下积尘最多是掸掸抹抹，纸张有了破损糨糊简单的刷刷。即使做得好一点的社区，保管条件也只不过是办公室代替档案室，书橱柜代替档案柜。缺少必要的档案专用装具，使档案材料的完整性、安全性得不到应有的保障。

  (4)是缺乏档案管理制度。部分社区档案管理制度不健全，少数单位不但《制度》没有明文上墙，甚至起码的粗放管理要求都难做到，使档案管理操作起来无章可循。有效的档案管理制度不仅是档案工作顺利开展的可靠保证，而且对档案业务具体运作具有监督作用和指导意义；对管理过程中出现的违规行为、违法现象具有明显的约束力和控制力。

业务建设力求规范化

  针对涉农社区档案管理工作还处于起步阶段，基础条件和内在环境都相对比较薄弱这一客观事实。区档案局业务指导科在充分调查和认真分析的基础上，采取因地制宜的对策，档案业务开展实行：“从无到有、先易后难”，把“做好当前”和“规划长远”相结合，推行“分年实施、逐步完善”的工作步骤，因势利导、培育和保护社区干部做好档案工作的积极性、主动性。

  (1)制订科学的分类方案。针对涉农社区所形成的材料中涉及到“农民就业保障、医疗保险、养老补助、公共卫生、拆迁安置、土地流转、人居环境”等诸多方面的特点。区档案局结合省、市档案业务部门的要求，具体地把它分类为：“社区党建类、社区自治组织类、社区文化类、社区服务类、社区卫生类、社区环境类、社区计生类、社区治安类、声像实物类和会计类”等十大类。严格按照这十大块的分类要求进行业务上的操作。

  (2)建立各项规章制度。从文件材料的形成、收集、整理、归档、保管、到开发利用等多方面制订一系列管理制度，使档案工作程序化、制度化、规范化。

  (3)配备了兼职档案人员。首先明确档案工作有一名副书记分管，提供组织保证。由于受社区干部职数限制，要求从现有社区干部职数中挑选一名政治素质比较好、文化素质比较高、责任心比较强的人员从事兼职档案员工作。做到“上面”有人管“事”，“下面”有人做“事”，把档案管理工作真正落到了实处。

  (4)成立综合档案室。按照档案管理规范化的要求，设立了专门的档案库房，挂牌为综合档案室，并且做到库房、办公、阅档三分开，添置了档案专用橱柜装具，配置了包括“八防”在内的、温湿仪、消防安全器材等相应的硬件设备，使档案有了真正的“归属”。

社区档案管理的几点思索

  (1)全员的档案意识还需加强。社区作为最基层组织，档案管理意识普遍存在淡薄，因此，能否以此次社区建档为契机，组织全员认真学习《档案法》，自觉培养大家的档案意识和法制意识最为关键。

  (2)档案人员的业务水平亟待提高。从目前情况来看，社区档案人员的专业知识和业务能力普遍有待提高，相当一部分人员对档案的保管期限和归档范围不能掌握，业务上比较生疏，因此，具备一定的专业知识是做好档案工作的根本前提，要加强社区档案人员岗位的集中培训。

  (3)档案管理需要纳入工作计划。社区的各项工作是按照职能、职责和制定的工作计划、目标去落实完成的，档案工作也要纳入领导的议事日程，纳入部门目标考核。

  (4)档案经费的投入还需加大。必要经费的投入是做好档案工作的财力保障。部分社区在档案用品、装具和库房建设上舍不得花钱，或者是投入不足，要加大这方面的投入力度。在构建社会主义和谐社会与社会主义新农村建设的大背景下，加强涉农社区的档案业务建设和管理，既是档案事业延伸发展的必然趋势，同时也是时代赋予档案部门的一种责任。

(作者单位：江宁区档案局)

 

 

