《南京市档案条例》２００６年１月１日颁布实施已近一年，一年来我区档案局（馆）与兄弟区县档案局（馆）在贯彻落实《南京市档案条例》方面取得了一些长足的进展，尤其是我们感到《南京市档案条例》的颁布，对我们进一步贯彻《中华人民共和国档案法》和《江苏省档案管理条例》，依法加强档案的管理和利用工作，不断促进档案事业的发展起到了积极的推动作用，对我们区县档案局馆档案的科学管理和有效利用，对推动三个文明建设具有重要的意义。《南京市档案条例》对档案工作中出现的一些新的情况加以了规范，比如，如何规范、引导和促进档案中介机构的健康发展；市、县（区）组织的重大活动、实施的重点项目日益增多，如何规范其档案管理过程，避免档案资源的流失；伴随信息化产生的大量电子档案，如何有效管理和利用；建设工程档案在收集、保管和移交过程中，如何防止发生档案不完整、不准确的情况；社会组织和市民利用档案的频度和广度逐渐加大，如何提高已开放档案资源的利用程度等都制定了相应的配套制度，从而增强了我们区县档案局馆人员工作的规范性和可操作性。这里，我想就区县档案馆馆藏结构在贯彻落实《南京市档案条例》方面谈一点粗浅认识。

一、现有馆藏结构的状况

区县级综合档案馆作为一个保存本地区综合信息的基地和利用的中心，其馆藏质量的高低是档案馆能否生存的关键所在，多年来由于种种主、客观的原因，绝大多数区县级综合档案馆的馆藏结构并不尽如人意，致使档案馆的利用率一直不高，究其原因主要表现为：

１、门类单一。目前馆藏档案普遍存在着文书档案所占比重过大的现象。笔者所在档案馆现有馆藏４万多卷，文书档案占总数的７０％以上。档案是“国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的”历史记录。从这个概念理解，档案除党政档案，即文书档案外，还应包括反映各机构、各部门主要业务职能活动的科技档案和专门档案。文书档案收集得齐全完整，固然重要，但再齐全完整的文书档案所反映的历史面貌仍带有片面性。

２、载体单一。走进各区县档案馆库房，我们会看到一柜柜、一架架码放整齐的纸质档案，而照片、底片、录音、录像、磁盘、光盘等载体的档案却寥寥无几。据笔者了解，同级档案馆的纸质档案与非纸质档案在馆藏中的数量比是１００：１到５０：１之间，也就是说一个拥有４万卷纸质档案的档案馆，其馆藏非纸质档案只有４００至８００个保管单位。

３、内容单一。在纸质的文书档案是馆藏档案主体的前提下，其内容的单一在所难免。翻开文书档案的案卷目录，我们可以看到这些档案的内容是：党政会议记录、年度工作计划总结、综合报表、工作简报、调查报告、请示批复、干部的任免、职工的奖惩以及政策法规文件等，从这些材料中我们虽然也能了解一个单位的工作开展情况，但对其中的某一项业务的具体开展与发展变化，则只能了解梗概，因为更深入、更详细的记录只能从这项工作开展时所形成的科技档案或专门档案中找到。

４、信息陈旧。根据《档案馆通则》第七条中“省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管１０年左右的档案”的规定，各区县档案馆所存档案应为１０年前形成的，即馆藏信息揭示的是１０年前本地区的社会发展状况。这些信息作为历史记录，对今后了解和研究社会发展是很有意义的。但是我们必须看到，随着信息时代的到来，信息的更新可以说是日新月异。试想，馆藏中的那些反映计划经济的历史记录，对今天的资产重组和企业改制有多少帮助，也可以说档案信息陈旧是档案馆利用率不高的原因之一。

