随着计算机和网络技术在档案领域的广泛应用，使得档案管理工作各个方面各个环节都发生了深刻的变化，如何应对信息化大潮对传统区县档案业务指导方式的冲击，进一步推动区县档案业务指导工作的革新，这已经成为区县档案业务主管部门亟待破解的问题。

计算机网络是计算机技术和通信技术相结合而形成的一种全新办公通信方式，它是将不同地理位置、具有独立功能的多台计算机、终端及附属设备用通信链路连接起来，并配备相应的网络软件，以实现通信过程中资源共享而形成的通信系统，具有海量存储、快速计算、多维展示、瞬间传递和资源共享等特点。而档案业务指导是档案行政部门实施行业指导监督的主要行政管理形式，在档案行政管理中处于主体地位、前沿位置，业务指导工作做得如何，直接关系到档案事业的兴衰成败。传统的区县档案业务指导主要依赖逐级传达贯彻业务文件标准、现场或电话指导和定期集中检查的形式开展。在计算机网络介入档案管理工作后，传统业务指导方式受到很大冲击。首先，通过计算机网络，基层档案工作人员可以非常快速方便地了解领会上级档案部门制定的各项专业法规文件，无需再一级一级传达学习，这就打破了区县档案业务主管部门对专业信息的垄断，在一定程度上削弱了业务主管部门的权威性。第二，由于档案管理系统的广泛应用，文书档案整理方式简化，取消了“案卷”概念，以“件”为单位进行整理，文书档案指导检查的项目内容也相应减少，指导人员可以随时在网络上调阅相关单位的归档文件目录，开展网上业务指导检查，这从标准和程序上冲击了原有的业务检查评分体制。第三，从计算机网络办公通信中衍生出的众多电子文件，如何对其进行归档管理和开发利用，这是传统档案业务指导中所没有的内容。

面对计算机网络的冲击，区县档案业务指导何去何从？坐观不动，无所作为肯定是不行的。我们要清醒地认识到，在计算机网络环境下做好档案业务指导工作，不仅是业务指导工作发展的难点，也是业务指导工作革新的突破点和方向，可以说既是危机更是契机。

一、以前由于专业信息传播渠道单一，上级档案管理部门颁发新标准要求后需要一级一级传达学习，在区县这一级仅仅印发文件就要准备上百份，还要组织集中学习，中间耗费了大量人力、物力、财力和时间。通过网络实现信息共享，基层档案人员可以和档案业务指导人员同步同时了解掌握上级指定的规范要求。这不仅节省了费用和时间精力，也最大程度上避免在长时间多层次的传达过程中出现走样曲解的现象。为了更好的发挥网络信息共享作用，区县档案业务主管部门要尽早建立本部门宣传网站或网页，及时下载上传档案专业文件资料，鼓励和要求基层档案人员利用网络掌控相关信息，主动做好宣传贯彻工作。

二、过去档案业务指导部门面对所有建档单位，采用逐个上门，就档案工作每个工作环节手把手教的形式开展业务指导，这在当时无疑对整个档案事业的发展，起了积极的推动作用，同时也留下了一些弊端，主要是基层档案人员过多的依赖档案部门的业务指导，不利于调动基层档案人员的积极性，捉高他们的业务水平。另外，文书档案在进行以“案卷”为单位的整理工作期间，案卷归纳、标题拟写、目录编制等方面的工作过程比较复杂，没有两三年的工作经验很容易出错。业务指导工作的分层管理也无法实现，因为象教育、卫生、街道等系统主管部门的档案人员本身就是兼职，而且业务也未必很熟悉，一旦指导失误，返工更麻烦。因此，区县档案业务指导人员通常一个人需要对口指导几十甚至上百家建档单位，每天被大量重复性指导工作所包围，根本没有时间和精力去做一些探索研究和有地方特色的深层次工作。随着档案管理软件的应用，整理归档文件材料环节由事后管理提到事前管理，计算机管理档案的优势特点为人们所熟悉，文书档案整理方式随之简化，以“件”为单位的整理方式简单易学，分层管理也得以实施，文书档案的业务指导量大为减轻，指导的主动性得到增强。通过计算机网络，业务指导人员可以随时随地开展指导工作，发现问题及时反馈，而不必逐一上门，被动应付。关键是要做好前期档案管理系统和档案管理网络应用操作的培训学习，让基层档案人员尽快上手掌握操作技能。

三、档案业务检查是考核、评价建档单位档案整体工作的主要形式。过去基本上是采取制定检查标准、成立检查小组、集中开展检查、通报评分结果这一系列流程开展的。建档单位对这一业务检查形式很重视，检查期间，单位导都会向检查组汇报工作情况，并根据检查结果改进本单位档案工作。现在，整理方式简单了，可以从网上随时调取建档单位的档案目录和工作报表，从而了解其档案工作的大体情况。传统的业务检查方式必然要革新。首先，检查标准要修订，关于文书档案“案卷”的内容要删除，而建档单位档案工作信息化应用程度、归档范围、分类方案等方面要增加修改。其次，检查方式要有所改变，成立小组、集中检查仍可以沿用，但要做好即时检查、综合评分的检查机制试点，通过随时从网上调阅建档单位日常工作资料和平时的工作了解给出基础得分，再根据反馈整改情况年终评出综合评分，关键是把握好公正、民主、透明原则，每一步分数的评估都要及时通报给建档单位和档案人员。

四、计算机网络环境在办公过程中形成了大量的电子文件，主要是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件的重要性随着办公自动化的发展日趋凸现，不少地区部门已经实现了无纸化（或基本无纸化）办公，在欧美一些国家甚至以立法的方式明确了电子文件的原始凭证作用。因此，做好电子文件归档管理的业务指导已经成为档案业务指导的重要工作内容。业务指导人员要积极学习掌握电子文件的基本知识、相关政策法规，了解本地区电子文件发展状况，制定出符合地区实际的电子文件归档管理工作制度、管理流程和工作人员业务要求等。以点带面，逐步推开，对发现的新问题、新困难及时研究解决，尽力做好电子文件归档管理的业务指导工作。

五、随着传统档案业务指导工作量的减少，档案业务指导人员要从丰富档案宣传形式、拓展业务指导面和加强特殊载体档案管理等方面把业务指导工作做深做细。在业务指导中，我们发现建档单位档案工作不规范的主要原因还是档案意识不强，尤其是单位主要领导对档案工作重视程度不够。因此，进一步做好档案宣传工作，增强全社会档案意识，就成了区县业务指导部门的基础工作。我们除了要在报刊、杂志、电视、电台、网络等媒体上加强宣传外，还要将档案工作目标分解，争取列入地区经济和社会发展目标，通过政府直接将任务下到具体责任部门。随着社会发展，民营企业、家庭个人都有规范整理档案的需求，为此，档案业务指导部门要登高望远，从社会发展需求出发拓展业务指导面，扩大档案工作影响，提升档案指导服务水平。不断加强声像、照片、实物和设备等特殊类型档案的业务指导，要在收集齐全完整的基础上，做好保管条件、开发利用的指导服务。

总之，信息化大潮的到来已不可阻挡，计算机网络为档案业务指导工作向前迈进铺平了道路，业务指导人员只有坚持充电，虚心学习专业知识，在工作中不断完善充实自己，才能做一名符合时代要求的合格的档案业务指导人员。

（作者单位：南京市鼓楼区档案局）