美国国家档案大楼参观见闻

●丁  枫

  2007年11月，我利用去美国旅游的难得机会，在华盛顿用一整天的时间访问了美国国家档案馆，初步体验了在这里参观和查档的具体经历，现写出来与读者共享。

  美国国家档案馆的档案大楼(也称国家档案一馆)位于美国首都华盛顿DC地区。这栋大楼始建于1932年12月，于1937年6月完工，并于2004年经过整修。大楼的正门位于宽阔而整洁的宪法大道，而在宾夕法尼亚大道的入口则通往该馆的中心研究室及缩微胶片研究室。我是从正门进入这幢大楼的。一走进大门，就见到门内已有数十人排成长队，正安静而有序地接受安全检查，安检的严格程度不亚于上飞机。我们被告知可以带照相器材，但不准使用闪光灯或其它人工灯光，而且还禁带食物、饮料和口香糖，以保护展件。当我们经过安检后，即踏入高大而光线略显暗淡的圆顶展厅。据介绍，该圆顶距地面有23米高。我们稍作稳定后抬头仰望，展厅左右墙壁上各有一幅大型油画。左边的题为《独立宣言》，描绘了托马斯·杰弗逊将一份宣言的草案交给大陆议会议长约翰·汉考克。右边的壁画名为《美国宪法》，它描绘了詹姆斯·麦迪逊将美国宪法递交乔治·华盛顿，以及制宪会议的盛况。在两幅壁画中间的下面是一个精致的中央展柜，里边展示了美国国家徽章的正反两面。地面上沿墙壁排放着几个大型展柜，在展柜里分别陈列着《独立宣言》、《美国宪法》和《人权法案》的原件(统称为“自由宪章”)。其中《独立宣言》细看起来有些褪色，据称是因为在十九世纪期间，它长期被阳光照晒而未得到精心保管所致。现在，这些文件的每一页羊皮纸都放入一个单独的密封箱子内。这些箱子由特殊的玻璃及铜制成，里面只有氦气(一种惰性气体)以及经过细心测量过的水蒸气。尘土、过量的湿气、游离氧气、硫以及其它空气污染物质都被排除出去。这些箱子还特别设计以防止在处理过程中发生意外受损毁。在晚上和紧急情况下，这些文件会移放到底部的储藏保险室中。

  从园顶展厅出来，我循着墙上的指示来到其背面的环型公共展室，这里正在举办一个互动性展览，可以观看和探索关于美国国家重大事件以及公民个人生活的文件、地图、影片和照片。我首先进入的是一条长廊。该长廊中是题为“从学校到白宫：总统的教育”的主题展览，展出了来自美国国家档案馆总统图书馆的文件、工艺品、照片和影片，披露了美国总统孩提时代的动人细节，其中现任美国总统布什儿童时期的摄像内容十分生动有趣。公共展室的中心路径是名为“美国文件”的展览，内容跨度从乔治·华盛顿的亲笔信到第一个总统网站。这条中心走廊的多数纸质文件是原件，每年更换，以限制它们暴露在光线下的时间。展厅中还有1823年独立宣言的铜版和解放宣言的摹真本，这两者是永久展出。沿着中心路径的两边是五个分展室，展览内容的主题分别为：我们的人（下转35页）（上接31页）民——家族和公民的文刊；建设一个更完美的国家——自由权和法律的文件；公共防御——战争和外交文件；为了全体人民的幸福——新领域和尖端技术文件；为了我们自己和我们的后代而保护文件。展室内除了原始文件，还有新的电子工具，帮助参观者探索美国历史的细节。在公共展室里，参观者将发现许多国家档案馆文件中蕴藏的动人故事，阅读来自战场的第一手报告，鉴定19世纪30年代的潜水艇探测器专利，或者调查泰坦尼克号沉没的文件。还可以聆听国会议员讨论禁酒，听听美国总统和他的咨询者讨论古巴危机，或者阅读曾经保密的间谍文件，破译密码文件，发现许多披露历史故事的文件、录音、地图和照片。另外，在公共展室里，除了看和听，还有许多事情可以做。例如，参观者可以变成一个电影制片人，可以编辑自己的关于二战进攻的文件；可以变成一位设计者，创作新的美国国玺；可以通过查阅少年犯罪文件、暗杀文件或水门事件文件调查历史问题；可以在探索数字文件带来的挑战时解开心中的迷惑。不论你是多大年龄，无论你的兴趣是什么，都能在公共展室里找到适合你的内容与活动。

  在国家档案大楼内还设有学习中心和一个剧院。学习中心用原始档案文件向家长和教育工作者提供教学方法和材料。剧院里则播放由国家档案馆制作的两部影片：《民主从这里开始》和《保存自由宪章》。