二、改善馆藏结构的途径

面对上述种种现状，笔者感到区县级档案馆要想进一步深入贯彻落实《南京市档案条例》，优化馆藏结构势在必行，其主要途径有以下几条：

１、认真总结，理出“特色”。地方综合档案馆因其“综合性”，馆藏内容难免“大同小异”。寻求本馆与其他馆的不同之处，办出自己的特色，是档案馆的工作者们一直努力的方向。所谓“特色”，应有三层含义。第一，是地方特色：即馆藏具有突出反映本地区政治、经济、科学、文化以及民族宗教特色的，具有重要影响和利用价值并经过科学整理的档案资料。这些档案资料所反映的内容必须具有强烈的地方色彩，对本地区的现实生活和将来发展都应有重要影响，具有重要的利用价值。将这些“独到之处”的各种资料收集全，就是这个档案馆与其他馆的不同之处。第二，是馆藏特色：这个概念是相对“地方特色”而言的，地方特色指的是馆藏档案中某些门类或某种载体的档案较多，从而形成本馆特色，如照片档案、名人档案等。第三，是工作特色：即指档案馆通过各种有效的途径和方法，丰富特色馆藏和满足社会各阶层人士对特色档案信息资源的需求。在实践中，三者往往是互为依托，又互相补充，在突出地方特色的同时，自然而然地突出馆藏特色，也就形成工作特色，反之亦然。

２、不断调整，打造“精品”。精品意味着高质量，而提高馆藏质量的办法应从以下三方面入手：第一，对现有馆藏进行鉴定。在档案全文数字化前进行处理，即在档案全文数字化前做案卷价值的鉴定，剔除重复无保存价值的档案，对确实无需数字化的档案，由案卷经手人签署意见后交领导把关。第二，统一标准，严把进馆质量关。把重份文件立卷，保管期限划定不准确以及重复进馆等问题杜绝在进馆前（如：１．干部任免文件，区委组织部存一份，被任免的干部所在单位也存一份，且都是永久保存；２．各单位党组织情况和干部年报，各单位的存为永久，上报到区委组织部或人事局的被存为长期，十年后同时进馆；３．上级业务主管部门下发的需要遵照执行的文件，这类文件按规定应存为长期，本地区的几个单位同属一个上级业务主管部门，十年后，档案馆就不可避免地要收进同一份文件若干件）。这里要说明的是：对重份文件立卷，保管期限划定不准确实际操作时，只要负责接收的工作人员具备相应的业务素质和责任心就能办到，而避免重复进馆则涉及到一系列有关业务的法规性文件的改动，为此建议省、市档案局适时制定相关规范性文件，以彻底杜绝档案的重复进馆。第三，调整进馆序列。随着社会的不断发展，各部门的职能也在不断地变化，为此档案馆对各部门的档案移交进馆也应作相应的调整，把那些与老百姓联系密切、社会利用率高的档案（如房产、土地、执照、环保、婚姻、司法等）列入进馆序列，对一些重点部门的档案接收时间也可考虑适当提前，其提前的“度”掌握在３—５年为宜。这样做不仅增加了馆藏量，而且改善了馆藏结构，提高了档案馆的查档利用率。

