对城市建设来说，要维护其历史的真实性，使人们了解它的演变和发展过程，靠什么？靠的是档案，靠的是大量的文字材料和图片。对于一个房屋拆迁工程项目来说，被拆除房屋的原始状况如何，所涉及的各种错综复杂的利益关系，当事人要维护自己的合法权益，靠什么？靠的还是档案。改革开放近三十年了，城市的面貌早已发生了翻天覆地的变化，俗话说：不破不立，城市的变迁无不是从拆迁开始，应该说拆迁是城市改造的源头，而拆迁档案则是城市嬗变过程中的历史见证，从中我们可以看到城市发展的身影。不仅如此，在房屋拆迁工作中，往往一张小小的纸片便能为当事人挽回几万、几十万，甚至上百万元的经济损失的事例屡见不鲜。所以，建立健全拆迁档案，安全妥善地保管好拆迁档案资料，是城市房屋拆迁工作中一项不可缺少的基础性工作。
一、拆迁档案管理的基本原则
拆迁档案管理的基本原则，就是根据国家《档案法》及档案工作管理的有关政策规定，对房屋拆迁活动中形成的文件资料进行集中统一管理，维护拆迁档案的完整与安全，方便档案的利用。
１、集中统一管理的含义
拆迁档案集中统一管理的含义包括两个方面：一方面是指拆迁档案的本身，要以一个完整的房屋拆迁项目为单位，集中统一归档；另一方面则是指拆迁档案的保管形式，无论是在部门使用阶段，还是在归档保管阶段，都必须集中统一地进行管理，绝不能毫无章法的零散在个人手中，使拆迁档案失去安全保护。
２、业务部门预先立卷的必要性
拆迁档案为什么要进行业务部门预立卷？首先，因为房屋拆迁工作中即有按规律产生的文件资料，也有许多因突发事件而形成的文件资料。实践中，由于房屋拆迁工作的复杂性，造成拆迁工作过程中有许多意外的事件发生，因此而产生了许多规定以外的拆迁文件资料，这些拆迁文件资料对今后工作往往有着十分重要的查考价值，需要作为档案将其保存下来。但是这些意外情况下产生的文件资料，它们的来龙去脉档案部门并不一定清楚，所以拆迁档案在形成过程中，必须实行部门预先整理立卷的制度，以避免档案部门因不了解情况而造成对文件资料错误的鉴定或错误的排序、归类。其次，从拆迁文件资料安全性的角度来考虑，业务部门将已完成使用任务的文件资料装订成卷、册，便会使文件资料多了一层保护措施。
二、拆迁档案管理的性质
１、拆迁档案管理工作是城市房屋拆迁管理工作的一个组成部分
国家《拆迁条例》中明确规定了房屋拆迁管理部门必须对房屋拆迁工作中产生的拆迁档案资料实施管理。这就决定了拆迁档案管理工作不仅是国家档案事业的一部分，同时也是房屋拆迁管理工作的一个重要方面。所以各地的房屋拆迁主管部门在本地区的房屋拆迁管理工作中，必须把对拆迁档案的管理纳入到日常的房屋拆迁管理工作中，采取有力措施，将拆迁档案工作的建立作为对房屋拆迁单位内部基础管理的一项主要内容来进行监督检查。
２、拆迁档案管理工作是一项技术性和服务性的工作
由于档案工作本身是一项规范化、程序化的技术性工作，所以在拆迁档案管理时，不仅要按照档案工作的专业技术标准实施管理，而且还要根据本行业的业务特点制定相应的、系列化的技术标准来进行规范管理，并且，不断运用先进的技术手段来提高拆迁档案的管理水平。
拆迁档案管理的服务性表现在它所提供的拆迁档案信息的利用方面。拆迁档案管理工作的重点，就是如何更有效的提供拆迁档案利用服务，要用各种形式开展拆迁档案的利用工作，充分发挥拆迁档案的经济价值和社会价值，使静止的档案活起来。拆迁档案价值的体现与拆迁档案的服务水平有着相得益彰的关系，拆迁档案信息利用得越充分，则反映了拆迁档案服务水平越高。