  进入展厅的人络绎不绝，但是这里的人们是拥而不挤，自觉按序参观，有时互相礼让。当我们抓紧时间参观完美国国家档案一馆时已近中午，我们随即迅速赶往设在马里兰州大学公园城内号称全世界最大的档案馆——美国国家档案二馆体验查档的经历(见下期)。

（作者单位：南京市档案局）

 

 

真情服务让市民满意

——南京市档案局档案管理处胡刚同志事迹

●聂  明  丁亚原

  南京市档案局档案管理处副处长胡刚同志，中共党员，1997年自部队转业进档案局工作，长期从事服务于机关单位、社会群体和广大市民的档案利用接待窗口工作。多年来，该同志始终坚持以满腔热情和优质服务塑造窗口形象，赢得了广大利用者和社会各界的赞誉和好评，在平凡的岗位上做出了不平凡的业绩，多次受到市委、市政府的表彰。1999年被团市委及相关部委办局和机关党委评为“优秀青年公务员”，同年获南京市举办的“做人民满意公务员”电脑绘画二等奖；2000~2003年度两次被市级机关工委评为“优秀共产党员”；2002、2004、2006年三次被市委、市政府表彰为“全市思想作风建设先进个人”；在机关干部年终考核中，连续4年被评为优秀。几年来，共接待查档利用者11345人次，调用档案27998卷次，收到感谢信与锦旗42件(面)。

  一、锐意创新，丰富服务新内涵

  胡刚同志注重加强理论学习和业务实践，紧密联系实际，立足本职，锐意创新，不断丰富服务新内容。

  2002年初根据政务公开的要求，国家档案局要求各级档案馆建立向社会开放已公开的现行文件中心，为广大人民群众及时了解党和国家方针政策开设新窗口，提高为民办事效率，维护人民群众合法权益。现行文件收集渠道不畅，给文件中心的建立带来了阻力，胡刚同志针对实际情况，提出了以本局办公室现有普发文件为基础建立实体文件中心，利用互联网下载公开发表的现行文件为资源，通过政府网、档案信息网等平台，建立电子文件中心的破解难题方案，很快得到了采纳并予以实施。

  接待利用是档案服务社会的重要内容，它是反映档案馆业务基础建设、服务水平和质量的重要窗口。为满足社会各界对档案利用的需要，胡刚同志坚持服务构建和谐社会和以人为本的理念，自觉履行“我们的责任和义务就是依托窗口传递自己的热情与真诚，以优质服务赢得查档利用者满意”的诺言，尽职尽责实践，人性化服务。为此，他先后开展了预约定时查、函电委托查等服务项目，对市公证处、市出入境管理处、市中级人民法院等经常查用专业档案的部门，建立了定向委托查阅关系，仅2006年就办理代理业务300余批次，最大程度方便和满足了利用者，构建起新型的服务模式与网络，拓展了档案馆社会服务功能。

  胡刚同志在做好本职工作的同时，还承担了本局干部计算机培训的授课任务，他利用业余时间备课，较好的完成授课任务。并且结合工作实际加强理论研究，撰写了《拉近档案馆与老百姓的距离》等业务论文发表。

  二、排忧解难，倾心服务新热点

  胡刚同志注重坚持了解新形势，关注新情况，紧跟新潮流，适应新要求。凡是关系到民生的“热点、焦点、难点”问题，他牢记心中，见诸行动，积极为民排忧解难。2006年开始实行的高级知识分子增加退休金政策，来馆和来电查询的老同志较多，胡刚同志认真为他们寻找高级职称认定的证明材料，维护了老同志应得的利益。为申报中华老字号，一批企业来馆查询本企业商户历史及变迁，胡刚同志敏感意识到老字号无形资产的重要性，加班加点、仔细查找相关资料，先后为宝庆银楼、四明眼镜店、大华电影院等多家老企业寻找到创业初期的原始记录，为企业守住合法利益做出了积极的努力。

