动态一：最近，美国国家档案文件管理局在其官方网站上刊登了《选择可长久保存的电子文件格式的常见问题》一文，内容如下：

1.       为什么机构应该选择可长久保存的电子文件格式？

机构形成和维护着大量电子格式的联邦文件。机关基于工作需要和现有技术要求选择联邦文件的电子格式。某种文件格式一旦被选定，就必须是可以长久保存的。不能长久保存的格式会导致联邦文件成为格式过时和不能利用的文件。

2.       什么是可长久保存的文件格式？

“可长久保存的文件格式”这一术语意指能够在整个文件生命周期被利用的格式，不论这些文件最初是用什么技术形成的。可长久保存的文件格式增加了文件在未来被利用的可能性。

3.       可长久保存的文件格式的特性是什么？

当文件需要长期保存时，机构应考虑文件格式的下列特性：

（1）       出版文件和文件的开放性。公共和开放的文件格式使文件可以出版和利用。文件的公共利用性使得人们可以形成多种出版物来阅读、处理和考证文件。文件的开放性帮助人们研制工具来获取过时格式文件中的信息，并且有助于将文件转换成未来的格式。例如tiff格式是使扫描图象具有公共利用性和真实性的格式。

（2）       被普遍接纳和使用。被普遍接纳和使用的格式具有长久保存的高度可能性。当一种格式被用户广泛接纳，人们就可以形成多种软件工具来公开、阅读和利用文件，于是市场就支持文件格式的持久性。这延长了信息以该格式保存的时间。文件格式被信息形成者、传播者和利用者接纳的程度是文件能否长久保存的一个指标。

（3）       自我描述格式。自我描述格式包含用于说明文件内容、背景和结构的元数据。嵌入在格式中的元数据减少了对外部文件的依赖，降低了元数据随时间推移而脱离文件的风险。自我描述格式提供了包含元数据的能力。这确保了关于文件的描述信息是持久的。

4.       机构如何增强文件格式的持久性？

当形成电子文件或者改变原始数据时，机构可以通过维持原始数据的原始质量来增强持久性。下列方法常常被使用：

（1）       技术保护方法。可长久保存的文件应该是无限制的和不需译成密码的，以便在维护文件时不需要用户身份证或密码。用户身份证或密码可能会随着时间的推移而丢失。

（2）       维持原始数据的完整性。当压缩文件的大小时，机构应该使用无损压缩法来维持原始数据的完整性。无损压缩法在形成更小文件的时候不会去除任何信息。文件在形成后减少频繁的修改也可以维持完整性。

5.       选择适当的格式就能保证长久保存文件吗？

不是。除此之外，机构需要按照文件管理政策和程序来从事电子文件的形成与管理，并且遵照经过批准的文件目录。

 

动态二：美国公共利益解密委员会近日向总统提交了一份报告，提出关于改进联邦政府文件解密系统的建议。报告中写道：“自从1995财政年度以来，有超过一百万页的文件被解密。然而这些文件中的很大一部分尚未提供给公众，还有更多的保密文件仍然未被检查和解密。而且，随着文件数量的增多和文件以越来越多的格式被形成，这个任务变得更加艰巨。我们建议找出一种方法来鉴定具有历史意义的文件，这对于及时向公众提供信息是很重要的。”

报告列出了15方面的问题，并且提出了49条建议来改进现有解密系统。它要求政府优先关注具有历史意义的文件的解密，要会同历史学家和历史顾问组一起来做这件事。报告最后指出，现有解密系统的装备不足以应对未来的挑战。

美国公共利益解密委员会是由国会建立的一个咨询委员会，其宗旨是尽最大可能向公众提供全面、准确和真实的关于美国国家安全重大决策和行动的文件。它成立于2000年，于2006年1月召开第一次会议。该委员会由9人组成，委员会的任期到2012年。未来的计划涉及保密和解密过程的其他方面，如审查电子文件中的保密信息，监督该委员会第一份报告中所提问题的解决。

动态三：根据美国总统签署的一项财政预算案，美国国家档案文件管理局将在2008财政年度中得到4.111亿美元的财政拨款，这比2007财政年度增加了20.5%。该预算中有210万美元用于恢复一些重要的利用者服务项目：130万美元用于延长公共研究时间，80万美元用于招聘更多的档案工作者，以代替前两年中离开档案机构的工作人员。新的预算提供了3.15亿美元用于扩展国家档案馆的工作项目，包括运作全国范围内的档案机构所需的能源、安全和人员开支。预算中提供5800万美元用于电子文件档案馆的工作；提供2860万美元用于修建和重建国家档案文件管理局的各个档案机构。国家历史出版物和文件委员会向非联邦机构实体提供资助，以保存和提供利用重要的非联邦机构历史文件，今年也将得到750万美元的拨款。

 

动态一：从2007年11月1日至2008年3月15日，利用者到英国国家档案馆和家族文件中心，可以免费利用英国国家档案馆通过英国家族史网站提供的出生、婚姻和死亡文件目录。

动态二：英国首相近日宣布，他授权进行一项工作，以审查历史文件是何时移交英国国家档案馆保管的，并将其中的大部分文件向公众开放。

现有规定是事件发生满30年的文件可以开放，而英国首相授权的这项审查工作将探讨这个期限是否可以缩短。英国国家档案馆将支持这项审查工作，审查小组将于今年春季提出他们的建议。

 

加拿大国家图书馆与档案馆服务咨询委员（英文缩写为LACSAB，下同）会于2007年底召开了第一次会议。新成立的LACSAB由来自全加拿大的各个利用者团体的代表组成，其任务是检查与加拿大国家图书馆与档案馆服务直接相关的工作，并向加拿大国家图书馆与档案馆提出建议。这些与加拿大国家图书馆与档案馆服务直接相关的工作可以由LACSAB成员、加拿大国家图书馆与档案馆的利用者或是加拿大国家图书馆与档案馆的工作人员提出。成立LACSAB是加拿大国家图书馆与档案馆最近建立的公共咨询过程的第一步。公共咨询是就加拿大国家图书馆与档案馆提供的各个公共服务类型之间的平衡征求利用者的意见。公共咨询过程的第二步包括就加拿大国家图书馆与档案馆客户服务进行定期的和即时的一般公共咨询。加拿大国家图书馆与档案馆的利用者可以通过电话、邮件或电子方法提出自己的评论。

LACSAB第一次会议同意：1.恢复晚间服务时间和周末服务时间；2.现有的每天6小时服务时间是不够的；3.每天服务时间和服务项目应该改变；4.当工作人员不在参考咨询室时，利用者可以有更大范围的活动，如自助复印等；5. 加拿大国家图书馆与档案馆需要改进检索服务；6.利用者认为利用文件时的服务质量与服务时间的长短同样重要。与会者认为，加拿大国家图书馆与档案馆在允许复制文件时应该遵守加拿大版权法。与会者还认为，将检索工具数字化会遇到许多挑战，这是由于检索工具的复杂性，以及在数字化之前修订现有检索工具的需要。