３、拆迁档案管理工作是一项机要性的工作
拆迁档案是房屋拆迁工作过程的准确记载，在它的内容中包含了大量的政府部门和领导人关于城市建设的方针、决策、措施、指示等机要性的记载，有关系到拆迁当事人个人或法人切身利益的机密，因此，拆迁档案的管理工作又是一项具有机要性的工作。拆迁档案管理的机要性使拆迁档案在利用中要特别注意从保护国家、集体和个人的利益出发，制定相应的保密制度，把握好拆迁档案机要性和服务性的关系。
三、拆迁档案管理的要求
拆迁档案管理要求是要建立健全的拆迁档案管理体系，制定完善的拆迁档案管理制度和管理标准，用科学的方法和先进的技术管好用好拆迁档案。
１、拆迁档案网络化管理
所谓管理网络化，就是把拆迁档案从产生到形成后的再利用整个过程看成一条渠道。要保证这条渠道畅通无阻，就必须在渠道的每一个关口都有负责的部门和责任人进行把关，使之组成一个有效的管理网络。在单位拆迁档案管理网络中，一般最上层是分管档案部门的领导者，他的作用是负责单位档案工作总体计划方案的制定和落实，协调各个环节之间的关系，使之合理融洽；管理网络的第二层，是单位档案部门及档案部门负责人和档案员，这个环节要负责单位全部档案的管理，并办理拆迁档案工作各项具体业务，保证拆迁档案各个工作环节运转正常；管理网络的第三层，是各业务部门及业务部门负责人和兼职档案员，这个环节的主要责任就是负责收集拆迁文件资料，确保房屋拆迁活动中产生和使用的文件资料收集齐全完整。拆迁档案在这样一个管理网络中，通过层层把关，责任明确，才能确保完整性、系统性和有效性。
２、拆迁档案制度化管理
加强制度化建设，也是实现拆迁档案优质管理的一个前提条件。因此在拆迁档案管理中，首先要加强制度建设，对拆迁档案工作中的各个环节都要制订一套切实可行的工作制度和管理办法，通过制度来约束拆迁档案工作行为，使拆迁档案管理工作有法可依，有章可循；用制度来确保拆迁档案工作能够规范、有序、顺利的开展。
３、拆迁档案标准化管理
拆迁档案标准化管理只有与房屋拆迁工作标准化相结合才能够得到实现，房屋拆迁工作标准化既是规范拆迁行为的一个重要方面，也是拆迁档案标准化管理的保证。所以在进行拆迁档案标准化管理时，首先应该从具体的房屋拆迁工作入手，将拆迁工作中一些相对固定的内容或程序，制定出统一的图表格式和固定形式的文本，使之能够形成一套统一规范的拆迁资料来适应拆迁档案标准化管理的需要。其次，拆迁档案的标准化管理，还要求拆迁档案工作各个业务环节也应该有相应的标准来衡量，这就需要拆迁档案管理部门，在不违背档案专业基本原则的条例下，在实际工作中不断总结经验，形成一个符合拆迁档案形成规律的、相对固定的拆迁档案建档模式。
４、拆迁档案科学化管理
拆迁档案管理科学化，要求我们在对拆迁档案管理时，既要按照规范的标准去做，又不能墨守陈规。应当充分运用科学的思想和方法，适应形势发展的要求，不断探索拆迁档案形成规律和各个工作环节的内在联系，准确把握拆迁档案利用需求，用先进的技术手段，不断提高拆迁档案的利用效率，以保证拆迁档案信息资源得到系统、完整的开发利用。