  近年来，社会利用档案的需求越来越广泛。胡刚所在的窗口，接待对象中65％以上是普通老百姓，他们迫切希望通过查找档案来解决自己的困难和问题。家住城东区的李女士，因城市开发建设的需要，家中耕地被征用，按当时制定的拆迁补偿方案，以现有户籍人口为准，包括在外地上学的人员，均可得到相应补偿。而李女士等6户人家，由于孩子在部队服役，户籍已迁出，依此方案自然少得了一份补偿。显然，为国家尽义务相反却要吃亏，她们想不通，但要想找拆迁单位讨公道，却也苦于一时拿不出政策依据来。最后，便抱着试试看的想法给档案馆打来了咨询电话。胡刚同志根据她们所述情况，很快找出了1995年省人大常委会通过的《江苏省征兵工作条例》，根据规定，家居农村的义务兵其原户籍所在地土地被征用的，应当享受与原户籍所在地其他公民同等的待遇。为此，李女士等6户人家补偿难题得到解决。

  窗口工作，零距离与群众接触，一言一行倍受关注。年均接待查档2000余人次的工作量和频繁人事交往，是检验接待人员热情真诚服务、耐心细致工作的“试金石”。胡刚同志在查档工作中，坚持百问不烦，百拿不厌，想人所急，解人所难，帮人所需。常常是快下班了，还未查到结果，而延误就餐和休息时间。一个结果有时需要几个小时，甚至几天的时间查找，胡刚同志从无怨言。

  三、甘愿奉献，塑造服务新形象

  档案工作枯燥乏味、清贫寂寞。十年如一日埋头某一项单调的工作，对于常人来讲无疑是挑战，胡刚同志不畏困难，积极迎接挑战。坚持加强马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的学习，深入贯彻落实科学发展观，思想素质和理论水平有了新的提高，人生观、价值观、苦乐观、得失观不断得到新的升华，特别是在全党开展以“三个代表”重要思想为主要内容的保持共产党员先进性教育活动以来，该同志更加从严要求自己，处处注重发挥表率作用，表现为对事业的热爱和对工作热情的进一步焕发。胡刚同志淡泊名利，爱岗敬业，大局意识强。保持共产党员先进性教育活动期间，却逢胡刚母亲病重在上海住院，此时，病人最需要亲人陪护，为了不影响学习和工作，他战胜情感的困扰，克服困难，理性地处理好了矛盾。

  胡刚同志热情服务，对每一位利用者的合理要求有求必应，真情服务，难能可贵的是这种作风始终如一。在防“非典”时期，对不方便进入机关大门的利用者的需求，他采用函寄、送出机关大门等方法，满足了非常时期的非常需求，及时为利用者解决了实际困难。有效地提高了南京市档案局(馆)的社会形象，在促进“三个文明”建设中发挥了重要作用。

  四、情系于民，倾注服务真爱心

  胡刚同志主动热情周到细致的服务，如春风吹拂，无微不致温暖了窗口查档人的心，市民来后收获了真情服务，同样，服务窗口也收到了满意的微笑和赞誉。

  为纪念抗战胜利六十周年，南京市委宣传部、南京大学等单位联合编辑《南京大屠杀史料汇集》，南京大学的老师和同学们为此来馆查阅历史档案资料，正值夏天，机关执行高温作息时间表，胡刚同志考虑到同学们在正午时分往返学校十分不便，主动放弃中午休息，为其提供服务，使查档同学十分感动。像这样加时服务是常有的事，每年都有40多天。南京大学的老师在表扬信中这样写道：“胡刚同志那种强烈的责任感和事业心，给我们留下深刻的印象，他是共产党员的楷模，他这种爱岗敬业、无私奉献的精神，实在是难能可贵。”

  “无岗无业无收入”的市民何女士在家人的陪同下，为胡刚同志献上一面写有“关心、有心、细心、用心、诚心、耐心、热心、贴心”的锦旗，以表达感谢之情。胡刚同志为何女士倾情解忧的事迹，曾于2006年6月报道于《中国档案报》、《档案与建设》、《机关党建》等报刊。

  河北省邯郸市的盖先生，带着当地电视台的记者，千里迢迢专程来到南京市档案馆，为表达对胡刚同志帮助自己找到离别近半个世纪亲人的感激之情，请来邯郸、南京市两家电视台进行专题采访，千里寻亲，圆梦实现。其中，南京电视台在晚间新闻时段连续3天进行播放，真情牵动千家万户，真爱强烈感染了广大市民。

（作者单位：南京市档案局）

 

 

一次竞赛 一次学习

●徐  钊

  金秋十月，我被单位推荐参加全省档案业务知识竞赛和工作技能学习竞赛活动。在竞赛活动中，通过层层选拔，我有幸与另外两名同志组成南京代表队，与全省众多的优秀选手在档案安全和保护技术知识竞赛的赛场上展开比赛，并最终取得了三等奖的好成绩。回首竞赛的历程，有辛苦，有喜悦，有感动，也有收获。