３、加大征集，丰富“宝藏”。丰富的馆藏是优化馆藏结构的基础，而要丰富馆藏，必须加大征集力度，改变征集手段，更多、更快地把一些重要档案和社会特色档案征集进馆。要积极参与党委、政府主要领导的活动以及全局性的重大活动、重要会议，通过录像、摄影取得声像档案直接进馆。做好社会上有价值档案和民间特色档案的征集工作，使馆藏档案社会化。馆藏档案社会化是档案馆生存与发展的基础和根本所在。这里应着重从三个方面入手：第一，增强全社会的档案意识。把加强档案征集工作作为全面落实《南京市档案条例》的重要组成部分来认识。一方面，档案部门要树立和增强“征宝”和“聚宝”意识，通过开展行之有效的征集工作使档案馆丰满起来。另一方面，档案行政管理部门和档案馆要将《档案法》列入普法教育内容，利用各种媒体和多种途径宣传档案利用效果，营造档案法制环境和利用档案维权的环境，营造一个良好的大社会档案工作氛围，吸引更多的人迈进档案馆大门“探宝”和“采宝”。第二，成立班子和网络。一个地区、一个单位的档案征集工作是否活跃，能否取得成效，领导的重视与否非常重要。就以我区的档案征集工作为例，我区党政一把手十分重视全区的档案工作，对馆藏档案的开发利用极为关注，对征集工作也作过指示，并多次在全区干部会上提到档案工作。由于领导的重视，全区档案工作得到各部门的支持，档案征集工作得到发展。我们通过主动出击，采取灵活多样的方式，积极开展有建邺特色的征集工作，即：一是制定征集计划，通过社会网络、公共广告栏、宣传橱窗，以政府名义发布征集通告，扩大影响；二是建立健全征集网络，以发文形式聘请区档案征集人员，召开全区专兼职征集网络人员会议，形成由档案局馆和有关部门人员共同组成的征集队伍，通过网络把各部门、各被征集单位联系起来；三是调查研究，多方寻找，通过查看资料，专访老同志，去有关遗址实地考察，千方百计寻找征集线索；四是局馆领导重视，直接参与档案征集，收效显著。第三，形成制度抓落实。档案馆开展征集工作应形成制度，定期不定期地以政府名义张贴档案馆征集社会上散存档案的通告。档案局馆在每年的工作计划中将档案资料的征集作为计划中的一项重要内容，坚持平时征集与突击征集相结合，并将加强征集宣传工作与贯彻落实《南京市档案条例》，与每年的档案执法相结n，形成对积极开展征集工作、提供征集线索和自愿捐赠实物档案的单位和个人，给予必要的精神和物质奖励的激励制度，使档案的征集工作进入良性循环轨道。

４、开发利用，做好编研。现有馆藏资源的开发途径有五条：第一，做好开放工作。除及时做好馆内满三十年的和档案划控、按期向社会开放外，根据《档案法实施办法》的有关规定、可将经济、科学、技术、文化等类档案随时向社会开放。第二，抓好网站建设。利用网站及时地公布开放档案目录，要让社会上尽可能多的人知道档案馆有什么档案，开放了什么档案，利用计算机信息网络把档案信息传出去让广大用户足不出户，也能方便快捷地利用档案馆的馆藏信息。第三，建立文件目录中心。充分利用政府协同办公系统平台，建设区级档案信息目录中心，推进政务信息公开。加强馆际之间、馆室之间的联系，使馆内档案信息与馆外信息联网，以便把同一地区的档案汇合起来，使档案馆由墙内向墙外延伸，档案资料由历史向现实拓展。以解决馆藏信息陈旧，内容匮乏，范围窄小，利用效果不佳等弊病；以提高社会档案意识、扩大档案馆知名度、拉近档案馆与社会、与百姓的距离。第四，潜心研究搞好编研。通过编研工作把散落在不同全宗。不同案卷的有价值的信息，分门别类编写成系统的参考资料。这种参考资料是馆藏中某类信息的集合，它所产生的利用价值和效益是哪一条单个的信息都无法比拟的，它使那些因先天不足，后天又难以弥补的案卷质量得到“升华”。同时还要注意把编研工作与“三个文明”建设有机地结合起来，认真做好收集与馆藏档案有关的各种资料，为利用者提供有关经济情况和信息的咨询，提高档案馆为经济建设服务的能力，让编研具有时代性，发挥其参考和借鉴作用。第五，突出教育，抓好展览。除充分发挥爱国主义教育基地的作用以外，还要紧密配合中心工作、重大纪念活动，充分利用馆藏史料和辖区内的档案信息资源，主动与有关部门联合办好各种主题展览，既为精神文明建设和爱国主义教育提供食粮，又不断扩大档案馆的社会影响，提升档案馆的地位。

区县级档案馆的馆藏结构调整是一项长期的、系统的工程，不仅需要我们广大的档案人员敬业爱岗，还需要有一个良好的社会环境。《南京市档案条例》的颁布实施，已为我们创造了良好的档案法制环境，只要我们抓住这一契机，用创新、求实的思路去工作，区县级档案馆就一定能适应地方社会经济发展的需要，为地方社会经济发展做出新的贡献，并成为公众受益无穷的公共场馆。

（惠嘉琪 作者单位：南京市建邺区档案局）