当前，计算机以及网络技术已普遍应用于档案工作中，在不少条件较好的地区拆迁现场所形成的文件资料也已由计算机产生，网络化传输。然而先进的计算机网络技术在极大地提高了档案工作效率的同时，也不可避免的带来一些诸如原始性、安全性的隐患，甚至危及到档案存在的根本。所谓“档案”讲究的就是能够真实的再现历史本来面目。但是，由计算机网络技术产生的电子档案，既能够迅速、大容量的汇集和传递信息，同样也能够十分便捷的修改和消除信息，而且由于技术设备的因素，还会使脱机产生的光、磁介质载体的电子档案出现再现困难、解读不易等问题。
面对不断产生的大量的电子档案，拆迁档案管理怎么办？笔者认为，管理拆迁工作中产生的电子档案，首先要从其形成过程就进行有效控制，确保真实性，是档案管理的关节点。管理的方式根据不同的技术条件应分为三个渐进的层次。第一个层次，是对在拆迁工作中产生的，由磁、光介质为载体的拆迁档案，必须按照国家对电子档案管理的基本要求，做到“双轨制”管理，所谓的“双轨制”就是对电子文件的归档采用纸介质和磁、光介质一起归档保存的形式，形成内容相同的两套档案；第二个层次，是对电子档案管理更进一步的要求，即设计拆迁档案管理软件，制定相应的制度和措施，保证软件在拆迁工作得到正常使用，档案管理部门通过软件的推广应用，对拆迁工作中产生的电子档案进行科学的控制和管理；第三个层次，应是电子档案管理的发展方向，即各地的房屋拆迁管理部门结合本地区拆迁工作实际，应用系统工程的方法，设计建设一个能够涵盖整个拆迁工作各阶段的“房屋拆迁信息计算机网络管理系统”，以档案管理部门为信息管理中心，在房屋拆迁管理中实现“电子文档一体化”。为此，在网络系统设计时，档案部门应首先对每一个子系统的结构设计提出具体的归档要求，如电子文件资料形成的格式、字段，形成后的内容界面，应具备的功能等等。其次，在整个拆迁管理信息系统中必须建立一个独立的拆迁档案管理子系统，专门用于对归档电子文件的接收、整理、检索、利用统计等档案工作。３、档案部门应定期将拆迁档案信息，按档案管理要求的格式存储在固定的脱机载体上，并进行必要的备份，以此来保证电子档案的原始性、真实性和安全性。
５、拆迁档案管理人员素质要求
在任何工作中，人的因素是第一位的。在拆迁档案管理工作中档案人员的素质是拆迁档案管理能否实现上述“四个化”的保证。因此在对拆迁档案管理人员的要求上须从两个方面来衡量：首先是政治思想方面的素质。要求档案人员能够遵守党和国家的法律法规，严守机密，作风端正，爱岗敬业；其次是业务能力方面的素质。要求档案人员不仅要具备档案专业的基本理论和工作技能，而且还应当熟习房屋拆迁工作方面的政策规定和工作程序，同时还必须要有相应的文字写作能力和现代化办公设备的操作能力。一个单位的拆迁档案工作能否做好，档案人员的思想素质和业务素质是一个关键性的因素。
古往今来，自从有了档案的产生，便有了对档案的管理。随着时代的进步，人们对档案管理的方式也在不断的改进和提高。在当今社会中由于计算机技术和通讯网络技术的迅猛发展，使整个人类社会发生了巨大的变革，“信息化”改变了人们的生活习惯和思维方式，也渗透到社会的各个层面。２００１年国务院颁布施行新的《拆迁条例》以后，进一步强调了拆迁档案管理工作的必要性，从而使拆迁档案管理工作在新形势下面临着应如何更加迅速及时地提供拆迁档案信息资源，促进拆迁档案管理工作适应时代发展的新要求，也使每一个拆迁档案工作者面临着应如何提高自身科技素养，尤其是计算机网络方面的知识水平，以便在今后拆迁档案管理工作中，能够适应现代信息技术这个崭新的课题。
（施小兰 作者单位：南京市拆迁管理办公室）