磨练意志、挑战自我

  还记得赛前局馆领导将这项任务交给我的时候，我的内心是非常紧张的，因为参加这次比赛的选手既有档案界的老前辈，又有具有高学历的档案专业的年轻人，他们有丰富的实践经验和较高的专业水平。局馆领导看出了我的顾虑开导说：“只要认真准备比赛，专心参加比赛，发挥出自己真实水平，就会有收获。”听了这些话，犹豫的我豁然开朗，于是我很快就进入备战状态，牺牲了业余时间、休息时间，克服家里小孩较小的困难，舍弃个人利益，全心全意准备参赛。市局老师们科学的培训方法，也增强了我战胜困难的信心，使得我在参赛过程中始终保持稳定而积极的心态。在市局层层选拔中我并没有给自己太多的压力，只是暗暗嘱咐自己去自信地面对一切。然而真正的竞赛是惊心动魄的，抽签、规定时间答题，紧张得手心都出了汗。但毕竟是有备而来，我在充满竞争与紧张的氛围中，迅速调整好自己的心理状态，并使自己发挥出较好水平。

刻苦学习、精心准备

  赛前学习是一个充满奋斗的过程。由于这次竞赛不仅采取了现场答题还增加了现场技能操作的项目，现场答题是每个参赛人员在规定的时间内回答三个问题，内容涉及档案法律法规、档案库房技术管理暂行规定、档案信息化建设、电子文件归档与管理规范、档案缩微技术等，现场技能操作是根据现场播放画面准确回答操作方面的提问，内容包括消防知识、档案修裱技术等，竞赛内容涉及的档案知识不仅范围广，而且内容多。我感到压力较大，幸好南京市档案局的老师们为我们及时准备了复习资料，并对我们进行了精心的指导，还组织我们学习了消防知识和档案修裱技术，用生动的现场演示和娴熟的修裱制作过程让我们加深了对题目的理解和记忆。我自己也认真、深入、全面学习了与竞赛相关的书籍，以考试的标准严格要求自己，对遇到的难题虚心向其他选手和市局老师们请教。在最后冲刺阶段，市局领导还组织我们进行了封闭训练，重点指导，通过艰苦的系统复习，使我们的强项得到了巩固，薄弱的部分得到很好的加强。

团结协作、争创佳绩

  根据竞赛规则，这次竞赛共分为四个项目，每一个参赛项目都是由三名选手参加(一名后备)，大家都是初次合作，有的都是初次见面，大家都不知道会是什么样子，然而当市局将我们大家召集到一起的那一刻，我们就被紧紧的连在了一起，编成了一支强有力的队伍，我们每个人都是策划，每个人都是老师，每个人都担当着一个重要的角色，一个都不能少。市局领导还给我们创造了很好的学习条件、学习环境，从最初的准备到比赛，我都可以从他们凝重的表情中看出他们不比我们选手轻松，他们关心着我们的生活，我们每个人都成为他们关注的重点，我们的每一点进步都凝聚着他们的心血，倾注了他们的精力，让我们感受到团队的凝聚力十足。直到后来我已经不觉得是一次竞赛，更象是集体的展示，展示和谐团结的精神，无论在赛前还是赛中，所有人都为集体去努力，大家建立了深厚的情谊。同时也能从中读到快乐与荣耀。我们相互提示着比赛时应注意的细微动作与环节，相互鼓励，我们通过一次一次的练习，从简到繁，从易到难，分类去做，反复推敲，直到我们满意的那一刻，此时结果已经不重要了，因为我们获得到了更宝贵的东西，我们懂得了团结就是力量。而我能加入到这样一个优秀的团队当中我也深感骄傲，我能奉献的也不过是微薄的力量，但我仍乐此不疲，因为我知道每个人都奉献出微弱的余辉，凝结起来就是耀眼的阳光。这就是档案人的信念，也是我们收获的原由。时间一天天过去，竞赛的日子越来越近，大家心照不宣默默努力着练习着，生怕出现一丝差错。紧张着，努力着；努力着，前进着。当我们最终站在赛场上，当我们听到掌声响起的时候，这支团队中的每个成员，都流下感动的泪。因为，我们努力了，付出了，也得到了。

