近日，美国国家档案与文件署在其网站上公布了一份指南——《极其重要的文件及其保护与灾后恢复》。该指南主要阐述了对联邦机构运作所需文件进行鉴定和保护以应对紧急情况的做法。指南包括以下几个部分：（一）前言；（二）介绍；（三）背景；（四）应对紧急情况计划和风险评估；（五）极其重要的文件项目；（六）文件保护与灾后恢复项目：1.项目目标；2.防灾计划；3.危险等级；4.责任；5.文件恢复计划；6.灾后恢复计划的要素；7.培训；8.检查与测试。下面对该指南进行摘要介绍：

本指南中的紧急情况是指突然并且意外地发生了严重的事件，需要立即做出反应，通常为期很短。指南中的灾难是指意外发生的大范围的破坏与危险，对机构运作有长期不利影响。指南中的许多信息是建议性的而不是规定。

第四部分“应对紧急情况计划和风险评估”主要内容：对包含重要信息之文件的复本进行鉴定和保护，实施文件减灾和灾后恢复项目，这些都确保机构的主要运作不会停顿。机构在灾后必须努力保证连续运转，恢复正常运作，保护法定权利和财务权利，并且恢复受损文件。为此，机构需要确定其最重要的职能，并且鉴定行使这些职能所需的文件，尤其是对保护机构以及机构活动影响对象的权利的信息进行鉴定。最后，机构需要制定行动计划，应对可能损毁机构文件的紧急情况或灾难，并且恢复所需信息。制定计划必须解决不利于机构运作和文件保存的现象和潜在危险。这些威胁包括火灾、飓风、地震、洪水、蓄意破坏、国内骚乱、恐怖主义、虫害等。机构官员应当明确危险的类型，还应评估每类危险的等级，以决定需要采取何种保护和反应措施。

第五部分“极其重要的文件项目”主要内容：极其主要的文件项目主要做两件基本的事情。首先，该项目向机构提供在非正常运作条件下处理事务所需信息，以及恢复正常运作所需信息。其次，该项目使机构官员能够鉴定和保护关于机构和机构影响对象权利的最重要文件。以下两类文件被鉴定为极其重要的文件：紧急情况下运作所需文件和保护权利所需文件。

为确保该项目有效性，应提供恰当的情况描述，职能陈述和程序说明。这些内容应当说明机构工作人员的职责，为有关人员培训提供信息，并且要求对极其重要文件的标识是准确而完整的。

每个机构应制定极其重要的文件计划。计划的第一部分是说明哪些文件对于机构连续运作或保护权利是极其重要的。计划还包括储存和定期更新这些文件复本的方法。建议一个机构文件的1%至7%可作为极其重要的文件。

联邦机构应对极其重要文件进行鉴定和编目。完成编目工作后，机构必须选择极其重要文件的保护方法与储存地点。保护方法包括复制极其重要文件。最经济的复制方法是用同样的载体复制文件。应当选择合适的设备来长久保存极其重要文件的复本。另外，机构应当确保有合适的环境来储存文件，特别是记录在脆弱载体上的文件。机构应当异地保存极其重要文件的复本。应急运作文件的复本可以与保护法定权利文件的复本储存在不同的地方。机构应当把应急运作文件储存在设施完备和环境得到控制的应急运作中心。如果尚未建立起这样一个运作中心，机构可以把应急运作文件储存在国家档案与文件署在各地的文件服务机构中。定期更新重要文件的复本是必要的。机构决定更新频率，确保它的应急运作文件和保护权利文件适应现时的信息需求和职责。根据这些需求和文件的载体种类，更新可以是每天、每周、每月、每年或更长间隔进行。

所有在极其重要文件项目中承担职责的机构职员应当接受培训。应当定期向高级管理人员尤其是机构新成员提供关于极其重要文件项目以及它与机构文件之关系的简要说明。这些培训通常是关于机构极其重要文件复本的鉴定、编目、保护、储存和更新。

负责管理极其重要文件项目的官员应该与其他机构项目管理员一道进行定期检查，以确定机构极其重要文件是否得到合理保护、更新和能够被工作人员所利用。如果机构的职能发生重大改变，应修改极其重要文件计划。联邦机构应当定期检验他们的应急计划和程序，以确定被划为极其重要的文件是否能让机构工作人员在紧急情况下有效行使职能。负责管理极其重要文件项目的机构官员应当评估检验结果并进行必要修改。

第六部分“文件保护与灾后恢复项目”主要内容：机构应当对他们的文件和极其重要的文件采取保护措施，以应对应急计划中确定的紧急情况或灾难。极其重要的文件应该特别保护，特殊保护措施包括使用防火的储存设备来保存文件；建立本地储藏室；异地储存文件；在文件形成时复制文件；缩微极其重要文件。非纸质文件在其整个生命周期中需要特殊的环境条件和小心地对待。机构必须保持对照片、反转片、缩微件、录音录象盘带和电子磁带磁盘等文件的温湿度控制。

然而，当紧急情况或灾难发生时，即使是最好的保护措施也不能阻止对文件的损坏。因此机构需要制定文件灾后恢复计划，以及时和经济地应对灾难，抢救受损文件和它们所包含的信息。

机构在紧急情况下或灾难发生时必须保持正常运转。获取关键信息对于保持正常运转很重要。因此，机构应该确保负责人熟悉文件保护和灾后恢复项目。每个机构应该记录机构官员的政策、职权、职责，以及管理文件保护和灾后恢复项目的程序。机构应该把文件灾后恢复项目内容分发给所有相关工作人员。

在制定文件灾后恢复计划时，机构官员应当评估文件可能遭遇的各种危险的严重程度。通常，水灾、火灾和大雾应该得到特别关注，因为它们对文件的损害最大。如果建筑物中存放了化学试剂，它们的潜在威胁也应列入计划。

每个机构应该把文件恢复列入防灾计划，制定特别程序让工作人员在紧急情况或灾难发生时执行。文件灾后恢复计划应该提供下述程序的详细说明：1.当紧急情况发生时，立即通知有关人员报告紧急情况的性质和对文件的威胁程度；2.在紧急情况发生后尽快评估文件受损情况，并且立即采取措施稳定文件状况，以阻止损坏的进一步发生；3.成立由机构工作人员组成的文件灾后恢复工作组，迅速处理稳定状况下的文件；4.在需要的情况下，咨询文件灾后恢复服务商；5.恢复文件及其包含的信息，或提供丢失信息的替代品；6.利用恢复后的文件和信息继续支持工作。

在评估文件损坏程度时，必须考虑文件的载体。被水损坏的缩微胶卷与被水损坏的纸质文件需要采取不同措施。而且，机构必须确保限制利用的文件只由经许可的人员掌握。在开始恢复文件之前，机构应将受损文件与未受损文件分开，以加快修复进程。要定期检查文件灾后恢复专家名单，保证其准确性。机构还应维护本地设备以帮助减轻水灾对文件的破坏。机构还可以咨询国家档案与文件署的地方文件服务机构，制定文件灾后恢复计划。

所有机构工作人员应接受与他们的文件灾后恢复职责相称的培训。文件灾后恢复项目说明应分发给所有工作人员。机构还应培训文件灾后恢复工作组，以使他们能帮助官员协调文件的灾后恢复。至少，工作组成员应该帮助评估灾难的性质与范围，确定哪些文件受影响，以及这些文件的物理载体是什么，以使文件灾后恢复管理员可以准确报告灾难，并且提出特别恢复建议经机构高级官员批准。

文件灾后恢复计划应定期检查和检验，还应评估灾后恢复工作组活动的有效性，在需要时应修改计划或工作组职责。