第16届国际档案大会将于2008年7月21日至7月27日在马来西亚首都吉隆坡召开。今年正值国际档案理事会成立60周年，因此这届大会将是具有重大意义的和历史性的盛会。本届大会将提供一个探讨档案与文件管理问题、趋势和发展的有效平台，它还将有助于强化全球档案工作网络，并且让全世界档案工作者和相关从业人员共享资源与知识。

第16届国际档案大会的主题是：“档案、管理与发展：描述未来社会”。其中，“档案”主题涉及文件与档案管理的各个方面，包括文件的管理、挑选、保存与公共利用；“管理”主题涉及优秀文件管理对责任意识、管理透明和商业效率的作用，同时该主题还与人权保护和反腐败密切相关；“发展”主题以各级各类的档案专业培训和教育机会为中心。“描述未来社会”这一词组意指大会各个会议方案不仅局限于狭窄的职业论述，而是要将档案工作置于更广泛的社会背景中。

国际档案理事会面向全球公开征求本届大会中于7月22日至24日举行的二十个并行会议的会议方案。每个会议预计时长60分钟，其中讲习班和研讨会对人数有限制。涉及本届大会主题中各个专题的会议方案建议将受到特别欢迎，其他与大会主题有关的合理建议也将受到充分考虑。由国际档案理事会地区分支机构、部门和国际档案理事会成员提出的会议方案建议优先于非国际档案理事会成员提出的建议。国际档案理事会还邀请国际同类型组织提出会议方案建议。会议方案建议的递交分为三轮，第一轮截止于2007年12月1日，第二轮截止于2008年2月1日，第三轮截止于2008年4月1日。会议方案建议提交给2008年国际档案大会计划委员会，并由该委员会进行评估。该委员会分别于2008年的1月1日、3月1日和5月15日公布对建议的评估采纳情况。该委员会按照收到建议的先后顺序来评估建议。截止到3月13日大会计划委员会已收到来自世界各地的116份会议方案。

国际档案理事会计划委员会鼓励但不限于下列形式的会议方案：1.论文宣读与评论；2.工作进展报告会；3.圆桌会议；4.先锋会议；5.讲习班；6.研讨会。会议使用的语言基于演讲者的语言能力和所针对的听众，首选英语、法语、马来西亚语、汉语和西班牙语中的一种语言。大会计划委员会可为少数会议提供上述五种语言的同声翻译。

参会者和演讲者不需向国际档案理事会缴纳任何费用。他们只需报名登记成为参会人员，并且缴纳报名费。报名费为2000马来西亚林吉特（约合450欧元或575美元）（译注：林吉特为马来西亚货币单位）。国际档案理事会将优先资助来自发展中国家的参会人员。报名费用于向所有参会人员提供下列服务：1.出席开放的或不公开的仪式，以及参加大会的所有会议；2.大会期间的午餐和茶/咖啡；3.应邀参加晚间招待会；4.访问马来西亚国家档案馆和参与其他集体游览；5.在大会结束后游览各个胜地。参会者的陪同人员需缴纳1000马来西亚林吉特（约合225欧元或290美元），也可以得到相应服务，包括各类文化游。

国际档案理事会将在2008年国际档案大会上庆祝该组织成立60周年。届时将举办一个小型展览，以反映国际档案理事会过去60年中有特色的事件。国际档案理事会为此在其官方网站上向全球征集与展览目的有关的图片、影片、实物甚至是有趣的故事。2008年国际档案大会的参会者将应邀从中挑选最有吸引力的图片、实物或故事。3名优胜者每人将免费获得有效期到下一届国际档案大会的国际档案理事会个人会员资格。

国际档案理事会内设的临时体育档案部正在申请成为永久性内设机构，该申请将在2008年国际档案大会上获得国际档案理事会年度全会的通过。随后该部的第一次全体会议也将在2008年国际档案大会举办期间召开，以选举2008年至2012年该部官员。国际档案理事会体育档案部由1名主席、1~2名副主席、1~2名秘书、1名财务人员和至少4名其他成员组成。国际档案理事会在其官方网站上公开征求体育档案部官员的候选人提名。能够每年到体育档案部参加1~2次会议的人员、与体育机构有密切联系的人员、体育档案机构从业人员、能为体育档案部的活动找到捐助者的人员将优先成为候选人。提名截止日期为2008年5月31日。

第16届国际档案大会的主办机构是马来西亚国家档案馆。大会计划委员会组成人员是：马来西亚国家档案馆馆长、2008年国际档案大会东道主首席负责人Sidek Jamil先生，冰岛国家档案馆馆长、国际档案理事会计划委员会主席Olafur Asgeirsson先生和国际档案理事会秘书长Joan Van Albada先生。其中马来西亚国家档案馆馆长Sidek Jamil先生是大会计划委员会主席。本届大会在位于吉隆坡市中心的会议中心举行。会议中心可以同时举办20个并行的会议、讨论组或培训班。