  这次比赛，我非常感谢省市局各级领导给予这次珍贵的比赛机会，为我们提供了一次学习提高的好机会；感谢所有帮助和支持我们的领导老师们，也感谢所有队员的团结协作、艰苦付出，我们才取得好成绩。比赛虽然结束了，但我对档案的执着的追求并没有结束，我会带着这份沉甸甸的追求，不断的战胜困难、超越自我。

（作者单位：下关区档案局）

 

 

过年的思念

●黄禹康

  “枯藤老树昏鸦。小桥流水人家。古道西风瘦马。夕阳西下，断肠人在天涯”。年关将近时，身在远离家乡的都市重点建设工程工地指挥部从事文书档案收集、管理工作的我，接到了妻子从遥远的湘西小镇打来的长途电话，她问我有什么感受没有，我便哽咽着背诵了马致远的这首元曲，于是电话那端便传来了妻子和孩子的抽泣声……

  在这远离家乡的都市重点建设工程工地指挥部，尽管年关临近，但却见不到都市人和建筑工人们热热闹闹操办过年物资的繁忙情景。经过20多年改革开放洗礼的都市人们和身在都市的建筑工人们，如今吃有红火的酒家、美食城，玩有富丽堂皇的夜总会、卡拉0K厅，对于传统的“过年”——好好的玩几天，美美的吃几餐的享受，实在没有太多的追求和向往。特别是面对经济全球化的激烈市场竞争，城市建设如火如荼、城市重点工程建设与国民经济建设，与构建社会主义和谐社会等密切相关，城市重点工程的建设时间和建设任务时时紧扣着每一个建设工人的心弦。对于传统的“过年”——热热闹闹筹办年货，亲朋好友千里迢迢来团年的忙碌的情景，淡化了许多。于是对于象我这样刚从边远小镇企业下岗来到都市重点建设工地打工的“半边户”那特有的倦鸟归林之情，表现出一种惊诧和莫名其妙的感觉。作为都市重点建设工程办公室的一名文书档案工作人员，我无法评价他们对传统“过年”的超脱，只是觉得他们匆匆忙忙地签合同、忙测量、忙绘图、忙论证，百忙千忙、百钱待挣、百了千当之后，突然赐给你几天什么都不想、什么都可以不干的节假日，静静地梳理一年奔波劳累的风尘，一家人欢聚酒会，雪野徜徉，卧听风雪，烹调小菜，吟几句古诗，读几页小说，甚至躺在安乐椅上似睡非睡，与友人半争不争，实在有如神仙之乐哉悠哉。然而，因为职业的限制，我这只倦鸟还得继续孤单地留在这沸腾的都市重点建设工程工地的临时办公室里，每天奔忙于各建设生产工地，忙于收集各类建设设计施工图纸、进购材料的开箱资料收集归档，忙于各工地的材料和数据统计以及各类文书的上传下达，在电脑前不停地扫描各建设工地的测量设计图纸和技术文件、进行分类归档，不断地编发选录出一篇篇安全生产、测绘信息和开发建设资讯，发送到各建设工地有关领导的手中。远远地望眼欲穿的老父、老母、亲亲的妻子、孩子，在故乡的山梁上、渡口、客车站，你们还是望不见渴盼的身影……

  回想起来，我这三十多年中已有好几次没有回老家过年啦!

  第一次是在大学三年级时，那年母亲病逝，家中债台高筑，让我实在没有勇气向家中写信要钱作路费回家，便谎称学校假期给我安排有紧要事，不能回家过年。偌大的大学宿舍楼中只留下我一个人，在空空的楼道上走过来走过去，孤独的难受极了。腊月三十夜团年那一天，学校几个食堂都关了门，我得走出校门找吃的去。一个人冒着寒风，埋着头，走了大半条街，才好不容易找到一家半掩大门的小吃店，店主正欲出门，见我眼睛红红的模样，就关切地问：“想家啦，还没吃饭吧?来，我给你下一碗面条，让你吃了暖暖身子，我再到儿子家团年去”。好心的店主在面条里舀了鸡汤、炒了肉丝，吃得我直打饱嗝……后来接到小弟弟的来信，说过年那几天，老父亲每天都在路边的大古枫树下站几趟了望着大路上的行人，三十夜团年那天，喝了几口酒就闷头抽烟，饭也吃不下去……

  前年，因饱受长途汽车颠簸之苦的妻子苦苦相劝，我们终于决定不回湘西农村老家过年，并要父亲来城里，可是父亲始终没有答应。为操办团年饭，妻子专门跑了书店、上了酒家“拜师”，很学了几招几式，从腊月二十七日就开始泡墨鱼、卤鸭子之类，孩子也指三要四地买了烟花爆竹、彩气球。团年那天，小桌面菜上重菜，香气四溢。我想起老父亲一人在家中炒好菜、斟上了酒，独坐桌边等不到儿女们归来时那份孤独、怆然的样子，总觉失去了什么，始终没有好胃口。孩子则因烟花爆竹，彩气球没有宽敞场地施放，又没有农村老家团年饭前祭拜天地和祖辈时那份温馨的等待(他已从锅中碗中捞饱了)，直说没味，丰盛的团年饭却没有愉悦的心情……

  去年，因我所在的都市国营企业效益不好，应都市重点建设工程建设指挥部主事的一位老同学相约，我又草草地辞别了妻儿，毅然下海来到这远离家乡的都市重点建设工程办公室应聘，担负起了都市重点建设工程指挥部办公室的文书档案工作。繁忙的都市重点建设工程办公室文书档案人员的特殊任务，使我再次失去了回家过年的机会。一想起这些，我就更加怀念我湘西农村老家过年时所拥有的那份温馨和欢乐情趣了。

  在我的湘西农村老家，每年农历腊月一到，筹办过年的气氛就浓烈起来了。锄头钉钯洗干净挂上了梁，犁耙卸下了支起了架，年猪拉出来宰杀好了熏制腊肉，房前屋后的庭院清扫的干干净净，门联上贴上了鲜红的对联，寨子里的狮子、龙灯扎起来开始排练，在外地打工挣钱的人也如燕子归巢般背着或挑着从城里采购的年货纷纷赶回家来，整个村寨都沉浸在过年的浓烈气氛之中。这个时节，最紧俏的是杀猪的屠夫和裁缝，最忙碌的是父亲和母亲。尽管这样，父母脸上仍然乐呵呵的，苦累了一年总算有了尽头，即使不能穿得珠光宝气，住得富丽堂皇，吃上山珍海味，但总可以暂时卸去对庄稼的牵挂，对农活的盘算，平平静静地坐下来，领着全家老小美美地吃几天、玩几天、乐几天，过年俨然象辛苦人生中的温馨驿站。

  到了团年那天，天还没有大亮，家家屋顶的烟囱上就冒出了浓烟。父母忙着煮年饭、蒸腊肉，孩子们馋得口水直冒，可谁也不敢上桌动筷子的，因为得先拜祭天地和祖辈。父亲端了茶盘，盘中装有猪头猪尾、鸡、鱼、糯米糍粑之类，到村头的土地神前拜天祭地，到堂屋中拜祖，到猪圈前拜猪大菩萨，到土灶前拜灶王爷，如果去世的长辈墓地较近，逐一拜祭之后，便要孩子端了茶盘中的糯米饭，到房前屋后的果树上砍一个刀口，按几颗米饭进去，以祈求来年瓜果丰收……这般热热闹闹的拜祭之后，开始吃团年饭了，其实菜也没有什么动人之处，无非是大碗大盘的鸡鸭鱼肉、猪脚、猪头、腊肉之类，不讲究花样，不追求档次，一家老小围在一起无拘无束敞开肚皮大吃大喝，再听父母讲一些过年的故事，这浓浓的温馨、浓浓的幸福，是在都市许多盛大的宴会、酒会上所无法感受到的。到了晚上，父母便早早地烧起一堆大火，全家人边吃花生、瓜子，边围着火堆谈天说地，孩子们追逐着、忙着放烟花爆竹，直到除夕钟声敲响……

  现在，我忙碌在这远离家乡亲人的大都市重点建设工程的办公室里，手里夹着刚从电脑里调出来的前沿工地工程技术人员亟待查找的有关测绘图纸及有关档案材料，准备送给前沿工地技术人员急用，突然，窗外传来了歌星陈红演唱的《常回家看看》，一下子勾起了我又遥想起我都市的家中，妻子和孩子的年货准备的怎么样了，吃团年饭时望着桌上为我摆放的碗筷酒盅时会将如何伤感；遥想起我湘西的农村老家中，固执的老父亲守着那栋吊脚楼和母亲那座土坟以及我年初坚定地要回家过年的承诺，盼了一年儿女们的归期，盼来的仍然是一封封苍白愧疚的信，父亲又该是何等的孤单啊!本来早已疲惫的心灵突然增添这两处家，带给了心灵上的重负。我在电脑前不停的收集整理各建设工地报来的建设图纸和各类工程建设文件，在一页页方格稿纸上忙于起草新一年的都市重点建设工程的建设计划和新年祝辞之时，又有谁能解我心中的思念之愁啊……

（作者单位：湖南省档案局宣传处）

 

 

国民政府曾下令废除春节

●王素霞

  1930年底，国民党时期的南京国民政府颁布过一道废除春节的命令。令云：民国元年(1912年)已颁令废除旧历，以公历为国历。为认真推行国历，今起废除春节。这道法令规定1月1日至4日为新年假，凡传统于春节期间歇业超过4天的行业、企事业可以移延，但严禁在春节中休业。传统的春节活动相应前移；12月15日为年前扫除日；12月31日为除夕，举年夜宴，1月1日为新年正日，举行春宴；1月15日为元宵节，是日“打年锣鼓，游市上灯。”

  随即各省市相应成立“推行国历新年筹委会”对新的年节礼仪作了一系列具体规定与安排。如上海，将12月31日除夕夜定名为“祖先纪念礼气，规定礼仪为：中堂悬祖先像，前供香花；合家肃立像前，向祖先像行礼；家长向祖先像献花；家长报告，说明纪念意义，使全家了解一年所得，并述历代先祖训诫子弟的遗训逸事；行辞岁礼，以尊卑长幼为序向尊长鞠躬。年夜宴、元旦日为“新年礼气”礼仪为：中悬孙中山像与国旗、国民党党旗，侧悬祖先像；是日上午，全家肃立于前，向孙中山像等鞠躬，向祖先像鞠躬；家长训词，勉励家人在新的一年中努力工作与学习；行贺年礼，依尊卑长幼向尊长鞠躬拜年；赐恩物，由尊长向卑幼赐财礼、食品、文具等；举行春宴。

  为确保法令实施，国民政府命各报大力宣传，各机关、学校传达贯彻外，还通过各省市社会局、教育局和公安局采取各种行政措施。如禁止印刷、出版和销售旧历历书历本，禁止报刊附印旧历；学校调整寒假时间；邮局自1月15日起停止收受投发贺年卡、贺年电；禁止工厂对旧历春节期间上班者支付双薪等等。为此，上海专门赶制了上万本新历和新春联，由各区党部分发；还提出了“过一个革命化新年”的口号，强调“党政军各机关工作人员，更要以身作则，为全民倡”，如有违犯将予处罚。12月28曰，举行“推行国历演讲大会”，请出了革命元老、学界耆宿蔡元培，发表“国历远胜阴历，各界应切实奉行”的演讲。

  此令一出，貌似雷厉风行，但几千年延续下来的传统岂是一纸命令就能废除的，民间消极抵制不说，各级官员也敷衍其事。以上海为例，头一年花了大力气组织了庆祝大会、灯会等许多活动，似乎还像回事。但到了旧历年时，各家仍偷偷过年，除夕那天鞋帽店拥挤不堪直至半夜，因为新年戴新帽穿新鞋乃吴地旧俗。1932年初，适逢“一·二八”战争，有组织的活动已渐渐销声匿迹，民间庆贺年节又复萌。到后来，除报纸不附印旧历和春节期间不停刊外一切如故。

  国民政府的这道命令，当时就引来了各方的批评。《民国日报》于1931年2月18日，即旧历之正月初二，刊发社论《昨天》。在历数了上海街头“锣鼓声、爆竹声，又到处显露着度岁的色彩了”，“一些私立学校依然放假数天”，“内地的学校更视国府明文为废纸”等事实后，明确指出：“废历系社会实际生活所形成……想用命令和宣传力量，去革除废历，实系违背事实之奢望，决无立即实现之理。”这种“用命令的力量”革除旧历“实系最大的错误”。

（作者单位：沈阳市辽中县邮政51信箱）